В подавляющем большинстве содержимое ящиков – это всевозможные бумаги. В одном из них могут храниться канцелярские принадлежности. Еще у меня рядом с компьютером в ящике в специальном органайзере хранятся провода, которые необходимы для подключения к нему различных устройств. Внимательно перебираем ящик с канцелярскими принадлежностями, проверяем все ручки, маркеры и фломастеры и выбрасываем нефункциональные. Так же поступаем со всякими там обломками стиральных резинок, сломанными степлерами и дыроколами. Ящик потрошим до основания. Скорее всего, рассыпанными внутри, можно будет найти немало различных мелочей – скрепок, скобок и прочих крепежей: сортируем их по коробочкам. Точно так же внимательно я просматриваю свой органайзер с проводами и выбрасываю оттуда все те, которые уже не функциональны либо ни к чему не подходят, так как само устройство больше не используется.
После того, как ящик опустошился, протираем его, даем время просохнуть, ставим на место и раскладываем все по местам. То, что находится в употреблении реже, например, степлеры и дыроколы, можно запихнуть вглубь ящика, а то, что используется чаще – ручки и маркеры – кладем с самого его края, чтобы при необходимости, просто протянув руку, можно было достать этот предмет.
2. Сортировка бумагДля меня он представляется самым сложным. Периодически убирая поверхность стола, для создания визуальной чистоты впопыхах мы можем напихать в ящики с бумагами все нужное и ненужное. Кроме того, если эти ящики разбираются нечасто, то огромное количество бумаг, скопившихся там, просто за сроком давности потеряли свою актуальность и создают хаос, затрудняя поиск нужных.
Без всякого сожаления избавляемся от старых номеров газет, информация в которых нам когда-то представлялась ценной, но мы не обращались к ней вот уже несколько лет. Точно так же поступаем с красочными модными журналами надцатилетней давности. Каким бы соблазнительным ни казался их лощеный глянец и пестрые картинки, вряд ли в журнале, который выпущен три года назад, вы еще будете искать какие-нибудь модные тенденции.
Приступаем к сортировке и разборке самих бумаг. Удобнее и рациональнее хранить бумаги по категориям в отдельных папках разного цвета. Например, в синей папке – рабочие документы, в красной – бумаги, связанные с ведением домашнего хозяйства, в зеленой – финансовую документацию и т. д.
Секретный приемПри сортировке документов пресловутое «авось пригодится» возникает в голове очень часто. Поэтому, чтобы отсеять лишние сомнения по вопросу их нейтрализации или сохранения, можно подключать не только здравый смысл, но и так называемый «тест карандашных точек».
Всякий раз, когда вы берете в руки какую-либо бумагу для использования, ставьте в уголке простым карандашом точку.
А когда через год или другой промежуток времени будете проводить ревизию или сортировку ящика со своими документами, первыми на выброс стоит рассматривать те, на которых нет ни одной точки.
Если у вас все же осталось определенное количество бумаг из категории «вдруг пригодится» – заведите для них отдельную папку, назвав ее, например, «Архив», и пересмотрите ее через несколько месяцев. Для документов, которые не подходят ни под одну из имеющихся у вас категорий, можно создать отдельную папочку «Разное».
Секретный приемНе забывайте, кстати, что многие документы можно отсканировать или сфотографировать и хранить в электронном виде в компьютере, а если понадобится, быстро распечатать. Это позволит без сожаления избавиться от оригиналов.
Только внимательнее присматривайтесь к документу – действительно ли можно выбросить оригинал или его придется потом долго и упорно восстанавливать?
В том случае, если вы занятой человек и бумаг у вас огромное количество, для удобного хранения и быстрого нахождения можно завести глубокий ящик и держать их вертикально, вверх корешками, на которых подписана категория или название документа.
Еще один неплохой вариант для хранения и сортировки бумаг домашнего офиса – настенный карман. В нем можно размещать самые актуальные из них на текущий момент. Таким образом, при ежедневной уборке пропадет необходимость быстрого запихивания в ящики всего того, что находится на столе. Можно все текущие бумаги складывать в карман, а потом уже, при появлении свободного времени или в конце каждой недели, сортировать по папкам.
