Распределите для себя все дни по типам. В течение недели сделайте один креативный день, три-четыре дня для заработка, один буферный день для рутинных дел и один день отдыха. Если для вас один день в неделю для креатива слишком часто, то сделайте себе пять дней для заработка денег, один день для рутины и один выходной день.
Когда я узнал эту структуру от Андрея Парабеллума и начал распределять свои дни подобным образом, то вздохнул полной грудью, потому что все дела у меня расписаны по дням. На рабочем столе у меня лежит блокнот, в который я записываю все, что нужно сделать в какой-то определенный день. И когда этот день настает, то я делаю то, что уже запланировано.
Составляя дневной план, вы утверждаете его накануне вечером. Например, перед вами стоят определенные задачи, которые к завтрашнему дню не подходят. Предположим, что вам нужно помыть квартиру, а завтра у вас день заработка. Генеральную уборку вы завтра делать не будете, а переносите ее на буферный день. В течение нескольких дней вы копите дела на завтра и вечером их утверждаете.
Классификация и упорядочивание всех действий
Ни один человек не способен справится со всеми делами враз, которые необходимо или хотелось бы сделать. Довольно широко распространено мнение, что нужно безотлагательно делать все то, о чем вы узнали. Но если честно посмотреть себе в глаза и вспомнить тот день, когда вы занимались всем подряд, то можно увидеть, что какой-то серьезной пользы от этого дня вы не получили. 99 дел из 100 вы могли перенести на другой день, уделив им большее количество времени и делая их более осмысленно.
На самом деле, важная задача требует незамедлительного исполнения лишь в редких случаях, а все остальное может подождать своего правильного распланированного времени. Вы можете прочитать какую-то книгу, пообщаться с детьми, придумать новую технологию, помочь друзьям или родителям, написать давно задуманную статью. Но это вы должны сделать не когда-нибудь, а в четко распределенные дни: креативные, буферные, для заработка или перезагрузочные.
Иногда бывают какие-то срочные дела, которые требуют немедленного исполнения, и эти дела вы назначаете первостепенными в то время, когда вы можете ими заняться. Естественно, что в какие-то дни срочные дела нарушат ваш распорядок, но форс-мажоры каждый день не случаются. Распределяйте правильно свои приоритеты и концентрируйте внимание на основных делах.
Для того чтобы вам проще было распределять свои дела, разделите свой день на 4 блока: утренний, дневной, вечерний и перед сном, а дела разделите по важности на 4 типа А, В, С, D.
А) Дела важные и срочные
К важным и срочным делам относится горящий проект или какая-то критическая ситуация. Это дела, у которых жестко ограничены определенные сроки внедрения, и их нужно сделать не позднее завтрашнего дня.
В) Дела важные, но несрочные
Важные и несрочные дела направлены на перспективу. Например, вам нужно прочитать книгу по вашей специфике или наладить отношения с людьми. Это важно, но не срочно. Вы также можете проводить какой-то анализ, планировать цели. Без этих дел вы не сможете развиваться, не сможете выполнять определенные задачи, поставленные перед вами. Но эти дела однозначно могут дождаться своего часа.
С) Дела неважные, но срочные
Это дела не так важны, но их нужно сделать срочно. Например, к вам пришли внезапные покупатели, или банк вам прислал перерасчет вашего кредита, и вам нужно к ним съездить, чтобы забрать бумаги. Другими словами, вы не рассчитывали на эти дела, они неважные, но выполнить их нужно срочно.
D) Дела неважные и несрочные
Неважные и несрочные дела – это та самая рутина, которая поглощает время. Также сюда можно отнести и развлечения.
Итак, исходя из классификации, вы распределяете в блоки все свои дела, которые выписали на какой-то определенный день. Понятно, что большинство людей сами решают, когда и что делать, но важные и срочные дела лучше всего выполнять утром, пока остальные окружающие вас люди находятся на своих рабочих местах и адекватно соображают.
Далее, днем вы выполняете важные, но несрочные дела, вечером неважные, но срочные, и перед сном неважные и несрочные. Дневной блок можно поменять местами с вечерним блоком в зависимости от обстоятельств. Точно так же по этой классификации распределяйте дела по дням. Например, в дни перезагрузки вы позволяете себе развлекаться, клиентов обслуживаете в дни заработка, работаете над новым проектом в креативный день, а уборку дома проводите в буферный день.
