Тратить энергию на других и на выполнение заданий — это, конечно, хорошо, но давать что-то другим можно только в том случае, если это «что-то» у вас есть. Что вы добавите в категорию «личное»? Любите массаж или предпочли бы сходить в кино? Пункт «Массаж» в списке сам по себе смысла не имеет, но, если вы запишете в календаре, скажем, на ближайший вторник «Записаться на массаж на субботу», это уже будет похоже на часть плана.
В этой категории один из пунктов — «Вызвать слесаря» — требует немедленного выполнения. Остальные же — повседневные дела, которые автоматически делаются в определенные дни. Более того, если ваши дети дома, кое-что (к примеру, стирку) можно поручить им. В моем календаре пункты «Постирать» и «Сходить за продуктами» записаны на соответствующие дни недели. Этот порядок меняется, если я, к примеру, уезжаю в путешествие, напряженно работаю или нахожусь за городом. Но в основном он неизменен. Почти механическое выполнение этих заданий дает ощущение комфорта. Они становятся островками стабильности в бурном море жизни.
Я оставила «Работу» напоследок, чтобы мы смогли уделить ей побольше внимания. Разберем каждый пункт в отдельности и посмотрим, нельзя ли как-то упростить себе жизнь.
«Назначить ланч с клиентами из компании N» и «Обновить календарь для сотрудников» — это конкретные действия. Я бы вписала их в календарь, назначив наиболее подходящий для этого день.
Разбираться с письмами приходится каждому из нас. Главное — делать это ежедневно. Электронная почта облегчает работу, но стоит только утратить бдительность — и она становится ловушкой, пожирающей время.
Что касается разговора с шефом о прибавке к зарплате, то тут важно выбрать правильное время и отразить это в календаре. Зачем забивать себе голову заданиями, которые не имеют отношения к настоящему моменту?
Вписывая тот или иной пункт в календарь, задавайте себе вопрос: нет ли в списке других пунктов, выполнение которых можно совместить с выполнением этого? Предположим, я вписала пункт о прибавке к зарплате в свой календарь на определенный день. Вечером накануне этого дня я заглядываю в календарь, вижу этот пункт и добавляю к нему другие, которые помогут мне его выполнить. Не понимаете? Ничего, скоро разберемся.
А пока обратимся к последнему пункту: «Закончить доклад по проекту Митчелла (дедлайн — пятница)». Попробуем совместить календарь и список дел: проект, вероятнее всего, напрямую связан с повышением вашей зарплаты. Значит, они должны идти в связке. И так будет со всеми остальными проектами. Конкретные задания могут меняться, но образ действий останется прежним. Немного потренировавшись, вы научитесь контролировать свою трудовую жизнь. Сейчас она, возможно, контролирует вас.
В январе я говорила о том, как выбрать ежедневник, ваш путеводитель по собственному времени. В этом месяце пора довести навык работы с ним до совершенства. Эффективная трата времени позволяет расставить приоритеты.
СПЛАНИРУЙТЕ СВОЙ ГРАФИК
Откройте свой дневник так, чтобы перед вами были две чистые страницы. Левую разделите на две колонки. В первой разместите список служебных обязанностей, которые вы исполняете регулярно (вы составляли этот список на прошлой неделе, просто скопируйте его). Рядом с каждым заданием обозначьте время, которое вы обычно затрачиваете на его выполнение. Выглядеть это должно примерно так:
Обработка почты — 30 минут.
В верхней части правой колонки перечислите все особые задания или спецпроекты. Чем вы занимаетесь сейчас? Возьмем один из проектов и разобьем его на этапы.
Предположим, проект Митчелла из нашего примера нужно закончить 15 июня. Сделайте соответствующую пометку в календаре.
В списке дел вы, возможно, записали: «Закончить проект N». Но упоминание даты действует угнетающе. Какие же шаги нужно сделать, чтобы завершить проект? Необходима ли предварительная исследовательская работа? Хватит ли вам информации из открытых источников или придется общаться со знающими людьми? Понадобится ли составлять описание проекта или требуется лишь устная презентация? В последнем случае будете ли вы специально готовиться к выступлению? Перечислите шаги в логическом порядке и запишите их в дневник. Затем оцените, сколько времени займет каждый из них, и внесите их в календарь. Например:
Понедельник, 15 мая Доклад по проекту Митчелла (ПМ) (дедлайн — пятница): завершить интернет-исследование. Вторник, 16 мая ПМ: завершить телефонные переговоры с экспертами; обобщить всю полученную информацию. Среда, 17 мая ПМ: подготовить черновик доклада. Четверг, 18 мая ПМ: сделать окончательный вариант доклада. Пятница, 19 мая Представить на рассмотрение руководства проект Митчелла.
