6. Посмотрим, сколько свободного места у вас в ящике, и распределим категории по зонам. Скоро мы начнем организацию индивидуальных категорий.
Необходимо, чтобы материалы, с которыми вы работаете постоянно, располагались как можно ближе. Общий принцип такой: чем реже вы обращаетесь к данным документам, тем дальше от вас они лежат. Помните, что документы с личными данными нужно хранить как можно ближе к себе, и лучше всего — там, где можно запирать их на ключ.
Мы должны превратить категории в чудесную, превосходно функционирующую систему, всегда готовую к приему новой информации. Вы уже делали перерыв? Если нет, то сейчас самое время. Тяжелый умственный труд закончен, переходим к довольно монотонному этапу организации.
Мои поздравления — вы хорошо поработали.
Представьте проект, касающийся ремонта в вашем кабинете. Среди файлов, которые вы заведете, наверняка окажутся такие:
Исследование рынка
Дизайн
Строительные работы
Далее предположим, что в файле «Исследование рынка» лежат брошюры, письма и образцы продукции от всех строительных компаний, с которыми вы связывались до того, как руководство дало проекту зеленый свет. Эта информация — кандидат на попадание в подвесную папку с широким дном. Вы сможете хранить различные файлы по этой теме в одной секции, вместо того чтобы использовать несколько маленьких папок, которые только зря занимают место. Когда завершите проект, связанные с ним материалы нужно отправить в архив, а файл «Исследование рынка» можно выбросить. Почему? Потому что компании открываются и закрываются, цены меняются и через полгода эти материалы станут бесполезны. Какой смысл их хранить?
СОЗДАНИЕ СЕКЦИИ «ПРОЕКТЫ» В КАРТОТЕЧНОМ ЯЩИКЕ
Проекты — неотъемлемая часть нашей жизни. Закончился один, не успеешь перевести дыхание — начинается другой. Одни долгосрочные, другие краткосрочные, одни легкие, другие изматывающие. Прежде чем начать новый проект, нужно собрать всю информацию о нем в одном месте — будь то папка с файлами или ящик картотеки. У нас должна быть возможность быстро найти то, что нам нужно. И она будет!
Шаг первый
Для начала определите, много ли у вас материалов по этому проекту. Что понадобится — простая подвесная папка, подвесная папка с широким дном или, быть может, и то и другое? Не знаете? Вот несколько советов. Если у вас несколько тонких папок (то есть материалов немного), положите две или три папки с файлами в одну подвесную папку. Итак, проект теперь находится в одной конкретной зоне. Если у вас несколько крупных проектов сразу и по каждому — отдельная кипа бумаг, то пригодится подвесная папка с широким дном, которая сэкономит место в вашем ящике. (Я никогда не использую папки толщиной больше двух дюймов. Если папка шире, значит, она тяжелая и из нее легко высыпаются материалы.)
Можно использовать подвесные папки в сочетании с простыми подвесными папками — все определяется размером категории. Предположим, я наполнила одну двухдюймовую папку с дном материалами своего проекта, но у меня туда не поместились два маленьких файла. Их можно положить в стандартную папку, висящую за папкой с широким дном. Помните: папка с широким дном обязательно должна быть полной.
Шаг второй
Решите, что вы будете использовать: светлые папки, разноцветные папки или цветные наклейки.
Шаг третий
Напишите название проекта на бирке и прикрепите ее к папке. В названии файлов лучше придерживаться единой системы.
Для создания ярлыков можно использовать компьютер. Например, я обычно размещаю бирку на левой стороне файла, с которого начинается новая категория. Таким образом, заглядывая в ящик, с левой стороны вижу полный перечень категорий. Я предпочитаю выстраивать бирки в линию, а не располагать их зигзагом, потому что так их легче читать. (Кроме того, файл можно в любой момент удалить, не нарушив стройности системы, как это произошло бы при зигзагообразном размещении бирок.) Если необходимо, на правую сторону файла я прикрепляю бирку с названием подкатегории.
ОРГАНИЗУЙТЕ КАРТОТЕЧНЫЙ ЯЩИК
У большинства людей картотечные ящики выглядят так, что открыть их страшно. Папки потрепаны и грязны. Алфавитным порядком и не пахнет. Надписи на бумажных бирках прочитать практически невозможно, а пластиковые прикреплены к подвесным папкам без всякой системы. Нет ничего удивительного в том, что эти файлы не используются!
