Способствуют непринужденной, доброжелательной атмосфере беседы такие слова, как "рад Вас видеть", "хорошо, что зашли", похвалить за что- то, сделать комплимент.
Правило 6. Подчиняйте свою тактику целям.
Направление беседы можно регулировать с помощью задаваемых вопросов. Вопросы можно поделить на так называемые "открытые" и "закрытые".
Открытым называется такой вопрос, на который нельзя ответить односложно (да, нет, не знаю), а приходится, отвечая на него, рассказывать. Например: "Расскажите, пожалуйста...","Что Вам известно про...", "Как Вы думаете...?", "А почему?", "Ваше мнение?", "Ваши предложения?", "Чем Вы это объясните?".
Открытые вопросы являются незаменимыми, когда целью является получение информации.
Противоположностью открытым вопросам являются вопросы закрытые, т.е. такие, на которые необходимо ответить "да — нет". Эти вопросы эффективно использовать для достижения следующих целей: убедить , получить согласие, подвести к отказу от чего-либо, преодолеть сопротивление.
Например, нужно дать поручение сотруднику, который (Вы это знаете по опыту) будет спорить, доказывать, что это дело не входит в его обязанности и т.п. Возможен, например, такой вариант диалога:
Руководитель: "Вы были на совещании по вопросу о ..."
Подчиненный: "Да, был".
Руководитель: "Вы. конечно, обратили
внимание на пункт четвертый решения?"
Подчиненный: "Да, а что?"
Руководитель: "Этот пункт прямо адресуется и Вам: нужно сделать ..." (дается поручение и определяется срок).
Логика последовательно задаваемых вопросов такова, что после каждого ответа сужается число степеней свободы отвечающего, ведь, отвечая на каждый вопрос, оппонент определяет свою позицию, становится пленником уже сделанного выбора.
В рассматриваемом примере нерадивый подчиненный, возможно, просто увильнул от совещания или читал на нем детектив (эти возможности не исключает руководитель), но сказать "нет" он не решился, дабы "сохранить свое лицо". А сказав "да", он отрезал себе пути к отказу от поручения.
В более сложных случаях может понадобиться большее число закрытых вопросов, чтобы "загнать в угол" оппонента.
-» Искусство беседы включает в себя и умение не отвлекаться от намеченной цели.
Например, если Вы не имеете возможности решить важный для посетителя вопрос и Вам приходится ограничиться получением от него информации, то воздержитесь от каких-либо оценок (даже частных), по которым посетитель может или завязать спор, или ошибочно представить Вашу пози-
цию. Ни то ни другое не отвечает Вашим целям. Гарантирует же от этого просчета неуклонное выполнение правила — не отвлекаться от намеченной
цели.
Правило 7. Старайтесь, чтобы говорил в основном Ваш собеседник.
Из двух беседующих людей психологическое преимущество имеет тот, кто задает вопросы, а не тот, кто много говорит.
Даже убеждать эффективнее не посредством красноречия, а с помощью цепочки логически выверенных вопросов.
Конечно, руководителю (как и большинству людей) нередко хочется поговорить и самому, но тут уж приходится выбирать: или результативная беседа, или удовольствие выговориться.
Предоставив собеседнику возможность говорить, направляя его рассказ вопросами, Вы добьетесь следующего:
-» максимально расположитек себе собеседника;
получите наиболее полную информацию
о состоянии дел, о работе собеседника, об его отношении к работе и даже о взаимоотношениях его с окружающими. Все это полезно знать для эффективного ведения беседы.
(Люди так любят, когда их выслушивают!); -» Вам будет легче убедить собеседника: ведь Вы расположили его к себе и максимально информированы о нем;
-» эта тактика ("Меньше говорить — больше спрашивать") позволяет руководителю с честью выходить из довольно затруднительных ситуаций.
Опишем одну из них. Специалист обращается к своему руководителю за помощью. Случается, что руководитель не в состоянии помочь — то ли вопрос упирается в технические тонкости, в которых руководитель не превосходит спрашивающего, то ли руководитель новый и еще не вошел в тонкости, знание которых необходимо для оказания помощи. Однако отказать в помощи руководитель считает недопустимым, чтобы не уронить свой авторитет.
