Следите за тем, чтобы получатель не понял тему вашего письма превратно и чтобы она не вызвала у него негативных эмоций. Каким бы вежливым ни было при этом само письмо, оно уже ничего не изменит. Получатель будет подсознательно ассоциировать вас с неприятностями. Впредь, увидев ваше имя в строке «От кого», он будет вновь испытывать болезненные ощущения.
Справедливо и обратноеИ наоборот, тема письма «Вас повысили!» заставит вас переполниться теплыми чувствами к начальству.
Постарайтесь сделать так, чтобы вы ассоциировались только с приятными эмоциями, а для этого тщательно обдумывайте темы писем. Например, если вам что-то подарили, темой ответного письма может стать «Замечательный подарок!». Если вы пишете благодарственное письмо организатору вечеринки, в строке «Тема» впишите: «Потрясающая вечеринка!» Зачем заставлять получателей ждать? Пусть улыбнутся, еще не успев прочитать письмо.
Когда я отправила рукопись этой книги редактору, ее ответное письмо пришло с темой «Прелесть!». Увы, оказалось, что она прочла только оглавление. Но тема письма Джудит привела меня в такой восторг, что я пользовалась этой темой при дальнейшей переписке еще несколько месяцев – несмотря на то, что получила множество замечаний по тексту!
А если тема письма уже указана?Если речь идет о продолжающемся обмене письмами, не меняйте тему. Но если это уместно, сделайте приятное дополнение к ней в скобках. Допустим, ваша команда работает над проектом для компании Patton и все электронные письма, посвященные ему, имеют тему «Проект Patton». Проект завершен. Сохраните первоначальную тему и вызовите у своих коллег улыбку припиской: «Re: Проект Patton (Все прекрасно поработали!)».
Вам случалось смотреть повторные показы классики жанра – сериала «Сайнфелд»? Сцены с Крамером настолько забавны, что зрители начинают смеяться, стоит ему появиться в кадре, раньше чем он успеет произнести хоть слово. Сделайте так, чтобы ваши письма создавали тот же эффект. Проверьте папку «Отправленные», перечитайте темы старых писем. Какие из них вызовут у получателя улыбку еще до того, как он откроет письмо?
Маленькая Хитрость № 73
Старайтсь выбрать тему, вызывающую улыбку
Начиная с сегодняшнего дня выбирайте только жизнеутверждающие темы для электронных писем. Если тема уже выбрана собеседником, время от времени украшайте ее приятными приписками в скобках. Отправив несколько писем с такими темами, вы приучите получателей радоваться вашим письмам.
Я часто слышу разговоры о том, что электронная почта – обезличенное средство коммуникации и что по нескольким словам на экране невозможно судить о человеке. Лично я придерживаюсь иного мнения. Естественно, гораздо больше о нас говорят голос, интонация, язык тела. Но даже напечатанные слова подают сигналы о вас, словно маяк.
Как придать электронным письмам уверенный тон
Вот три самых заурядных электронных письма:
Привет, Дженна, я рассчитывал, что в пятницу вечером ты свободна и сможешь поужинать со мной. Джеффри.
Привет, Келли, я думала, было бы неплохо позвонить сегодня днем клиенту. Аска.
Латонья, я хотел узнать, когда ты планируешь закончить коммерческое предложение. Коннор.
Вопрос: как определить, кто из авторов этих писем занимает более низкое положение, чем получатель его письма?
Ответ: Джеффри, Аска и Коннор воспользовались прошедшим временем, поэтому их вопросы звучат довольно робко. И кроме того, бессмысленно. Неужели Джеффри настолько стесняется пригласить Дженну на ужин, что делает вид, будто ему уже все равно?
Указывает ли прошедшее время, что решение позвонить клиенту, о котором думала Аска, уже нельзя назвать неплохим? Неужели Коннор больше ничего не хочет узнать о желаниях босса? Пользуясь в устной или письменной речи прошедшим временем, мы отчасти лишаем свою мысль или вопрос убедительности. В них проскальзывает неуверенность.
