Точно так же, как мы выделяли цветом файлы каждого проекта, можно выбрать цветной скоросшиватель для обозначения той или иной категории. К примеру, когда Стив видит на своих файлах зеленую наклейку, он знает, что эти материалы — часть подкатегории «Обучение». Вы же можете использовать красный (а значит, самый заметный) скоросшиватель для справочной информации, голубой — для проекта № 1, зеленый — для проекта № 2. И, сами убедитесь, находить информацию в системе станет гораздо легче. А главное, что бы вы ни выбрали — цветные папки, цветные скоросшиватели или цветные наклейки, — все это будет работать на повышение продуктивности.
Только учтите, что для скоросшивателей нужно найти место и этим местом не должен оказаться ваш стол. Если он по размерам меньше аэродрома, то скоросшиватели его попросту захламят. С другой стороны, важно, чтобы до них в любой момент можно было дотянуться. И, пожалуйста, когда один скоросшиватель наполнится, не мучайте его больше, заводите новый. Если он распухнет настолько, что в нем нельзя будет толком переворачивать страницы, из помощника он превратится в помеху в работе.
Коробки для бумаг
Коробки для бумаг появились в продаже несколько лет назад. Они есть в Интернете или в магазинах офисных принадлежностей. В каждую можно, например, класть документы одной конкретной категории. Но не спешите бежать за десятком-другим таких ящичков: они предназначены не для текущих проектов и постоянно необходимых файлов, а для документации специфических проектов, не требующих большой бумажной работы. Когда документы лежат один на другом, они образуют кипу бумаги, пусть в данном случае она спрятана от глаз в коробке. Из кипы трудно извлечь нужный документ (мы уже говорили, что чаще всего он почему-то оказывается в самом низу), и отделить тематически разные документы можно только при помощи скрепок.
Но в качестве дополнительного хранилища такие коробки хороши. Предположим, у вас в офисе ремонт, вы выбираете ковролин и краску для стен. Образцы, которые дали строители, в суматохе легко потерять, но, если сразу положить их в коробку, они не пропадут.
В случае с коробками вполне можно применить уже знакомый нам принцип: у каждого проекта — свой цвет. Место для ярлыка на них обычно тоже предусмотрено. К примеру, ваш проект состоит из нескольких частей: «Контракты», «Переписка» и «Расходы/Чеки». Значит, для него можно использовать три синие коробки. Цвет будет обозначать проект, а на ярлыках каждой коробки нужно указать, какая именно информация в ней содержится.
Еще раз подчеркну: ящики для проектов — не замена файлам. Я предлагаю их только тем, кто испытывает идиосинкразию к традиционному формату картотеки, например такую, как мой клиент Крейг.
Крейг возглавлял крупную организацию в Лос-Анджелесе, в штате которой были тысячи человек. Он ненавидел папки с файлами и ни за что не хотел ими пользоваться. У Крейга были секретарь и помощница, которые вели его повседневные дела, в том числе занимались файлами. Когда Крейгу был нужен какой-то конкретный файл, он тут же волшебным образом появлялся у него в кабинете. Вот так повезло человеку. Но ненависть Крейга к файлам не отменяла необходимости следить за ходом проектов. В его личной переговорной комнате стоял комод с закрывающимися на ключ шкафчиками. Во время совещаний никому не было видно, что находится внутри. А когда Крейгу нужно было поработать над проектом, он открывал шкафчики и брал оттуда необходимые бумаги.
Как он их находил? Полки в шкафчиках можно было переставлять по мере надобности, кроме того, они были снабжены разделителями, то есть секцию под проект фактически можно было сформировать самостоятельно. Место для ярлыков мы тоже нашли. Это довольно дорогое решение для тех, кому не нравятся файлы, но можно, очевидно, найти и другой способ устроить систему в соответствии со своим образом мышления.
Поздравляю — самый трудный месяц позади. Фундамент здания, которое мы будем строить, вы заложили. Вы собой гордитесь? Я вами — да. Мне послышалось или кто-то все же произнес слово «награда»?
МАРТ: КРАТКОЕ ИЗЛОЖЕНИЕ
ПЕРВАЯ НЕДЕЛЯ
Учимся быстро принимать решения. Приступаем к очистке офиса от ненужной бумаги, для начала — от газет, журналов и т.д. Завершенные проекты сдаем в архив.
ВТОРАЯ НЕДЕЛЯ
Учимся обращаться с общими офисными файлами. Вместе с коллегами устраиваем большую чистку файлов.
