Ольга Азарова - Я Вам пишу... Деловые и личные письма по-английски и по-русски

We thank you for your letter of April 30, in which you enclosed your latest price list and catalog.

We are sure that the quoted terms, including a 12% trade discount are acceptable, and our visit to your display at the EXPO-2004 in Hannover convinced us that the «Thinking Screen» will satisfy our requirements.

We therefore send our official order form No 123-ASD for 50 «Thinking Screens».

We suggest that payment should be done by Documentary Credit. We will instruct our bank to open a Documentary Credit in your favour. The terms are CIF Moscow, and your own bank will inform you of the type and number of documents required.

This order is subject to delivery before August 31, 2004 and we reserve the right to cancel the order and/or return the goods at your own risk and expense at any time after that date.

We look forward to receiving our order and doing further business with you in future.

Yours sincerely,

Пример 3. Заказ компьютеров и периферии.

Dear Mr. Chau-chau

Your quotation from September 29, 2004

Referring to your offer from September 29, 2004, we are pleased to place the following order with you:

30 Personal Computers PC-Fentium6,

30 Computer Screens Type «Magic Rainbow»,

30 Keyboards Type «Ergonomic-5,

30 Mouses Type «Wireless & Fast».

We enclose an official purchase order form for the mentioned above hardware.

The order will call for a Pro-Forma invoice, which should include full details of descount, freight and insurance.

We would like to point out that delivery is to be effected no later than October 18, 2004.

We are relying on you to see that this order is executed promptly and in accordance with our instructions.

Yours sincerely,

Encl.

Для таких писем тоже существует стандартный план:

1. Выразите благодарность за заказ продукта.

We thank you for your order 123– ASD for 50 Off Road bicycles, which we received today.

Спасибо за Ваш заказ 123– ASD на 50 внедорожных велосипедов, который мы получили сегодня.

Thank you for your order of 21st May for 50 Off Road bicycles….

Спасибо за Ваш заказ от 21 мая на 50 внедорожных велосипедов.

I am writing you concerning your order, No 123– ASD, which you placed four weeks ago.

Я пишу Вам по поводу Вашего заказа No 123– ASD, который Вы сделали 4 недели тому назад.

We thank you for your order, which we acknowledge as follows…

Мы благодарим Вас за Ваш заказ, который мы подтверждаем следующим...

2. Подтвердите возможность поставки, размеры скидки, другие важные условия сделки, особенно если по ним были разногласия.

We are glad to confirm that we can supply the above order.

Мы рады подтвердить, что готовы выполнить вышеупомянутый заказ.

We can confirm that we are able to supply the above order from stock.

Мы рады подтвердить, что готовы отгрузить со склада… согласно вышеупомянутому заказу.

We do confirm a 15% trade discount…

Мы подтверждаем, что предоставляем Вам 15% торговую скидку...

4. Укажите, что отгрузка товара будет произведена, как только банк даст подтверждение об оплате заказа. Сообщите об отгрузке товаров, если она уже произведена. Обратите внимание заказчика на важные подробности, которые могут быть полезными.

The goods will be dispatched on receipt of...

Товары будут отгружены по получению...

We will send items immediately as soon as we have received...

Мы немедленно отгрузим (вышлем) товары, как только получим...

We are pleased to inform you that the goods have today been dispatched by air.

Мы рады сообщить Вам, что товары были отправлены сегодня самолетом.

We assure that your instructions will be carefully observed.

Мы заверяем, что Ваши требования будут выполнены должным образом.

We are pleased to advice you that...

Мы рады сообщить Вам, что...

We would like to advice you that your order has been shipped on the SS Baltika and should reach you within next ten days.

Мы бы хотели сообщить Вам, что Ваш заказ был отгружен на судно Балтика и должен поступить к Вам в течение следующих 10 дней.

Could we ask you to please confirm the safe arrival of the goods?

Пожалуйста, подтвердите благополучное прибытие груза (товаров)!

Не могли бы мы попросить Вас подтвердить благополучное прибытие груза (товаров)?

5. Стандартное окончание письма с надеждой на совместный бизнес в будущем.

We look forward to hearing that your order has arrived safely and to doing business with you in future.

Мы надеемся, что груз прибудет благополучно, и мы будем успешно работать вместе в будущем.

We trust that this first order will lead to further business.

Мы надеемся, что этот первый заказ станет началом взаимовыгодного сотрудничества.

5. Ваша подпись, имя, должность.

Пример 1. Подтверждение получения и готовности выполнить заказ с указанием сроков отгрузки.

Dear Mr Sinatra

Your order (No123-ASD) for 50 Off– Road bicycles

We thank you for your order for 50 Off– Road bicycles, we received today.

We are glad to confirm that we can supply the above order from stock, and we enclose a pro– forma invoice for the goods, CIF Toronto.