Когда вы начнете распределять все свои дела по дням и по блокам, то вы поймете, что все не так проблематично, и вы можете успеть сделать на порядок больше дел, нежели успевали вчера или позавчера.
Распределение дел по эффективности
Дела, которые приносят вам деньги, вы должны распределять по эффективности.
1. Дела, которые не приносят или тратят ваши деньги
Такие дела портят ваше здоровье и отнимают у вас время. Вы можете просто лежать на диване и смотреть телевизор, вы можете заниматься шопингом или развлекаться. Эти дела не приносят вам никакой эффективности.
Минимизируйте все дела, которые не приносят вам денег и отнимают у вас время. Понятно, что без отдыха человек не может жить, и один из лучших видов отдыха – это поменять род деятельности. Просто переключитесь на что-нибудь другое.
2. Дела, которые приносят до N рублей в час
Число N не превышает стоимость 5 часов. Для того чтобы его высчитать, нужно взять свой месячный заработок и разделить его на 720 часов. Предположим, что в месяц вы зарабатываете 72 000 рублей. Если этот заработок разделить на 720 часов, то получится, что в час вы зарабатываете 100 рублей. Если 1 час =100 рублей, то N = 500 рублей.
Если какие-то дела приносят вам меньше N рублей в час, то старайтесь их не делать, а отдавайте их на аутсорсинг. Передавая дела на аутсорсинг, вы удивитесь, сколько людей готовы будут сделать эти дела дешевле, чем вы. Многие люди сделают эти дела не за 500 рублей, а за 200, 150, или 100 рублей. Очень важно, распределяя свое время, распределять дела по значимости. Приучайте себя не делать дешевые дела.
3. Дела, которые приносят 2N, 3N… 10N рублей в час К данному виду относятся дела, которые приносят основные доходы. Вот ими и надо заниматься, уделяя эти делам все свое основное время. Если вы минимизируете дела, которые вам не приносят денег, и отдадите на аутсорсинг то, что приносит вам копейки, то, по самым скромным подсчетам, вы освободите для себя 20–30 % личного времени.
Освобожденное время вы можете потратить на дела, которые приносят вам доход 2N, 3N… 10N рублей в час. Уделив основное время делам, приносящим основной заработок, вы реально резко повышаете свои доходы.
4. Дела, которые приносят креативную ценность Дела, приносящие креативную ценность, не дают вам сегодня ощущения денег в кармане. Однако эти дела работают на длинное плечо и приносят самые большие доходы. Например, когда я готовлю какой-то тренинг, я трачу на подготовку множество своего времени и времени своих помощников. Любая подготовка денег мне не приносит, но дает возможность в определенное время провести определенный тренинг и заработать основные свои деньги.
Дела по созданию большой ценности являются самыми главными. Создав ценность, вы отдаете ее миру, помогаете ему, и за это мир возвращает вам свою благодарность. Это работает на длинное плечо.
Итак, дела делятся по категориям:
– дела, которые ничего не приносят;
– дела, которые приносят копейки, и их нужно отдавать на аутсорсинг;
– дела, приносящие основной заработок;
– дела, которые являются инвестициями в будущее.
В роли инвестиций могут выступать ваши знания, умения, навыки, ваше имя, ваш бренд. Это то, что делает из вас высокодорогостоящий товар.
Исходя из двух систем классификаций дел, составьте себе свой распорядок дня и недели, и уже через неделю вы почувствуете, насколько вам стало проще жить и насколько легче стали выполняться дела.
Ежедневный финансовый контроль
Ежедневный финансовый контроль должен быть встроен в ваш распорядок дня, потому что без финансового планирования невозможно изменить свою жизнь. Существует так называемая система Hawanedo, которая базируется на 4 этапах: имею, хочу, нуждаюсь, делаю.
1. Имею
Умейте определять доступные вам на сегодняшний день финансовые ресурсы. Умейте расписывать свои доходы и расходы. Вы должны знать, что вы реально имеете на сегодня, что к вам приходит, что уходит.
2. Хочу
Задайте себе вопрос: какие у вас есть финансовые дели? Что вы хотите изменить в течение месяца, трех месяцев, полугода, года? Регулярно ставьте себе финансовые цели и регулярно их корректируйте.
3. Нуждаюсь
Вы должны выбрать вариант действий для достижения финансовой цели и определить пути по изменению своих финансовых доходов. Распишите поэтапно, что вы должны сделать, чтобы достичь цели.
