Формально можно разбить все на части и относить в список дел задачи «Написать план
презентации», а потом, когда план сделан, «написать введение», «написать первый раздел», «…
второй» и т.д. Это не так хорошо работает, как хотелось бы.
Над планом нужно подумать. Чаще всего, это получается, когда гуляешь, едешь на работу или
сидишь в бездействии, то есть, можешь сосредоточиться на предмете и генерировать ассоциации.
Так что ставить себе задачу «Открыть документ и придумать план» не практично. Равно, как и
задачу «подумать над предложением Васи». Нельзя просто так взять и подумать по команде. Для
этого должен быть настрой.
Лучше всего работает такой подход. Поставьте задачу перечитать, пересмотреть что-то, что может
«разогнать» воображение. Составляете договор, - поставьте задачу «открыть и перечитать проект
договора»; готовите презентацию – пишем «открыть и прочесть главу такую-то» из книги по этой
теме.
Делайте так и мысли «попрут» так, что только успевай записывать!
Задание 4
Переформулируйте все задачи в элементарные действия.
Проекты
То, что я называю категориями («Today», «Tomorrow», «Next», «Scheduled», «Someday», «Waiting») по сути – метки, которыми мы маркируем задачу по отношению ко времени. Задаче нельзя
присвоить одновременно две временные метки, потому что она не может быть и важной и не
важной одновременно (как не может быть сделана одновременно и завтра и через неделю).
Зато, помимо временных, можно присваивать и другие метки, отмечая ими принадлежность к
цели или проекту.
Вторая по важности группа меток или, как они называются в некоторых таск-менеджерах, тегов, это проекты.
Мозг хранит информацию с помощью тегов12, присваивая безымянным объектам качественные
признаки. Здесь – похоже. Задача может иметь сколько угодно (лишь бы было удобно) меток, за
исключением правила, которое касается принадлежности ко времени.
Под меткой проекта группируются задачи, выполняемые ради одной цели. На алгоритме нет
ветвления ниже временных категорий, потому что теперь каждый волен присваивать делу любые
метки, ориентируясь на свою специфику и удобство.
Дополнить алгоритм очень просто. Достаточно дописать вопросы. Например, «К какому проекту
относится это действие?».
Проекты рекомендуются потому, что без них сложно сделать обзор задач по целям. Поэтому, если
вы можете сгруппировать дела не только по времени исполнения, но и по целям, сделайте это.
Проекты могут быть любого уровня. Мелкие, крупные, важные, второстепенные – любые. Лишь
бы они давали представление о том, что происходит в данный момент, показывая только те
задачи, что к ним относятся.
Группировка по временным меткам – необходимый уровень, без него система не работает.
Объединение проектов под тегами - шаг, востребованность которого каждый определяет сам. Как
я уже сказал, цель этого – показать все дела одной цели. Это нужно для планирования, речь о
котором пойдет в параграфе «Обзоры и планирование».
Системой можно пользоваться и не используя проекты. В этом случае, она ненамного отличается
от структурированного хранилища напоминалок, которые сформулированы для легкого
считывания. Тем не менее, это вполне рабочий уровень, которого хватает большинству
исполнителей.
Для руководителей его обычно уже мало. Группировка задач по проектам и другим тегам
становится необходимой, без нее сложно планировать и трудно получить представление о том, что происходит на данный момент.
Если вы используете систему без обзора задач по проектам, то вы только реагируете. Вы хорошо
справляетесь с большим потоком данных, проворачиваете много работы, но и только. Для тех, кто
хочет взять жизнь в свои руки, нужно регулярное планирование, которое невозможно без обзора
дел по проектам.
Вы можете не пользоваться никакими тегами (категориями), кроме временных и проектных, потому что они отвечают за 99% вашей эффективности. Остальное – фишки.
Задание 5
1. Создайте теги с названиями открытых проектов. Используйте названия БОЛЬШИМИ
БУКВАМИ. Это удобно и бросается в глаза.
2. Пройдите задачам и разнесите их по проектам
12 Tag (тег) – метка
Контексты и прочее
Следующий шаг, который рекомендуется в GTD – создание контекстных категорий (меток). Как
понятно из названия, они объединяют все дела, касающиеся какого-то контекста. Например, метка «Дома» содержит все, что запланировано сделать дома, а метка «В машине» то, что можно
сделать за рулем13.