При уборке в ящиках стола не забываем про бумаги, которые могли скопиться на поверхности. Их тоже разбираем и сортируем по папкам. Когда ящики опустошатся – протираем.
3. Уборка поверхностиНеобходимо со всей тщательностью протереть пыль не только на самом столе, но и под монитором, принтером и прочей техникой, которая тут имеется. Вряд ли при еженедельных уборках у нас доходят сюда руки. Специальными средствами почистить экран монитора и не забыть про его заднюю поверхность. Точно так же протереть поверхность принтера, при помощи ватных палочек почистить пазы, где могла скопиться пыль.
Если на вашем рабочем столе есть статуэтки и фотографии, то генеральная уборка – отличный повод их помыть и почистить. Я – сторонник минимализма во всем, а на рабочем месте – особенно, поэтому таких прибамбасов здесь не держу.
Отдельный и весьма сложный вопрос – чистка клавиатуры. Если присмотреться, между кнопками собирается огромное количество мелкого мусора, да и сами они от постоянного стучания пальцами находятся далеко не в идеально чистом состоянии. Сразу скажу, что вынимать кнопки для чистки – совершенно не вариант, потому что поставить их обратно весьма проблематично. Есть шанс провести за этим занятием не один час. Как мне кажется, вполне приемлемо просто перевернуть клавиатуру, хорошенько ее потрясти и постучать по ней, чтобы возможный мусор оттуда вылетел, а потом поверхность кнопок аккуратно протереть влажным диском, смоченным в спирте, между кнопками провести ватной палочкой, которую тоже можно немного смочить в спирте. Но так, чтобы никакой жидкости из нее при этом не выделялось, иначе вы рискуете остаться без клавиатуры.
Системный блок – это просто огромный пылесборник. Хотя чистить его несколько проще, чем клавиатуру. Достаточно открутить несколько болтиков на боковой стенке, снять ее и аккуратно пройтись пылесосом по внутренностям. Наружные поверхности, естественно, протереть влажной тряпкой.
Не забываем про боковые части стола, подставку для системника и прочие составляющие конструкции.
4. Чистка компьютераОстался еще один этап, который нельзя проигнорировать при уборке этой зоны, раз уж процесс у нас генеральный. Внешне мы его уже отмыли и облагородили, осталось привести в порядок внутреннее состояние. Забавно, но ненужных, захламляющих пространство документов и файлов на компьютере может скопиться гораздо больше, чем на самом столе и в ящиках, ведь объем компьютерного пространства несравнимо больше, а оценить визуально скопившийся там бардак мы не можем.
Когда становится очевидным, что в ящик стола мы физически не сможем больше ничего запихнуть, то, хочешь – не хочешь, приходится проводить ревизию. А вот в компьютерных папках можно хранить непомерно большое количество файлов, которые вроде как и беспорядка никакого не несут, но, тем не менее, сильно затрудняют или делают вообще невозможным поиск нужных материалов.
• Чистку компьютера можно начать с рабочего стола: рассредоточить все иконки на нем по группам, например, все ярлыки, которые связаны с работой, определить в правый верхний угол, все, что связано с хобби, – в левый верхний и т. д.
Вообще держать на рабочем столе огромное количество файлов и ярлыков – не советую, в нужный момент вы рискуете совсем в них потеряться.
• Все документы и рабочие материалы по такому же тематическому принципу, как и в бумажном варианте, нужно распределить по определенным папкам, не забывая давать им четкие названия, которые ясно говорят об их содержании. Потому что в ситуации, когда все папки носят название из разряда «Новая папка1», «Новая папка2», «Новая папка3», разобраться невозможно даже виртуозу.
• В отличие от бумажных документов, компьютерные папки позволяют создавать не только тематические, но и подтематические звенья, содержащие внутри себя пусть даже только один документ. Пространство таким образом нисколько не захламляется, а поиск облегчается.
• В виртуальном рабочем месте так же важно без сожаления избавиться от всякого хлама, что впоследствии значительно упростит работу с файлами и облегчит жизнь.