Каждая запись в календаре напоминает о том, какая именно часть подготовки проекта должна быть завершена в тот или иной день. Вечером, составляя план дел на следующий день, я вдаюсь в детали настолько, насколько это необходимо для быстрого движения к намеченной цели. Вот как могут выглядеть вторничные записи, касающиеся доклада о проекте Митчелла:
Позвонить Доу Джонсу и Сельме Проктор.
Попросить Мэнди (помощницу) собрать все данные о проекте — к двум часам они должны быть у меня на столе.
Еще раз просмотреть материалы по ПМ и убедиться в том, что все готово.
Если вам кто-то помогает, к очередному шагу припишите имя человека, который будет за него отвечать. И определите, когда именно вы должны получить информацию от коллег или подчиненных. Запросите ее на два дня раньше — это позволит подстраховаться на случай болезни или несвоевременного ответа. Если вы пользуетесь компьютером, помимо записей в календаре можно прибегнуть к помощи автоматического напоминателя.
А теперь подойдем к делу творчески и взглянем на ситуацию под другим углом. Я хочу, чтобы при решении различных рабочих проблем у вас был выбор. На одной из страниц дневника распишите неделю (или распечатайте ее из Outlook и вклейте в дневник). Если у вас есть текущие проекты, впишите в ячейки, соответствующие дням недели, задания, которые необходимо выполнить. Пометьте примерное время, которое уйдет на их выполнение.
Затем впишите ежедневные дела, также сопроводив их указанием предполагаемых временных затрат. Посчитайте, сколько времени потребуется на выполнение всех заданий. Укладываетесь в рабочий день? Может быть, можно каким-то образом ускорить выполнение ежедневных обязанностей, а что-то и исключить? Ведь, помимо работы, есть еще и личная жизнь, также требующая выполнения определенных обязанностей. Хватает ли вас физически и эмоционально на все?
Взгляните на задания и шаги, которые нужно сделать для их выполнения. Какие необходимо произвести прямо на следующий день? А на этой неделе? А в следующем месяце? Какое из заданий обязательно нужно выполнить в конкретный день, а какое можно и отложить до тех пор, когда у вас будет побольше времени?
Ваш календарь — это макромир, шаблон, на который вы накладываете свой график. А план дел — это микромир. Макромир необходимо создавать раз в неделю, микромир — каждый вечер. И в обоих случаях постоянно задавать себе вопрос: реалистично ли это?
Наконец, не забывайте о Волшебной формуле. Можно ли отменить то или иное задание или перепоручить его кому-то еще? Можно ли перенести задание, раз его дедлайн — в следующем месяце? Эти вопросы помогут вам организовать свой день.
РЕШИТЕ, ЧТО ДЕЛАТЬ В ПЕРВУЮ ОЧЕРЕДЬ
Проведя описанную выше работу, вы увидите, что большинство дней будет проходить именно так, как вы решили. Но некоторые сложности все же возникнут, и тогда важно вместе с водой не выплеснуть ребенка. Вот три совета, к которым стоит прислушаться.
План дел на день — это все же не каменная скрижаль. В любой план по ходу дела можно внести изменения. Только разберитесь — действительно ли внезапно возникшая задача требует немедленного решения или вы, подсознательно не желая выполнять заранее намеченное, мешаете сами себе.
Планы должны быть реалистичными, а вы обязаны научиться говорить «нет». Если вы тщательно планируете день, а потом приходите в офис и постоянно отвлекаетесь на вопросы, требующие немедленного реагирования, то либо ваши планы не реалистичны, либо у вас не хватает силы воли на то, чтобы противостоять меняющимся обстоятельствам. Изучите свой план и убедитесь в том, что он выполним, и, хотя бы из уважения к своим обязанностям, научитесь говорить «нет».
Выработайте режим. Постоянно старайтесь придерживаться режима и выполняйте обычные ритуалы («Уже 11 часов, значит, мне пора...»). Это поможет вам в течение дня, ведь режим — основа порядка.
И еще несколько подсказок.
