Каждый проект и каждая задача, над которыми вы работаете, требуют определенного количества внимания, энергии и сосредоточенности. Вопрос в том, как выполнить эту работу наиболее эффективно.
Многие люди считают, что нужно делать несколько дел одновременно. Однако такой подход противоречит идее моноидеализма. С неврологической точки зрения нашему мозгу невозможно справиться с несколькими заданиями сразу. В этом случае ваше внимание не разделяется равномерно между двумя делами, а перескакивает с одного на другое. Занимаясь одной задачей, вы в это время полностью игнорируете другую.
Недавние исследования в области неврологии2 выявили: чем больше задач вы пытаетесь охватить, тем ниже ваша производительность. Именно поэтому говорить по телефону и вести машину — плохая идея. Когда вы пытаетесь сосредоточиться на двух вещах сразу, ваша реакция снижается настолько, что ее можно сравнить с реакцией пьяного человека3.
Каждый раз, переключая свое внимание с одного объекта на другой, вы навлекаете на себя наказание за переключение. Приступая к работе, ваш мозг «загружает» ее контекст в рабочую память. При «перескоках» вы вынуждаете мозг тратить время и энергию на загрузку и перезагрузку контекстов. В результате можно провести весь день, занимаясь разными делами, ничего, в конце концов, не сделать, но при этом чувствовать себя опустошенным. Вы просто потратили слишком много энергии на переключение между делами вместо самих дел.
Наказание за переключение — это издержки трения: чем меньше вы переключаетесь, тем ниже издержки. Именно поэтому моноидеализм настолько эффективен: когда ваше внимание сосредоточено на одном объекте, ваш мозг загружает контекст в рабочую память один раз, а это значит, что вы можете направить всю свою энергию на выполнение решаемой в данный момент задачи.
Чтобы избежать непродуктивного переключения между контекстами, вы можете использовать стратегию группирования. Даже устранив все отвлекающие факторы, вы можете потратить много энергии на мысленную загрузку В этом случае лучше всего объединить схожие задачи.
Например, мне очень сложно заниматься творческой работой (писать или снимать учебные видео) в перерывах между звонками клиентов. Поэтому я группирую дела по виду активности. Как правило, с утра я несколько часов пишу, а во второй половине дня занимаюсь клиентами. В результате я могу уделить каждому заданию все свое внимание. Точно так же я поступаю и в отношении финансовой отчетности, дел в городе или по дому Я занимаюсь только одним делом в течение определенного промежутка времени и в результате выполняю все поставленные задачи.
Венчурный капиталист, программист и эссеист Пол Грэхем называет такую стратегию «расписание творца, расписание менеджера»4. Если вы занимаетесь творческой работой, не смешивайте ее с административными делами: постоянное переключение внимания убьет вашу производительность. «Расписание творца» состоит из нескольких больших непрерывных блоков; «расписание менеджера» разбито на множество мелких блоков для встреч. Оба расписания преследуют различные цели, поэтому, если вы хотите эффективно выполнять свою работу, не пытайтесь их объединять. Устраните непродуктивное переключение внимания — и вы сможете эффективно работать с меньшими затратами.
Я всего лишь один из многих, но я человек. Я не могу сделать все, но могу предпринять хоть что-нибудь. То, что я в состоянии сделать, я должен сделать, а то, что должен сделать, Божьей милостью сделаю.
Эдвард Хейл, священник и литератор XIX векаСуществует четыре способа справиться с любой задачей. Это завершение, удаление, передача и отсрочка.
Завершение — выполнение задания — то, к чему стремится большинство людей. Составляя список текущих дел, вы, вероятно, считаете, что все эти дела вы должны сделать сами. Это не так: завершение лучше всего подходит тем заданиям, которые только вы сможете сделать правильно и эффективно. Для остальных найдутся другие способы.
Удаление — устранение задачи — применяется в том случае, если задача не важна или не нужна. Не тратьте на нее свое время — смело вычеркивайте.