Пока что мне не встречались случаи активного применения контекстов. Поэтому не скажу, что их
обязательно стоит ввести и сгруппировать дела еще и под них.
Особняком стоят метки, объединяющие типовые действия. В классике тайм-менеджмента
поощряется выполнение одинаковых дел потоком, пакетами. Взялись писать – пишите, звонить –
звоните. Это не лишено оснований.
Для того, чтобы сгруппировать дела по типу, тоже можно завести теги. Например, тег «Звонки».
Которым удобно пользоваться, если стоишь в пробке или бесцельно ждешь приема у врача.
Выбираете все дела под меткой «Звонки» и расправляетесь с ними разом.
Иногда оправдано ввести именные метки. С фамилиями тех, кому отдано поручение. Это удобно
для обзора и планирования проектов – выбираете имя и смотрите все, что поручено или нужно
поручить сотруднику: выбираете теги «Филиал на Украине» и «Вася» и можете посмотреть то, что
по этому проекту должен сделать Василий. Очень удобно.
Если заводить метки по именам лень, тем более что их может быть слишком много, можно
пользоваться поиском по задачам, используя имя исполнителя в качестве запроса. Так
можно вывести все задачи с этим исполнителем (если вы будете писать имя везде
одинаково) или можно выбрать какой-то конкретный проект и сделать поиск только в
задачах под ней.
Анонимным гением под псевдонимом «Вася Кислый» предлагается формулировать
задачи, в которых фигурирует другой человек, начиная их с его имени. Например:
«Андрею – позвонить, поручить создать сайт.» или «Андрею – позвонить, спросить, создан
ли сайт?».
Список ожидания – как контролировать поручения
Не всегда понятно, как контролировать поручения или поступать с тем, что от нас не зависит.
Например, что занести в таск-менеджер, если мы чего-то ждем. В ряде источников рекомендуют
«Список ожидания», в котором лежат задачи «Получить ответ от Андрея» но это - плохое
решение.
Я категорически против «Списка ожидания» так как мы перестаем быть причиной и становимся
ожидающей стороной. Ждем, ждем, а кто-то все не пишет и не делает того, что должен. Удобно, не спорю. Но где эффективность?
13 Интересно, много людей, которые могут много всего разного сделать за рулем, даже в пробке? Тем не
менее, во множестве источников приводится эта рекомендация.
Когда отдаются поручения или высказываются просьбы, единственно правильным ходом будет
поставить задачу в «Scheduled» или «Waiting», с напоминанием на дату исполнения (лучше чуть
раньше), чтобы проконтролировать ее выполнение. Подчиненные проклянут тот день, когда вы
начнете так делать.
Потому что каждый раз, в назначенное время им придется предоставить обещанное или
«напоминалка» сильно испортит чье-то настроение. Пара случаев и персонал будет отчитываться
в исполнении (или неисполнении) сам, как часы.
Отправили Марине письмо с поручением, которое должно быть выполнено завтра в 15-00 и
поставили себе задачу на завтра на 14-00 «Марине – позвонить, спросить заказан ли номер для
партнеров?».
Это не значит, что каждый раз теперь вы будете спрашивать своих людей за каждый чих. Это
значит, что они скоро привыкнут к тому, что вы никогда и ничего не забываете и будут сами
отчитываться пораньше, чтобы не терпеть вашего звонка с вопросом «ну что?».
Звонки и письма
Лучше идти, чем бежать; лучше сидеть, чем идти; лучше лежать, чем сидеть; и лучше
спать, чем просто лежать.
Пожалуйста, когда речь идет об общении, поступайте наоборот. Лучше позвонить, чем написать
и лучше спросить лично, чем позвонить. Хотя бы потому, что письмо требует больше времени, чем звонок. Не говоря уже о том, что по телефону можно сто раз все уточнить, переспросить, обсудить еще пару мыслей, о которых вы не собирались писать.
Преимущество живого разговора том, что вербально передается только 20% информации, а
невербально – остальные 80%. В личном общении вы за меньший срок и наиболее доходчиво
