хороший фасилитатор всегда остается нейтральным и помогает участникам собрания осознавать, что решаются их собственные проблемы. Успешное собрание — это коллективная ответственность всей группы. Фасилитатор должен отдавать себе в этом отчёт и всегда получать согласие группы перед использованием приёмов фасилитации и разных видов деятельности.
Кто должен фасилитировать?
Каждый может научиться быть фасилитатором — используйте свой собственный опыт собраний и наблюдайте за другими фасилитаторами. Учитесь на ошибках, делайте выводы из плохих и хороших собраний. Если роль фасилитатора по очереди берут на себя разные члены группы, люди могут развивать эти навыки. Также стоит проводить тренинги вне собраний, чтобы практиковать навыки фасилитации. Эти навыки полезны не только для собраний, но и в неформальной обстановке, на работе и дома.
Роль фасилитатора может занимать и человек, не являющийся членом группы. Вовлечённый фасилитатор — член группы, который участвует в обсуждении и принятии решений наряду с выполнением роли фасилитатора. Невовлечённый фасилитатор — обычно человек со стороны, который не принимает участия в дискуссии и принятии решений, а только помогает группе принять решение. Предпочтительнее, если ваша группа самодостаточна и может обходиться без посторонней помощи в фасилитации. Но некоторые собрания могут быть слишком трудны, а группы слишком временны, слишком велики или слишком неопытны, и у них может отсутствовать необходимый уровень сплочённости для принятия решений. Фасилитатор со стороны поможет несплочённым группам или в трудных дискуссиях, поскольку он заинтересован не в предмете обсуждения, а в достижении консенсуса и подходящих всем решениях.
Осознавайте, что на поведение людей в группе влияют индивидуальные потребности и прошлый позитивный или негативный опыт участия в других группах. Попробуйте подмечать эффект ваших собственных поведенческих шаблонов и работайте над определением потребностей, ваших собственных и других людей. Больше об этом см. в главе 8 «Преодоление разрыва между теорией и практикой».
Совместная фасилитация на собрании
Вместо одного фасилитатора, фасилитировать могут два или более человек. Вы можете разделить больше задач фасилитатора среди членов группы: это поможет облегчить фасилитацию и сделать её менее пугающей. Важно, чтобы фасилитаторы договорились перед собранием о конкретных ролях, а также когда и почему они могут меняться.
Фасилитаторы могут меняться и помогать друг другу. Это полезно, если фасилитатору нужно выйти из роли, чтобы принять участие в обсуждении, сделать перерыв, или когда необходима подстраховка в случаях напряженности, конфликтов или замешательства. Четыре уха слышат лучше, чем два, поэтому помощники фасилитатора полезны для проверки понимания того, что было сказано.
Следящий за руками — один из помощников фасилитатора может отслеживать, чья очередь говорить, и давать высказывающимся необходимый лимит времени.
Наблюдающий за настроениями — человек, который активно не участвует в фасилитации, может больше внимания уделять эмоциональной атмосфере собрания и следить за тем, чтобы никто из участников не был задет. В конфликтных и стрессовых ситуациях следящий за настроениями вмешивается, например, принимая роль посредника, отходит с кем-то, чтобы выслушать его проблемы, или предлагает перерыв и приёмы для улучшения атмосферы собрания. Наблюдающий за настроениями должен быть чутким человеком, чтобы заметить и правильно интерпретировать едва заметные эмоции, и справедливым, чтобы не занимать ничьей стороны. Сектантство, сексистское или расистское поведение, неудовлетворённость, печаль, смущение, отсутствие поддержки, злость, напряжение и враждебность между разными частями группы — всё это состояния, на которые должен обращать внимание наблюдающий за настроениями, чтобы группа знала о них и справлялась с ними. Однако он не должен разжигать конфликты или переходить на личности.
Хронометрист обращает внимание на согласованные временные рамки собрания и удерживает в них группу, при необходимости оговаривая продление обсуждения определённых вопросов повестки или всего собрания в целом.
Писарь играет существенную роль на собрании: он следит за решениями, ведёт записи или протоколы, собирает отчёты, а также обращает внимание на незаконченные решения, например: кто собирается сделать это и это и когда? Писарь также может при необходимости предоставить резюме обсуждения. См. здесь руководство по составлению протокола.
