Персонал
Пенсионный фонд
Личные дела сотрудников
Медицинские страховки
Закупки
Канцтовары
Медицинские товары
Справочные материалы
ЛЕГКИЙ ДОСТУП
Если вещи легко доступны, их чаще используют. Ваш проект не должен пострадать оттого, что документы, связанные с ним, лежали в неудобном месте. Так происходит с большинством людей: мы бессознательно наносим вред собственной работе. Иногда левши (к числу которых принадлежу и я) хранят постоянно необходимые файлы в картотечном ящике, находящемся не слева, а справа. А все эти повороты туда-сюда ужасно раздражают!
Однажды я работала с клиенткой, у которой было два картотечных ящика. Левый открывать было легко, но при этом в нем лежали не самые нужные файлы. А правый был сломан и открывался только наполовину, и вот там-то моя клиентка хранила постоянно необходимые бумаги. Когда ей нужно было добраться до задней части ящика, она выгибалась, словно циркачка! Самое удивительное, что ей не приходило в голову переложить нужные материалы из сломанного ящика в тот, что открывался хорошо, а ненужные, наоборот, отправить в заедающий. У вас на рабочем месте ничего похожего не происходит?
Итоги
Каждый раз, когда Фрэнку нужна была та или иная информация, ему приходилось задавать себе один и тот же вопрос: «К чему это относится?» Когда у него появилась система категорий, зона поиска сузилась до двух ящиков и он всегда мог ответить на этот вопрос, лишь открыв их — цветные файлы помогали быстро определять местонахождение информации. Бумажные башни исчезли, и работа в офисе стала приносить Фрэнку только удовольствие. Вопрос «К чему это относится?» — ваш билет на поезд порядка и контроля.
Назовите категорию!
А теперь вам пора составить список главных категорий для своих файлов. Когда закончите, проанализируйте его. Не следует превращать в главные категории все подряд, вы ведь понимаете разницу между частью и целым? В системе Фрэнка главной категорией была «Аренда», а «Жильцы» — ее подкатегорией. Идея понятна?
Далее представлен список традиционных офисных категорий. Возможно, вы сможете использовать их в своей системе:
Информация о компании
Правила офисной коммуникации
Список телефонных номеров/график работы
Правила доставки
Правила пользования голосовой почтой
Контракты
Корреспонденция
Информация о сотрудниках
Список сотрудников
График отпусков
Личные дела
Инвестиционные планы
Юридическая информация
Правила парковки
Бланки
Титульные листы факса
Бланки писем
Дополнительные листы для писем
Рабочие бланки
Проекты (текущие)
Хранить текущие проекты и те, которыми вы занимаетесь периодически, можно в картотеке. Проекты Фрэнка касались разных направлений бизнеса, поэтому мы вынуждены разбить материалы на подкатегории. Если бы Фрэнку, чтобы найти последний счет от подрядчика, приходилось перебирать юридические документы, он бы попусту тратил время.
Не создавайте лишние категории. К примеру, материалы, подготовленные к офисной вечеринке, можно хранить в отдельном файле. Если же у вас будет свой файл и для цветов, и для кейтеринговой компании, и для аниматоров — и все для вечеринки на 20 человек, это организационный перебор!
Категории: шаг за шагом
Если вам все еще не удается составить список категорий, вот пошаговая инструкция, которая наверняка поможет. Обещаю: ваши категории здесь есть. Вам только нужно их распознать.
Возьмите один лист бумаги из выбранной кипы. Определите его место в будущей системе. Не откладывайте его со словами «Я решу это позже», иначе окажется, что вы попросту перекладывали бумаги из одной кипы в другую.
Выбрав категорию, запишите ее название на клейком листочке и приклейте на свободную поверхность. Положите извлеченный из кипы документ снизу или сверху листочка, так чтобы в данную стопку можно было класть и другие документы. Помните, что один лист бумаги никак не может быть категорией и не заслуживает отдельного файла.
Приведу пример.
Предположим, вы отвечаете за подготовку праздничной вечеринки в офисе. Сейчас июнь, вы начинаете сбор информации. Сентябрь кажется вам идеальным временем для реализации плана. Компания хочет, чтобы вы нашли зал, украсили его, наняли музыкантов и договорились с кейтеринговой компанией. Перебирая бумаги, вы найдете флаер из ресторана с залом для частных вечеринок. Это и будет первым элементом файла, который позже станет разрастаться. Логичный и понятный ярлык для этого файла может выглядеть так: «Корпоративная вечеринка/2010».
