– определить порядок подачи заявок на получение товаров из открытых запасов;
– установить сроки пополнения открытых запасов товаров, когда их нет в наличии, или когда обнаруживается, что запасы оказались ниже минимальных, или на регулярной основе.
Определить порядок контроля уровня расхода открытых запасов и отслеживания частоты необходимости пополнения.
Оценка запасов
Для достоверной оценки запасов, пригодной для принятия управленческих решений, необходимо разработать методы оценки, включая:
– запасы наличные – текущие, страховые (в том числе сезонные) и неликвидные;
– запасы в каналах сбыта, не оплаченные заказчиками, – переданы на реализацию дилерам + в пути к ним;
– запасы в пути от поставщиков оплаченные, в том числе не отгруженные ими и принятые на ответственное хранение.
Выбирая метод учета запасов, следует учитывать особенности каждого.
ФИФО (first in, first out – первым пришел, первым ушел): при этом методе учета товары учитываются отдельно по ценам прихода каждой партии и при продаже списывается себестоимость ранее пришедших. При применении метода ФИФО остатки на балансе наиболее соответствуют текущим рыночным стоимостям, так как более поздние закупки доминируют на балансовых счетах. Однако себестоимость не отвечает текущей рыночной стоимости, так как в нее включаются более ранние закупки. В условиях инфляции при повышении закупочных цен получается самая высокая чистая прибыль, что приводит к самым высоким налоговым платежам. Если же рыночные цены падают, то получается самая низкая чистая прибыль и самые низкие налоги.
ЛИФО (last in, first out – последним пришел, первым ушел): при этом методе учета товары учитываются отдельно по ценам прихода каждой партии и при продаже списывается себестоимость пришедших последними. При применении метода ЛИФО на балансе остаются товары, приобретенные давно. В инфляционных условиях при повышении закупочных цен остатки на балансе оказываются значительно ниже текущих рыночных цен, а себестоимость продаж наиболее полно им соответствует. Таким образом получается самая высокая себестоимость. Следовательно, в результате мы получаем самую низкую прибыль и, соответственно, самые низкие налоговые платежи. При понижении цен ситуация меняется на противоположную. ЛИФО не учитывает физическое движение товаров, как это происходит по методу ФИФО; движение цен, а не движение товаров, вот что важно при оценке товарных запасов.
Средневзвешенный метод учета: при этом методе учета товары учитываются по средним ценам, получаемым из расчета на базе суммирования стоимостей имеющихся и новых партий за отчетный период, включая остаточную стоимость на балансе в начале отчетного периода. По последствиям применения он находится между двумя описанными выше, а при быстром обороте запасов этот метод почти аналогичен методу ФИФО.
Существуют также методы оценки, применяемые по решению предприятия в определенных целях: по цене замещения; по последним ценам; по стандартным ценам (при этом определяется, что является базисом стандартной цены, для чего используются стандартные цены).
Необходимо установить, какой стоимостной базис используется при составлении комиссионных и прочих компенсационных планов.
Нужно установить, получает ли отгружающий склад плату за операции при перемещении товаров на другой склад своей компании:
– процентную долю от стоимости отгруженной продукции;
– определенную денежную сумму за каждое отгруженное изделие, заказ или товарную линию;
– фиксированную месячную плату.
Необходимо установить правила учета в себестоимости товаров затрат на перевозку, таможенные пошлины и прочие экспедиционные расходы и порядок их начисления поштучно, по весу или по другому критерию.
База данных о товарах
База данных о товарах должна обеспечивать:
– накопление информации о ценах, скидках, обратных выплатах, соглашениях о бонусах, комиссионных и т. п.;
– просмотр состояния запасов товаров на разных складах с указанием свободных остатков, имеющихся в наличии, доступных, зарезервированных, распределенных и ожидаемых к получению количеств;
– выполнение запросов по коду товара у заказчика, коду замены товара;
– заказ нескладируемых товаров;
– создание наборов, состоящих из нескольких товаров;
– указание номера партии при вводе заказа или отгрузки;
– неограниченное число замен товаров с учетом цены;
– предложение замены при отсутствии на складе;
– определение инструкции о месте доставки;
– конкретные указания/сообщения на накладной/счете;
– дробные количества (меры) товаров в заказе;
– распознавание штрихкодов;
– возможность определять товары для неограниченного числа совместно работающих предприятий, подразделений и складов;
– возможность отслеживать товары, поступающие от многих поставщиков.
Параметры складского учета каждого наименования товаров должны включать:
– каталожные, серийные и т. п. номера, изображения спецификации или схемы товаров;
– код, наименование и размеры;
– несколько возможных единиц измерения;
– штриховой код;
– вторичные коды, идентифицирующие товар;
– неограниченное число замен товара;
– неограниченное число аналогов товара;
– вызов товара по коду заказчика или поставщика;
– коды товара у различных заказчиков;
– коды товара у различных поставщиков;
– оригинальный код товара у производителя;
– отслеживание партий товара;
– отслеживание серийных номеров товаров;
– формирование наборов товаров для реализации;
– указание основного адреса на складе и дополнительных;
– возможность включения товара в отложенные заказы;
– товарные группы;
– группы для ценообразования;
– группы для анализа продаж;
– группы по начислению комиссионных;
– группы по стоимости;
– группы (товары) для разноски по субсчетам главной книги;
– группы для производства;
– группы по бонусам и комиссионным;
– группы по таможенным пошлинам;
– группы по способу доставки;
– параметры для закупок;
– экономичное количество в заказе;
– времена поставки;
– минимальный/максимальный запас на складе;
– пути восполнения запасов для применения алгоритмов прогноза;
– до десяти уровней цен по количеству или объему продажи в зависимости от заказчика, от группы заказчиков, от товара, от группы товаров;
– комиссионные от продажи, начисляемые по товару или соответствующей группе;
– коды налогообложения;
– средневзвешенная стоимость;