Привратник полезен на публичных собраниях, или когда некоторые люди могут опоздать. Привратник встречает новых или опоздавших людей и вводит их в курс дела: поясняет цели собрания, что было решено из повестки, как принимаются решения, а также предоставляет информацию о бытовых условиях (где есть чайник или туалет). Привратник может предотвратить прерывание хода собрания для повторения всего сказанного каждый раз, когда кто-то новый входит в комнату.
На очень больших собраниях целесообразно иметь координатора, ответственного за место, оборудование, еду, напитки и уведомления. Координатор также может собирать людей, чтобы начать вовремя.
Фасилитация процесса достижения консенсуса
Помочь группе достигнуть консенсуса — значит помочь всем участникам группы ясно высказать свои потребности и точку зрения, определить точки соприкосновения и найти пути разрешения любых противоречий. Активное слушание, обобщение и синтез — навыки, которые помогают фасилитатору этого добиться.
Активное слушание: когда мы активно слушаем, мы останавливаем свой мыслительный процесс и всё внимание обращаем к говорящему. Мы делаем целенаправленное усилие для понимания позиции другого человека и его основных потребностей.
Обобщение: краткое и точное подытоживание того, что было сказано ранее, может действительно помочь группе продвинуться с принятием решения. Отметьте точки соприкосновения, а также неразрешённые противоречия. Удостоверьтесь, что вы сделали это правильно.
Синтез: найдите точки соприкосновения и любые связи между, казалось бы, противоречивыми идеями и соедините их в одно предложение. Сосредоточьтесь на решении, которое принимает во внимание базовые потребности и ключевые опасения группы.
Больше об этом смотрите в главе 1 «Принятие решений путём консенсуса».
Фасилитация собраний: от начала до конца
В этом разделе мы рассмотрим те задачи, которые, возможно, потребуется взять на себя фасилитатору собрания. Чем бы ни занималась ваша группа, хорошие собрания жизненно необходимы для успешной совместной работы. Все собрания разные. Не все упомянутые пункты могут быть подходящими — используйте свою проницательность и нововведения. Несмотря на то, что эти задачи важно выполнять, это не значит, что это всё должен делать фасилитатор! Привлекайте желающих из группы к помощи в фасилитации. Убедитесь, что цели группы и ожидания участников от фасилитатора всем ясны. Это позволяет надлежащим образом использовать инструменты и предложения.
Подготовка собрания
1. Найдите время, когда большинство людей смогут прийти. Примите во внимание типичные ежедневные занятия, такие как уход за детьми, работа, время ужина.
2. Найдите место для собрания, достаточно большое, чтобы вместить всех с комфортом. Убедитесь, что место доступно: может ли человек на инвалидной коляске или с нарушениями слуха поучаствовать в собрании, насколько это легко для него? Не отпугивает ли кого-нибудь само место проведения (бары или религиозные места могут иметь такой эффект)? В конце концов, ясно ли вы объяснили расположение в своём объявлении о собрании? В главе 8 «Преодоление разрыва между теорией и практикой» описано, как договариваться о доступном месте, а также упомянуты другие практические вопросы (здесь).
3. Проверьте, есть ли у кого-нибудь в группе особые потребности, так вы сможете подготовить фасилитацию в соответствии с ними: даже небольшие изменения в стиле фасилитации и внимательный выбор упражнений могут помочь людям с ограниченными возможностями принять полное и активное участие в собрании. Наиболее важный шаг — поговорить с каждым, кто сталкивается с проблемой доступности, в идеале заранее. Они лучше всего подскажут, каким образом фасилитатор может вовлечь их в групповую работу. Это может помочь понять отношение людей к своему участию: кто-то хочет принимать полное участие в собрании группы, в то время как другой может вообще не беспокоиться, что он не пишет что-то на флипчарте вместе с остальными. Осведомлённость об их отношении может также помочь вам оценить, в чём и как предложить поддержку — один человек может быть признательным за постоянное внимание к нему со стороны фасилитатора, а другому оно может показаться смущающим или раздражающим! Осознание этих пожеланий поможет вам подготовить упражнения и правильно распределить время.