Передача — выполнение вашей задачи другим человеком — эффективна в том случае, если этот человек может справиться с ней на 80 % так же хорошо, как и вы. Для этого вам надо найти того, кому эту задачу делегировать. Это могут быть служащие, подрядчики или аутсорсеры — главное, что они способны делать некоторые дела за вас.
В процессе подготовки «Персонального интенсивного бизнес-курса МВА»5 мы с Келси снимали видео, а бабушка Келси — первоклассная машинистка — помогла нам сделать расшифровку каждой записи.
В результате курс был завершен за рекордно короткое время, причем не потребовал от нас много сил.
Если вам некому передать свои рутинные дела, попробуйте поработать с фрилансером. Меньше чем за 100 долларов вы получите помощь команды профессионалов, которую найдете в Сети. Если вы раньше никогда никому не передавали свои дела, сейчас самое время начать.
Отсрочка — откладывание дел на потом — эффективна для задач, которые не обязательно решать именно сейчас. Ничего страшного в этом нет, наоборот, вы быстрее застопоритесь, если возьметесь за слишком много дел сразу. Отложите те задачи, которые можно выполнить позже, и сосредоточьте все свое внимание и энергию на более важных вещах.
В книге «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен рекомендует вести списки «когда-нибудь / может быть» и вносить в них задания, которые вы, возможно, сделаете в будущем, поскольку именно сейчас в них нет необходимости. Эту идею поддерживает и исследователь творческих способностей Скотт Бельски в своей книге Making Ideas Happen («Как воплотить свои идеи в жизнь»), называя это «второстепенным» списком, к которому вы всегда сможете обратиться впоследствии.
Старайтесь использовать все четыре способа — и вы удивитесь, насколько быстро вы сможете справиться со своими делами.
Самые важные задачи (СВЗ)
Занимаясь мелкими делами, думайте о серьезных вещах: это поможет справиться с ними.
Элвин Тоффлер, автор концепции постиндустриального общества, футурологНе все стоящие перед вами задачи одинаково важны. Если вы хотите максимально эффективно использовать свое время, сосредоточьтесь на выполнении самых важных задач, а более мелкие оставьте на потом.
Самая важная задача — та, которая в случае выполнения принесет необходимые результаты. Проснувшись, составьте список из двух или трех СВЗ и попытайтесь выполнить их как можно быстрее. Это должен быть отдельный список: не смешивайте СВЗ с вашими остальными делами! Я обычно использую карточки или бесплатный планировщик Дэвида Сиа Emergent Task Planner6 в формате PDF.
Объедините эту технику с законом Паркинсона и определите крайний срок выполнения этих задач. Поставив себе целью сделать все СВЗ до 10 часов утра, вы будете поражены тем, как быстро вам это удастся.
Наличие списка из двух или трех СВЗ помогает поддерживать моноидеальное состояние, в котором вы можете игнорировать все, что отвлекает вас от выполнения этих задач. Если в это время вам кто-то позвонит, вы всегда сможете сказать, что свяжетесь с ним после того, как доделаете работу Само определение СВЗ подразумевает, что все остальные дела не так важны и их вполне можно проигнорировать.
Выполните все СВЗ как можно быстрее — и у вас впереди будет еще целый день, который можно посвятить другим делам.
Пример неопределенной цели — вы заходите в ресторан и говорите: «Я голоден и хочу поесть». Итог: вы останетесь голодным, пока не закажете что-нибудь конкретное.
Стив ПавлинаВопросу важности целей посвящено достаточно много бизнес-книг. Четко поставленные цели помогают визуализировать то, чего вы хотите добиться, и заряжают вас стремлением это сделать. Имея такую цель, ваш мозг может использовать ментальное моделирование для визуализации того, что должно получиться в результате. Если воображаемый конечный результат выходит неопределенным или нечетким, автоматическим системам планирования вашего мозга будет тяжело найти способы достижения таких целей. Четкая формулировка играет ключевую роль в мотивации: чем яснее определена ваша цель, тем легче «зарядиться» энергией, необходимой для ее выполнения.
