Очередность на практике
Я успешно использовал очередность, чтобы разобраться со всем, начиная от email до потоков входящих заданий, до действий с устаревающими незавершенными делами или действиями на личном и командном уровне.
Когда я возглавлял рассредоточенную группу, то я использовал очередность в электронной почте для данного случая и облегченного способа, чтобы быстро сфокусировать внимание команды на проблеме. Я просто добавлял «очередность email» в тему письма и отправлял письмо с определенной проблемой или вопросом для разрешения. Я также использовал очередность, чтобы очистить входящие электронной почты и чтобы держать «входящий ящик» пустым годами. И я показывал многим другим, включая другие группы в Microsoft, как делать то же самое (а у нас было множество email в Microsoft). Я любовно называю это подход «Дзен пустого почтового ящика». Для дел, над которыми вам надо работать, приоритизировать или убрать с вашего внимания, «очередность» - это полезный процесс сортировки и выбора более осознанным способом.
Делайте это, поставьте это в очередь, запланируйте это или делегируйте это
Вы можете применить такую очередность к входящему действию: либо сделать это, поставить в очередь, запланировать его или делегировать его.
• Сделайте это – Сделайте это, если время подошло. Это ваше лучшее следующее действие. Сейчас самое благоприятное время или, если вы сделаете это позже, то это будет стоить вам больше времени, боли и усилий.
• Поставьте это в очередь – Поставьте это в очередь, если что-то необходимо завершить, но сейчас для этого не время. Очередь - это просто список дел.
• Запланируйте это – Запланируйте это, добавив в свой календарь, если вам надо запланировать блок времени, чтобы завершить работу. Только добавляйте дела в календарь, если вам действительно необходимо напоминание, или если вам действительно нужен блок времени, чтобы поработать. Помните, что если вы запланируете это, то это произойдет, а если вы не сделаете, то этого не будет. Если это действительно важно, то найдите для этого время. Если это будет типа сделать «позже», то это не произойдет, тогда просто освободитесь от этого дела с умом.
• Делегируйте это – делегируйте, если нечто, что должно быть выполнено кем-то другим, то есть смысл поступить так и у вас есть такой выбор. Когда вы делегируете, попытайтесь, чтобы это совпало с возможностью для обучения или интересом другого человека (существует разница между делегированием и просто спихиванием).
3 шага, чтобы применить очередность для ваших действий
Вот три шага, чтобы применить очередность для ваших действий:
1. Соберите все дела для действий вместе. Разбираться с ними за раз реально покажет пользу этого подхода, потому что вы можете сокрушить кипу дел до малых размеров.
2. Давайте очередность для каждого дела. Для каждого дела определите, какой план атаки будет для него лучшим: сделать его, поставить в очередь, запланировать его или делегировать его.
3. Повторите процесс. Повторяйте процесс, пока у вас не будет управляемый набор действий и вы не почувствуете, что все вещи на верных местах либо в списке дел, в очереди или в расписании, либо вне вашего внимания. Если окажется, что вы проводите слишком много времени на очередности, а не выполнении, тогда установите временной лимит, чтобы задать себе темп и знать, где остановиться.
Что вы в действительности делаете – это устанавливаете сцену для своего успеха. Когда у вас есть время для дел, и когда они у вас в календаре или в очереди, то вы можете сконцентрироваться нам том, что стоит перед вами с большей уверенностью, ясностью и убеждением, зная то, что вы делаете лучше, чем вы можете. Вы также можете эффективно расставить приоритеты с ДОЛЖЕН, СТОИТ и МОГУ.
Вопросы, которые помогут вам
Здесь приведены некоторые вопросы, которые я нахожу полезными в качестве контрольной точки:
• Чего вы хотите достичь?
• Это имеет значение?
• Как это важно?
• Каков будет результат?
• Какое лучшее действие необходимо выполнить?
Вы также можете сверить свои действия с Большой Картиной и тем, чего вы хотите достичь. Это всего лишь стартовая точка и вы захотите создать и проверить свои собственные вопросы, чтобы посмотреть, что сработает для вас.
Подводя итог
Давайте вернемся назад и сделаем обзор того, чему мы научились в течение «30 дней достижения результатов» и как это подходит к вам:
1. Вы можете использовать «Правило Трех», чтобы избежать перегруженности.
2. Вы - автор своей жизни, и вы можете написать свою историю, один момент или один день за раз.
3. Вы можете использовать три истории, которые продвинут ваш день и зажгут ваш день, соединив их с вашими ценностями (Ежедневные Результаты).
4. По понедельникам вы можете использовать три истории, чтобы продвинуть свою неделю (План на неделю).
5. По пятницам вы можете использовать Пятничный Обзор, чтобы отпраздновать свои победы и найти шаблоны своего личного успеха.
6. Вы можете записать то, что важно использовать в вашей жизни, используя Сферы Влияния для того, чтобы создать значимую карту.
7. Вы можете избавиться от дел с умом… больше соломинка не сломает спинку верблюду.
8. Вы можете создать пространство в своей жизни, чтобы обновиться и перезарядиться, установив границы и буфера.
9. Вы можете разгрузить свои мозги, чтобы освободить свой ум.
10. Вы можете устанавливать приоритеты более эффективно, используя ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ И МОГУ.
11. Вы можете чувствовать себя сильным всю неделю, проводя больше времени на своих сильных сторонах и меньше времени на слабых.
12. Вы можете создать гладкую дорожку, чтобы упростить свой день и сделать свои ежедневные дела безо всякого трения.
13. Вы можете анализировать и быть более продуктивным в любом сценарии, используя Продуктивные Личности.
14. Добавив очередность в ваш набор сейчас, вы получаете простую умственную модель для выполнения входящих дел более эффективно.
Использование Agile Results для написания вашей истории
Agile Results - это простая система для действенных результатов, которую вы можете использовать для вашей поддержки на всю жизнь, неважно, что вы будете делать.
Прелесть состоит в том, что это не только просто и доказано, что она работает… это то, что вы получаете каждый день новый шанс начать с чистого листа.
Каждый день вы просыпаетесь с другим шансом задать вопрос: «Какие три дела я хочу на сегодня?» и, таким образом, вы пишете свою историю, один день за раз.
Ваше задание
1. Когда на вашем пути встает какое-то дело, то примените к нему очередность и решите либо выполнить его, либо поставить его в очередь, либо запланировать его, либо делегировать его.
2. Примените очередность к своей кипе дел, чтобы уменьшить ее размер.
День 14 - Выделите время для того, что важно
«Вещи, которые значат больше всего, не должны быть во власти вещей, которые значат меньше всего» - Гёте
Ваша цель
• Найти время для того, что важно. Проводите время на том, что действительно важно в ВАШЕЙ жизни и проводите меньше на том, что неважно. И как говорит мой друг «время - это все, что у нас есть».
