Рис. 23. Движения рукой при чтении узких колонок текста
Упражнение № 45
Материалы: газета, которую вы еще не читали; карандаш и ручка или две ручки разного цвета; бумага; устройство для контроля времени.
1. Выберите для чтения любую новостную заметку. Убедитесь, что это не тематическая статья (такая статья актуальна на протяжении нескольких дней после публикации, тогда как новостная — только в день выхода газеты в печать).
Используя подчеркивающее либо зигзагообразное движение рукой, выполните предварительный просмотр, прочтя только первые два или три абзаца. Засеките время.
2. Начните составлять схему запоминания, написав на ней тему заметки.
Журналисты обычно уже в начале статьи дают вам ответы на вопросы «кто?», «что?», «где?», «когда?», «почему?» и «как?». Структура вашей схемы запоминания может выглядеть соответственно.
Внесите время, потраченное на предварительный просмотр, в отчет о прогрессе.
3. Прочтите всю новостную статью или ту ее часть, которая представлена на данной странице.
Засеките время, которое на это потратили.
4. Используя ручку другого цвета, дополните схему запоминания.
5. Внесите время, потраченное вами на чтение, в отчет о прогрессе.
6. Повторите шаги 1–4 еще с тремя статьями.
Когда вы закончите, сравните количество информации, полученной при предварительном просмотре и при чтении статьи целиком. При этом обязательно примите во внимание разное количество потраченного времени.
Заметили ли вы, что после первых нескольких абзацев информация становится менее важной? А то, что ближе к концу заметки появляется все больше ненужных фоновых сведений?
Исходя из цели вашего чтения, какая часть новостной статьи представляет для вас интерес? Стоит ли вам продолжать чтение, выполнив предварительный просмотр? Стоит ли увеличивать скорость после окончания предварительного просмотра? В какой момент следует ее снизить? Все эти вопросы должны неизменно сопровождать чтение газеты. Чтобы научиться эффективному чтению, важно понимать, что можно пропустить, где увеличить, а где уменьшить скорость.
Чтобы завершить работу на сегодня, перейдите к тренировочным упражнениям для шестой недели обучения.
Глава 33
Не теряйте время впустую, читая рабочую почту
Для многих людей одно только ознакомление с ежедневными рабочими материалами составляет большую часть их обязательного чтения. Некоторые топ-менеджеры тратят на это по четыре часа в день. Исследование, проведенное Гарвардской школой бизнеса, показало, что чем выше руководящий сотрудник продвигается по служебной лестнице, тем больше ему приходится читать.
Ежедневные рабочие материалы — письма, газеты, журналы, отчеты, а теперь еще и электронные письма — ставят перед читающим сложную задачу, так как большая их часть состоит из небольших отрывков, которые обычно сложнее всего быстро прочесть. Будьте осторожны, чтобы избежать главной опасности: не думайте, что, если материал короткий, вы можете прочесть его так же быстро и без использования новых изученных методов. Действительно, если вам нужно прочесть всего одно письмо, то помощь руки не играет существенной роли. Однако если перед вами десяток писем или любой другой объем материалов, стоящий упоминания, то использование всех известных вам приемов скорочтения определенно будет целесообразным. Сэкономив 30 секунд на одном материале, минуту — на другом, вы вскоре начнете читать гораздо быстрее, чем могли себе представить.
Время — одна из немногих составляющих жизни, которые мы не можем ничем заменить. Все мы имеем одинаковое количество часов и минут в каждом дне, и то, как мы их используем, в значительной степени определяет то, насколько мы успешны в жизни, в чем бы для нас этот успех ни выражался. Чтобы работать максимально эффективно, вам следует использовать множество различных приемов, и один из них — ваша недавно увеличившаяся скорость чтения.
Первое правило: работайте с каждым материалом только один раз!
Лучший способ сэкономить время — работать с каждым документом только один раз. Когда вы впервые читаете письмо, сразу же принимайте по нему решение. Если вы не сами отвечаете на корреспонденцию, то ваш помощник может позже ответить в соответствии с вашими инструкциями; а если вы собственноручно набираете письма на компьютере, то лучше сразу же определиться, что написать. Не стоит совершать ошибку — сначала читать письмо, затем вызывать помощника и повторно перечитывать его, чтобы продиктовать свое решение и ответ. Принимайте решение сразу же и записывайте его прямо в ответе на письмо.