Вы «рассчитывали»? Нет! Напишите: «Надеюсь, ты пойдешь…»
Вы «думали, что было бы неплохо»? Нет! Напишите: «Думаю, было бы неплохо…»
Вы «хотели узнать»? Нет! Напишите: «Я хочу узнать…»
Маленькая Хитрость № 74
Долой глаголы в прошедшем времени
Не прибегайте к «неуверенному» прошедшему времени, используйте «уверенное» настоящее. Разве мама скажет неряшливому ребенку: «Я хотела, чтобы ты убрал у себя в комнате»? А потенциальный супруг – своей избраннице, опустившись на одно колено: «Я хотел, чтобы ты стала моей женой»? Откуда вообще взялись эти неуклюжие конструкции? Откажитесь от них раз и навсегда.
Краткое примечание для женщин: когда пишете мужчинам, пропускайте фразы, выражающие ваши чувства и эмоции, например:
Я в восторге от того, что…
Я так счастлива, что…
Мне стало так… (не важно, как).
Помните: у мужчин нет чувств и эмоций. По крайней мере, большинство скрывают их!
Перевернув страницу, вы найдете советы для тех, кто выражается чересчур уверенно, то есть самодовольно и эгоцентрично.
Как избежать чрезмерного эгоцентризма в переписке по электронной почте
Постоянные пациенты психиатрических лечебниц пользуются словом «я» в двенадцать раз чаще тех, кто там не бывает. Следовательно, чем реже вы употребляете это слово, тем более крепким кажется ваше душевное здоровье.
В разговоре полезно избегать слишком частого «яканья». Но если это местоимение прозвучит один-два раза – не беда, впечатление загладят другие слова. А в электронном письме большие черные «Я» на экране получателя будут бросаться в глаза. Некоторые люди так часто начинают предложения с упоминания о себе, что кажется, будто слева на письме отчеркнуто поле.
Минутку, Лейл. Всем свойственно говорить о себе: своих поступках, мыслях, чувствах, предложениях. Для того и существуют письма.
Вы правы. Вот, кстати, типичное письмо другу:
Привет, Рик, я отлично повеселился на твоей вечеринке вчера вечером в клубе и завязал множество интересных знакомств. Я надеюсь, вы с женой сможете поужинать с нами на следующей неделе. Я думаю, вам понравится, как готовит Саша.
Как видите, с «я» начинается каждое предложение. Они однообразны по конструкции, не говоря уже о том, что эгоцентричны, хотя автор явно обращается к другу. Так как же быть автору электронного письма? Если бы милая покойная мисс Пишичитай услышала следующий совет, она перевернулась бы в гробу. А если была бы еще жива – он свел бы ее в могилу. Но следовать этому совету несложно. Постарайтесь как можно чаще обходиться без «я». Попробуйте и посмотрите, что получится:
Привет, Рик, я отлично повеселился на твоей вечеринке вчера вечером в клубе и завязал множество интересных знакомств. Надеюсь, вы с женой сможете поужинать с нами на следующей неделе. Думаю, вам понравится, как готовит Саша.
Это письмо не отличается от предыдущего ничем, кроме отсутствия двух «я». Во всем тексте «я» встречается только один раз.
Маленькая Хитрость № 75
В письмах пропускайте местоимение «я»
Перечитывайте свои неофициальные письма и вычеркивайте как можно больше «я». Письма станут менее эгоцентричными и, следовательно, более доброжелательными. Чтобы убедиться в этом, откройте любое электронное письмо, написанное недавно. Сотрите почти все «я», и, скорее всего, смысл письма не изменится, но такое письмо получателю понравится больше предыдущего.
А там, где обойтись без «я» никак нельзя, просто вставляйте перед ним имя получателя: «Рик, я отлично повеселился…»
Если не хотите останавливаться на этом, отредактируйте письмо – переставьте слова, чтобы начать как можно больше предложений с «ты» или «вы».
Привет, Рик, ты вчера устроил в клубе классную вечеринку, она понравилась всем. Ты пригласил множество интересных людей. Вы с женой обязательно должны прийти к нам на ужин на следующей неделе. Вам понравится, как готовит Саша.
Деловая переписка по электронной почтеМестоимения «ты» и «вы», заменяющие «я», придают более дружеский характер даже деловому общению. Прочитайте и решите, какой отрывок вам больше нравится:
Уважаемый мистер Джонс, мы получили ваш заказ на две штуковины вчера. Я напишу вам, как только они придут; мы отправим их вам на следующий день.
