Любую ситуацию следует оценивать индивидуально, из каждой из них можно найти выход — это я вам говорю на основе собственного опыта.
Не всегда решение бывает легким психологически, популярным или простым. Но принимать его придется в любом случае, поскольку никто, кроме вас, этого не сделает. Так что вы должны знать о своих людях все по максимуму. Чтобы успешно управлять подразделением, нужно иметь представление о сильных сторонах каждого сотрудника и резервах его развития, понимать, кто может выступить в роли локомотива, и организовывать учебу для тех, кому она необходима.
Также важно выявить все негативные моменты жизни ваших подчиненных и постараться помочь им справиться с проблемами, чтобы они могли сосредоточиться на работе и более эффективно выполнять свои обязанности. Не забывайте: именно эти люди помогают вам добиться успеха.
Глава 4. Цикл менеджмента
Миновала вторая неделя вашей работы в качестве руководителя подразделения. Вы озвучили планы своему непосредственному руководству, выступили перед подчиненными, пообщались с каждым из них, собрали данные и записали в блокнот. Теперь вы четко понимаете, чем живут ваши сотрудники.
Вы не только составили план текущих задач, но и уже знаете, как выполнить их наиболее эффективно. Наметили план развития каждого сотрудника и подразделения в целом, выявили лучших в тех или иных направлениях, спланировали, как организовать учебу остальных.
Первые основополагающие шаги сделаны. Что дальше?
А дальше мы переходим к циклу менеджмента. Вникнув в суть этого понятия, вам будет проще управлять людьми, ибо цикл — это система.
Наша жизнь системна
Мы с вами сами являемся системой, живем в определенной системе, соответственно, вся наша жизнь тоже системна. И либо мы умеем жить в этой системе и знаем, как управлять разными системными процессами, либо не умеем и, соответственно, управлять ими не можем.
Эта книга даст вам знания и навыки, благодаря которым вы сможете строить свою систему, чтобы она слаженно взаимодействовала с системой более высокого уровня.
Цикл менеджмента состоит из следующих этапов (пяти базовых и двух дополнительных):
1) планирование;
2) постановка задач;
3) мотивация;
4) контроль;
5) сбор и анализ информации;
6) создание морально-психологического климата в коллективе;
7) обеспечение сотрудников необходимыми материально-техническими ресурсами.
Планирование
Оно имеет три основных уровня, или ступени:
1) стратегическое;
2) тактическое;
3) оперативное.
Понимание сути всех трех ступеней позволит вам смотреть не только на один шаг, но и на несколько лет вперед.
https://drive.google.com/file/d/1Nqjxze_EWqv6Rxhr9kPG01NYKMxnk66v/view?usp=drivesdk
1. Стратегическое планирование. Стратегией занимаются руководители более высокого уровня, они предполагают, как будет развиваться компания в течение нескольких лет, следят за макроэкономическими показателями и трендами на рынке. Но вам в любом случае следует быть в курсе стратегии развития вашей компании.
Стратегия имеет горизонт планирования — так же как и следующие две ступени планирования. Горизонт планирования в среднем насчитывает от трех до пяти лет. Поскольку вы сами стратегию пока не разрабатываете, но ваши планы действий и ваши задачи не должны расходиться с общей стратегией компании, вам необходимо понять, куда движется компания, чем она живет и что намеревается делать, чтобы достичь намеченных результатов в ближайшие 3–5 лет.
2. Тактическое планирование. Эта ступень уже имеет непосредственное отношение к вам как к линейному руководителю. Ее горизонт — не более года. На этой стадии вы должны ответить на вопросы:
• что вы будете делать в течение года;
• каких результатов станете добиваться в этот период для того, чтобы выполнить стратегические планы, стоящие перед компанией.
3. Оперативное планирование. Их горизонт — от одного дня до месяца. Это уже ваша конкретная работа: вы должны четко ставить задачи подчиненным, благодаря которым и будут выполняться стратегические и тактические показатели.
Итак, у нас три уровня планирования:
1. Стратегическое (от 3 до 5 лет).
2. Тактическое (квартал/год).
3. Оперативное (от одного дня до месяца).
Постановка задач
Для этого воспользуемся системой SMART.
https://drive.google.com/file/d/13CEBgsNAs0UhmXVx6Jqlrr8BrFQZ28t4/view
SMART — это аббревиатура:
S (Specific) — конкретно;
M (Measurable) — измеримо;
A (Achievable) — достижимо;
R (Relevant) — согласовано;
T (Time) — время.
Это значит, что каждая задача должна удовлетворять определенным требованиям:
1) быть конкретной;
2) измеримой;
3) достижимой;
4) соответствовать задаче более высокого уровня;
5) быть определена во времени.
Попробуйте сами себе поставить любую задачу, руководствуясь принципами SMART.
Важно помнить о том, что зачастую молодые руководители либо игнорируют эти принципы, либо пытаются уйти в «SMART-планирование» — вместо дела занимаются только SMARTом. Это недопустимо. Данный инструмент служит не более чем помощником, благодаря которому вы сможете выделить задачу из общего потока информации и правильно и структурированно поставить ее перед подразделением в целом и перед каждым сотрудником в частности.
Давайте разберемся, как осуществляется любое планирование, в частности бизнес-планирование, когда руководство компании спускает вам планы, и что вы лично должны сделать.
Итак, до вас доведено определенное количество бизнес-показателей, которых необходимо достичь. Исходя из тех приоритетных задач и направлений, которые стоят перед вашей компанией и вашим подразделением, вы устанавливаете приоритеты для всех бизнес-показателей (№ 1, № 2, № 3 и так далее), а затем расписываете планы и направления согласно им.
Приоритеты по каждому бизнес-направлению необходимо согласовать с высшим руководством. Если между вами и вашим руководителем возникнет недопонимание, вся работа пойдет насмарку. Ваш начальник должен утвердить наименования и номера приоритетов, чтобы вы потом могли напомнить ему, какой был номером один и почему вы посвятили ему львиную долю времени.
Определив приоритеты, оцените, сможете ли вы в указанные сроки достичь заявленных показателей. Если вы понимаете, что в силу каких-то причин не в состоянии это сделать, снова идите к своему руководителю. Но здесь важно помнить следующее: никогда не говорите ему «мы не сможем это выполнить, мы это не умеем, у нас ничего не получится». Такой разговор приведет вас совсем не туда, куда вы рассчитываете. Необходимо четко показать, что вам нужно вот это для того, чтобы выполнить вот это.
Это важно
Приходите к руководителю не с проблемой, а с вариантом ее решения.
Декомпозиция и каскадирование задач
Декомпозиция [6], или разбивка, позволяет наметить серию небольших задач в рамках общего плана. Здесь мы с вами попытаемся соединить планирование, бизнес-планирование и показатели. Исходя из сказанного выше, нужно соединить технологические процессы, которые проходят внутри вашего подразделения и компании в целом. Масштабируем общие задачи на загрузку вашего подразделения и расписываем приоритеты. Собрав все эти сведения, распределяем задачи внутри месяца и недели: когда и чем надо заниматься.
Каскадирование — это спуск информации и планов на нижестоящий уровень. На этом этапе вы должны помимо прочего учесть профессионализм каждого сотрудника.