The order will be dispatched as soon as we have received confirmation of your Documentary Credit from National Credit Bank in Moscow. We have already contacted our forwarding agent to make arrangements for the transportation of the goods, and we assure you that we can meet your delivery deadline of July 31, 2004.

We look forward to hearing of the safe arrival of your order and to doing business with you.

Yours sincerely,

Пример 2. Подтверждение отгрузки заказанных велосипедов с приложением инвойса.

Dear Mr Sinatra

Your order (No123-ASD) for 50 bicycles

We are pleased to acknowledge your order and inform you that the goods have today been dispatched by air. Further detail such as packing and terms for payment can be found in our invoice No 56-Ca39 enclosed in duplicate.

We look forward to receiving your payment by bank transfer or check.

Could we ask you please to confirm the safe arrival of the goods?

Sincerely,

Encl: invoice

Пример 3.

Dear Mrs Smith

Your order (No123-ASD) for 50 «Thinking Screens»

We thank you for your order, No123– ASD, for 50 «Thinking Screens», which we received yesterday. We are glad to hear that you were impressed with the demonstration given by Mr Sonin.

We are pleased to be able to confirm that we can supply the order from stock, and we enclose a pro-forma invoice for the goods, CIF Vancouver.

The goods will be dispatched when our bank confirms the Documentary Credit. You may rely on us to carry out the instructions in the Documentary Credit in full, and we can assure you that the goods will be delivered before 1 July, 2004.

We look forward to hearing from of the safe arrival of your order and to getting further orders from you soon.

Sincerely yours,

Упражнение 5. Отказ от выполнения заказа из-за отсутствия товара.

Ниже приведен текст ответа на полученный заказ. Текст письма разбит произвольным образом. Пользуясь приведенным выше планом составления таких писем, составьте буквенную формулу реального письма.

Dear Mr Hopkins

b. You ask for immediate delivery. We are very sorry to inform you that these CD-ROMs are not available at the moment.

c. However, we are in the process of publishing a new series in the end of September. Please find attached our current catalogue and price list.

d. Yours sincerely,

f. Your order N12345 for 50 CD-ROMs «Business Letters»

a. Thank you for your order from August 20, 2000 for the software «Business Letters».

Правильный ответ: f, a, b, c, d.

Ниже приведен восстановленный текст письма.

Пример 4. Отказ от выполнения заказа из-за отсутствия товара.

Dear Mr Hopkins

Your order N12345 for 50 CD-ROMs «Business Letters»

Thank you for your order from August 20, 2000 for the software «Business Letters».

You ask for immediate delivery. We are very sorry to inform you that these CD-ROMs are not available at the moment.

However, we are in the process of publishing a new series in the end of September. Please find attached our current catalogue and price list.

Yours sincerely,

Оплата инвойса

Пример 5. Письмо об оплате инвойса.

Dear Mrs Murphy

In payment of your invoice we enclose a check for $ 25’000 (twenty five thousand) on the National Credit Bank of Moscow. We would be very grateful if you could send us an official receipt.

May I take the opportunity to thank you for delivering the goods just in time. We are satisfied with the quality of your goods and would be interested in doing business with you again.

Sincerely yours,

Encl: invoice

Письма с жалобой по поводу продуктов, сервиса, доставки и пр. принадлежат к категории наиболее трудных писем. Цель письма-жалобы не просто «выпустить пар», а получить компенсацию за невыполнение деловых обязательств. План письма-жалобы можно представить в следующем виде.

1. Объясните, по какому поводу вы жалуетесь, опираясь на фактический материал (даты, суммы, номер заказа и пр.).

I am writing to you to complain about the service….

Я пишу Вам, чтобы пожаловаться на сервис, (предлагаемый)...

I am writing to you with reference to the mentioned above safari, which you organized.

Я обращаюсь к Вам по поводу вышеупомянутого сафари, которое организовывала Ваша компания.

I have received your invoice No 4354-AZ for $1467 but noticed that a number of errors have been made.

Я получил(а) Ваш инвойс 4354-AZ на $1467, в котором, однако, отметил(а) ряд ошибок.

We received the consignment of Super Candy as per our order NNNNN from DDMMYY, and regert having to make the following complaint.

Мы получили груз Super Candy, согласно нашему заказу NNNNN от DDMMYY, и, к сожалению, должны заявить следующую рекламацию.

2. Объясните ваш резон для жалобы, сравнивая обещанные деловые обязательства (услуги, сервис, выполнение заказа и пр.) и реальные обстоятельства.

Unfortunately, the reality was very different.

Однако в действительности все оказалось совсем по-другому.

I regret to inform you that….

Мне очень жаль, однако я должен сообщить Вам, что...

We regret to inform you that we were no at all satisfied with your service.