Среди кип бумаг может оказаться что угодно: например, листок с информацией о неприхотливых растениях. Вы ведь хотели бы завести в офисе цветок? Нет? Тогда выбросьте рекламу. Если понадобится, необходимую информацию можно в любой момент найти в Интернете. Хотели? Заведите файл «Разное» и поместите листок туда. Наконец, в случае если цветок вам жизненно необходим, положите рекламку в файл «Сделать».
3. Раз уж речь зашла о файле «Сделать» — не забудьте собрать предметы, которые войдут в зону «В работе» (мы ее скоро создадим). Это секция в передней части картотечного ящика, в которую вы заглядываете чаще всего. Вот примерный список файлов этой зоны:
Отложено
Сделать срочно
Сделать в порядке общей очереди
В файл
Прочитать
Стоит завести отдельную папку под названием «Позвонить». Разбираясь с файлами из папки «Сделать», я, чтобы немного сменить ритм, часто перехожу к папке «Позвонить» и минут двадцать веду деловые переговоры по телефону.
Важно предотвратить появление в вашей системе распухшего файла, при взгляде на который вы всякий раз будете впадать в депрессию.
Файл «Отложено», наверное, самый мой любимый. В работе всегда бывают паузы. Предположим, вы начали какой-то проект, а потом переключились на другой. Большинство людей возвращают документы, связанные с проектом, обратно в папку «Сделать». И совершенно напрасно. Вы ведь уже начали заниматься вопросом — значит, документу самое место в файле «Отложено». Я проверяю эту папку каждую пятницу, чтобы узнать, с кем мне предстоит работать на следующей неделе. После того как вопрос будет решен, я либо положу документ в справочный файл, либо просто выброшу его.
Помимо прочего файл «Отложено» гарантирует, что файл «Сделать» не будет переполняться. Как пользоваться этой системой? Хорошо бы проверять папку «Сделать срочно» каждый день. Но когда у меня работы невпроворот — залезаю в нее только по пятницам, чтобы понять, что нужно сделать на следующей неделе. Файл «Сделать в порядке общей очереди» проверяется мной еженедельно. У вас, разумеется, создастся свой график, который будет зависеть от объема работы и уровня ответственности.
Позвольте предостеречь вас от чрезмерного использования напоминаний в календаре. Надо быть уверенным, что, когда напоминание сработает, вы обратите на него внимание. Если будете напоминать себе обо всем на свете, то, скорее всего, так ничего и не сделаете. Установите будильник на 9 утра и ежедневно по его сигналу проверяйте файл «Сделать срочно» до тех пор, пока это не превратится в привычку. Напоминание — замечательный инструмент, но применять его надо с умом.
4. Перед тем как добавить документ в категорию, задайте себе вопрос: «Действительно ли мне он нужен?» И принимайте решение! Со временем все будет получаться само собой.
5. Бумаги рассортированы, теперь надо взглянуть на файлы, которые вы используете. Задайте себе два вопроса:
Есть ли у вас файлы, которые можно включить и в новую систему?
Есть ли материалы, которые нужно рассортировать по-другому?
Рассмотрим, к примеру, все ту же подготовку к вечеринке. Предположим, вы создали отдельные файлы для кейтеринга, музыкантов и залов, расположив их в алфавитном порядке в картотеке. Но теперь понимаете, что информации маловато и ее вполне можно собрать в одну папку с файлами, сэкономив таким образом место в картотеке. И вот у вас одна папка вместо трех.
Взгляните на файлы: нет ли возможности сэкономить место в картотеке? Очень может быть, что теперь вы начнете смотреть на информацию по-новому. Создание категорий предполагает выявление связей между отдельными элементами материала, который у вас имеется. Этот образ мышления вы сохраните и после того, как создадите систему. Предположим, у вас спросят, сколько средств затратила ваша компания на некий проект. Вы откроете картотеку и заглянете в финансовый файл, заведенный для этого проекта. Пока просматриваете документы в этом файле, остальные материалы по проекту тоже у вас под рукой, и это может побудить вас собрать для задавшего вопрос дополнительную информацию. Чем яснее вы видите связи между частями, тем отчетливее представляете себе весь проект в целом.