ТРЕТЬЯ НЕДЕЛЯ
Создаем рабочую файловую систему.
ЧЕТВЕРТАЯ НЕДЕЛЯ
Учимся следить за новой системой. Экономим время и энергию при помощи списка главных файлов. Если необходимо, подключаем к системе скоросшиватели и ящики для проектов.
Избавляемся от привычки тратить время впустую
Одна унция практики стоит тонн наставлений.
Махатма Ганди
Время — справедливый работодатель, который всем дает одинаковые возможности. Другими словами, время — ресурс беспристрастный и бесстрастный, и каждому его раздается поровну. А вот воспринимать время мы можем по-разному. Когда нам весело, время летит. Когда приходится заниматься чем-то невыносимым, кажется, что оно тащится, как черепаха. На этой неделе мы придумаем, как проводить время творчески.
Надо только помнить, что, чего бы мы там ни напридумывали, потерянного времени не вернешь. Возможно, в этом месяце вам удастся разобраться в том, откуда в вашей жизни столько опозданий и проволочек: для этого надо понять, каким образом вы проводите и как теряете время. А потом мы рассмотрим несколько секретов, с помощью которых время станет служить вам верой и правдой.
РАБОЧАЯ ПРИВЫЧКА МЕСЯЦА: ДОВОДИТЬ ДЕЛО ДО КОНЦА
В этом месяце мы сосредоточимся на том, чтобы научиться с ходу распознавать обстановку, которую иначе как бастионом хаоса и не назовешь. Заведите таймер на пять минут и посвятите это время наведению порядка у себя в кабинете. Это можно сделать в начале дня или в конце — зависит от того, когда у вас бывает больше сил и энергии. На что следует обратить внимание? На все, что лежит не на своем месте, — вот такой простой ответ.
Например, не надо ли вернуть вот эти папки в соседний отдел? А этот журнал лежит здесь не потому ли, что вам нужно прочесть в нем одну-единственную важную статью? Тогда следует вырезать страницы со статьей из журнала и вложить их в папку под названием «Прочитать». А мусор из корзины для бумаг еще не лезет наружу? А может быть, к вам на стол попали чужие вещи или предметы, которые обычно лежат в другом месте? Постарайтесь все вернуть на место до тех пор, пока не прозвенит таймер. Сохраните эту привычку и дома и точно так же обходитесь со всеми бумагами, которые попадаются вам в руки. Выработается хорошая привычка, а терпимость по отношению к беспорядку сойдет на нет.
ДОМАШНЯЯ ПРИВЫЧКА МЕСЯЦА: ЧИСТАЯ КУХНЯ ЗА ДВА ШАГА
Кухня — очень важное место в доме. Давайте в этом месяце научимся поддерживать здесь чистоту. Чтобы в раковине не было грязных тарелок, на рабочей поверхности рядом с раковиной — даже чистых тарелок. Если вы пользуетесь посудомоечной машиной, ставьте в нее грязную посуду сразу, как только поедите, и разгружайте машину, как только посуда высохнет. Так вы приобретете две хорошие привычки сразу.
Первая неделя
Почему мы откладываем дела на завтра
На этой неделе вы можете:
Понять, каким образом прокрастинация[2] и перфекционизм мешают вам добиться успеха.
Начать освобождаться от потребности откладывать дела на потом.
Разобраться в причинах промедлений.
Узнать, какова цена того, что мы постоянно откладываем неизбежное.
Необходимое время: от 30 до 90 минут.
Открою секрет: все люди откладывают дела на потом. Да, даже профессиональные организаторы время от времени этим грешат. Это свойство человеческой натуры. Однако хроническому любителю отсрочить работу живется очень непросто. Он опаздывает на встречи, почти никогда не сдает вовремя отчеты и все время мечтает о том, когда же настанет тот день, в который он наконец-то перестанет откладывать дела. Вы случайно не относитесь к хроническим любителям отсрочек? В этом месяце мы займемся перевоплощением вас из канительщика в человека дела. Это очень важный этап нашего учебного года, поэтому мы посвятим весь апрель науке борьбы с промедлениями.
Перво-наперво нам следует разобраться в том, откуда эти промедления вообще берутся. Вооружившись этой информацией, мы сможем понять, почему же продолжаем канителить, даже несмотря на то что это доставляет нам проблемы и является мощным источником стресса. Наш следующий шаг — избавиться от тактики откладывания и заменить ее привычкой браться за дело сразу. Кем бы вы могли стать, если бы завершали все свои проекты в срок? На что бы тратили сэкономленное время? Вам предстоит в этом разобраться.