Мы уделим порядку в картотечном ящике не меньше внимания, чем систематизации документов, которые будут в нем храниться.
Какие бы материалы ни хранились в ящике, их нужно выстроить в алфавитном порядке. Это касается как ряда отдельных файлов, так и файлов в папках с дном.
При открытии картотечного ящика стола должны быть сразу видны все файлы. Вы и представить себе не можете, скольким людям приходится отодвигаться от стола, чтобы заглянуть в ящик. Это пустая трата времени и энергии.
Если у вас в кабинете стоит картотечный шкаф, хорошо ли вы видите файлы, открывая его ящики? А если вы работаете в кабинке, не нарушаете ли вы границ рабочего пространства коллеги, когда изгибаетесь, чтобы заглянуть в ящик?
Если вы часто пользуетесь картотечным ящиком, придумайте, как отмечать изъятые файлы. Один из моих клиентов пользуется для этого желтым картоном. Это сигнал, что файла в картотеке нет, и гарантия того, что по окончании рабочего дня порядок будет восстановлен.
У ВАС ЕСТЬ СИСТЕМА!
Как вы сможете убедиться, распределение материалов по картотечному ящику идет довольно быстро. На ваших глазах рождается новая система! Если получающаяся система слишком велика или сложна (а может быть, и то и другое), перед тем как составлять список главных файлов, можно сделать перерыв. Списком мы займемся на следующей неделе. Многие попытаются составить его побыстрее. Но лучше подождать несколько дней, дать себе возможность поработать с системой и понять, не нуждается ли она в доработке.
В задней части ящиков хорошо бы держать подвесную папку с несколькими пустыми файлами. В этом случае, если вам понадобится создать новый файл, не придется прерывать работу, идти к книжному шкафу и т.д. Кстати, не кладите извлеченные из картотеки папки одну на другую — у вас образуется стопка, и в итоге нужная папка наверняка окажется в самом низу.
Итак, поработайте с системой несколько дней, а уж потом составляйте список главных файлов. А затем, когда составите список, вам, возможно, захочется внести в систему еще какие-то изменения. И только после них она наконец-то будет готова.
Четвертая неделя
Поддержание системы файлов
На этой неделе вы можете:
Создать список главных файлов.
Осознать важность поддержания порядка в системе.
Узнать, как скоросшиватели и ящики могут дополнить систему файлов.
Необходимое время: 120 минут или больше (в зависимости от количества файлов).
Теперь, когда у вас есть система (и особенно в том случае, если она масштабна и сложна), я рекомендую, воспользовавшись компьютером, записать и распечатать названия ваших проектов. Это и будет списком главных файлов. Поместите его в справочный скоросшиватель и обращайтесь к нему всякий раз, когда не будете знать, куда положить документ или где находится файл. Это один из лучших способов сэкономить время и энергию.
Стив Мэтис работает на известную брокерскую компанию, офис которой находится в Беверли-Хиллз. Вот что он сказал о списке главных файлов, который мы составили вместе: «Список помогает мне экономить время и повышать эффективность работы. Кроме того, он обеспечивает быстрый доступ к файлам моим помощникам и коллегам. Наконец, с ним файлы легко обновлять и систематизировать».
Стив любезно разрешил мне поделиться с вами частью его списка. Я, как вы заметите, обозначила местонахождение каждой категории файлов. А вот чего вы не заметите, так это того, что название каждой категории выделено цветом, совпадающим с цветом наклеек, которыми я помечала соответствующие файлы. Наклейками я пометила и ящики. В других офисах я использовала разноцветные файлы, но, как уже говорилось, если у вас много проектов или категорий, это может дорого обойтись. Наклейки экономичнее!
У всех файловых систем, которые я создаю, есть общие черты, но я вовсе не против того, чтобы стиль и творческий порыв клиента были частью процесса. Если бы я предлагала всем одну и ту же систему на все случаи жизни, большинство вскоре ее забрасывало бы. Перед тем как начать создавать систему, я обычно задаю клиентам ряд ключевых вопросов: «К чему относятся данные материалы? Где бы вы стали их искать? Как нам назвать эту папку?»