Оценивайте важность письма сразу же
Сразу же после прочтения присваивайте каждому письму (мысленно или делая на нем пометки) один из трех уровней важности: 1) приоритетное, 2) важное или 3) может подождать. Если почта относится к первой категории, то есть на письмо необходимо срочно отреагировать и оно имеет первостепенное значение, быстро набросайте ответ или решение сразу же после его прочтения. Если вы отнесли письмо ко второй категории, оно должно быть достаточно важным, чтобы на него так же требовался немедленный ответ или вы могли бы сразу же перенаправить его кому-то другому, кто может на него ответить. Почту, относящуюся к третьей категории, можно временно отложить, и, если вы не хотите сразу на нее отвечать, оставьте это на потом. Вероятно, вы обнаружите, что если такие письма отложить на достаточно длительный срок, то вам вообще ничего не придется с ними делать, кроме как удалить или отложить в папку. Именно такую почту и можно копить до тех пор, пока у вас не появится «больше времени».
Некоторые письма попадают в одну из категорий автоматически. Заказ на покупку должен быть отнесен к первой категории, благодарственное письмо — к третьей, как и большинство предложений о продаже. Запрос о получении информации может быть отнесен ко второй категории, то же самое относится и к большинству отчетов — такие материалы требуют немедленного и быстрого прочтения. Приучитесь классифицировать и присваивать статус рабочим материалам по мере ознакомления с ними и немедленно реагируйте на каждый из них, чтобы не пришлось возвращаться к нему повторно.
Обязательно всегда используйте руку при чтении писем. Несмотря на то что они короткие, но сэкономленные секунды быстро набегают, если вы их читаете в большом количестве. Особое внимание всегда обращайте на цифры, такие как важные даты, стоимость и др., имеющие существенное значение. Они привлекают внимание и указывают на важные части письма. Старайтесь быстро распознавать стандартные места, общие вводные фразы и заключительные абзацы и просто перескакивайте через них.
Упражнение № 46
Материалы: устройство для контроля времени, на котором необходимо будет засечь 20 и 40 секунд; карандаш и бумага.
1. Проставьте на листе бумаги цифры от 1 до 6. Проработайте по очереди каждое из приведенных ниже писем. Прежде всего просмотрите его за 20 секунд. Попытайтесь определить его тип: отчет, предложение о продаже, благодарственное письмо или что-то другое.
2. После предварительного просмотра первого письма запишите, к какому типу оно относится. Если сможете, также присвойте ему уровень значимости (1, 2 или 3).
Если вы можете ответить на письмо уже после предварительного просмотра, кратко набросайте ответ или решение по затронутому вопросу на листе.
3. Если вам нужно все же прочесть письмо, потратьте на это не более 40 секунд. После чтения кратко запишите ответ или решение.
4. Повторите шаги 1–3 со всеми остальными письмами.
KARBON KOPIERS Бульвар Дулус, 1234 Айова-Сити, Гавайи Г-ну Томасу
Компания Maurice Deer
пр-т Шарлотт, 4545
Тускалуса, Кентукки
Дорогой Томми!
Я был очень рад встрече с тобой во время нашего возвращения в Штаты. Мне только жаль, что мы с Джейн не знали, что ты ездил на острова, и мы не смогли принять тебя у нас.
Как мы обсуждали в самолете, компания Karbon Kopiers, несомненно, помогла бы тебе сэкономить деньги при твоих больших объемах копирования. Мы можем предложить цены, которые на треть, а то и больше ниже тех, что ты сейчас платишь за оборудование компании Standard Duplicating Equipment. Мы можем это сделать благодаря уникальной новой системе, которая лишь недавно была выпущена на рынок и позволяет использовать любой вид бумаги, а также требует меньших затрат на производство.
Дай мне знать, если захочешь, чтобы с тобой связался наш представитель. Новая машина настолько популярна, что у нас уже имеется большое количество заказов. Но мы всегда можем зарезервировать несколько штук для своих особых клиентов и друзей. Если тебя это заинтересовало, я свяжусь с нашим представителем в вашем регионе и введу его в курс дела.