Как быть? — Применить обсуждаемый прием. Попросить изложить суть проблемы. Затем вопросами стимулировать подчиненного рассказать все более и более тонкие детали.
Как часто такие беседы заканчиваются возгласом специалиста: "Понял!" А ведь руководитель помог ему не идеями, а тем, что просто заставил его рассказать все по порядку, привести в систему свои же знания, интуитивные впечатления заменить четкими формулировками.
Этот метод можно назвать методом косвенной консультации.
А в основе его, как видим, лежит все то же правило 7.
Это правило (как, впрочем, и все остальные) не стоит фетишизировать, добиваться его выполнения в любом случае. Например, собеседник может оказаться неразговорчивым (по свойству характера или под влиянием ситуации), так что понуждение его к разговору может оказаться мучением для обоих. Самое важное в этом правиле — чтобы все, что хочет сказать собеседник, было им высказано.
Правило 7 имеет целью устранить положения, когда инициатор беседы или старший по должности говорит обычно гораздо больше, нежели вторая сторона.
Правило 8. Будьте на высоте положения.
Это правило относится, прежде всего, к критикующему. Делать замечания подчиненным в случае их недоработок — одна из важных, но непростых обязанностей руководителя.
Если подчиненный проштрафился, то он ожидает, что руководитель будет к нему не только строгим, но и справедливым. А поскольку многие ищут прежде всего объективные и уважительные, на их взгляд, причины и только потом склонны винить себя, то, если их не выслушать, у них создастся впечатление несправедливости критики. Поэтому данное правило имеет следующую расшифровку:
выслушайте объяснения;
сохраняйте ровный тон. (В правилах для руководящего персонала многих корпораций, фирм, предприятий есть и такое: "Во взаимоотношениях с подчиненными имейте бесконечное терпение!");
• прежде чем критиковать, найдите, за что похвалить, и похвалите. Это очень эффективный прием. Особенно желательно его применение в преддверии сокрушительной критики. Например, Вы говорите: "Мы с Вами работаем вместе... (столько-то лет) и нередко Ваши результаты были просто великолепны (приводите 1-2 примера). Но объясните, что происходит с последним моим поручением?"
В данной ситуации подчиненному сетовать на несправедливое, предвзятое к себе отношение нет никаких оснований — ведь он увидел, что отмечается все — и хорошее и плохое.
Подыскивая, за что похвалить, Вы оказываете помощь не только собеседнику, но и себе. Поскольку сопоставление хорошего и плохого сделает и Вашу позицию более взвешенной, более терпимой. А это облегчит и выполнение двух предыдущих правил: выслушать и сохранять ровный тон. И конфронтация, к которой зачастую приводит критика, не возникнет.
Это очень важный момент: ведь недовольство критикой "съедает" значительную часть конструктивного смысла замечаний.
Более подробно приемы критики описаны ниже. Здесь мы затронули только первоочередные требования.
Правило 9. Фиксируйте полученную информацию.
Сведения, получаемые во время беседы, улетучиваются из нашей памяти уже в процессе беседы. 204
Поэтому рекомендуется делать пометки по ходу разговора, а по окончании его сделать краткую запись (цифры, факты, фамилии, телефоны) в деловом блокноте.
Особенно быстро теряется информация, полученная по телефону: отсутствие зрительного образа значительно снижает способность к запоминанию.
Поэтому естественно движение делового человека, когда, поднимая телефонную трубку, он придвигает лист для записи информации.
Правило 10. Прекращайте беседу сразу после достижения намеченной цели.
Человек лучше запоминает то, что услышал в начале беседы, а делает то, что слышал в конце.
Наилучший результат беседы (если Вы побуждали собеседника что-то сделать) — это когда он приступит к исполнению сразу по окончании беседы. Кроме своевременности здесь можно ожидать и большую точность исполнения, поскольку наиболее свежи в памяти все тонкости Ваших наставлений.
Если же, завершая беседу, Вы решите дружески поболтать о чем-то, то этим Вы снизите эффект Ваших предшествующих усилий. После такой болтовни работник не вспомнит многих деталей разговора.
