Такой анализ очень важен, поскольку активные товары нужно контролировать тщательнее, чем неактивные. Потребность в них лучше определять более точным методом прогнозирования сбыта, в то время как потребность в неактивных товарах может определяться более дешевым методом учета прошлого сбыта.
Количество наименований активных товаров обычно невелико, однако с точки зрения денежной активности они играют главную роль, так как в наибольшей степени влияют на стоимость запасов. Товары этих наименований следует закупать часто – каждый месяц или каждую неделю, это зависит от вида товара, с тем чтобы уменьшить сумму средств, вложенных в запасы, и ускорить их оборачиваемость. Поскольку затраты, связанные с необходимостью ускорения оборачиваемости, обычно оправданны, то интервалы закупок по этим видам товаров должны быть максимально сокращены. Этим товарам нужно уделять как можно больше внимания, и они должны контролироваться с помощью наиболее эффективной системы учета.
Если желательно подразделить запасы более чем на две классификационные группы, то нередко прибегают к известной системе “анализа ABC”. По этой системе запасы подразделяются на группы А, В и С. Группа А объединяет наиболее активные виды запасов, В – запасы средней активности и С – запасы с наиболее низким уровнем активности. Для классификации по группам А, В и С применяют тот же метод, что и при объемно-стоимостном анализе. Товары располагаются по убывающей активности продаж. Группа А, как наиболее активная, подвергается самому тщательному контролю, группе В оказывается меньше внимания, а группа С контролируется наименее активно.
Однако следует иметь в виду, что многие предприятия помимо стремления к наивысшей прибыльности операций вынуждены в силу характера товаров и своих обязательств перед потребителями хранить на складе кроме денежно активных товаров большую номенклатуру товаров, которые мало активны в денежном отношении, но должны всегда быть в наличии. Наиболее характерными примерами таких товаров являются запасные части и медикаменты. Для улучшения контроля их движения и определения потребности на предстоящий период их тоже группируют в три и более категории, однако анализ проводится только по количеству проданных единиц товара каждого наименования, без учета стоимости, и решения о периодичности закупок принимаются на основе этого анализа. Тем самым предпочтение отдается обязательствам перед потребителями.
Реальная стоимость отдельных товаров значительно больше, чем их цена или степень их денежной активности. Ремонт автомобиля может быть сорван из-за отсутствия какой-нибудь копеечной детали, чья-то жизнь может зависеть от наличия дешевого лекарства. Поэтому даже дешевые товары должны подлежать тщательному контролю. Объемно-стоимостной анализ тоже проводится – он полезен и в этом случае.
Метод группировки запасов ABC более полувека активно применяется зарубежными компаниями. Наибольший эффект дает применение метода ABC совместно с его вариантом – методом XYZ. По результатам анализа спроса практикуется разделение номенклатуры на группы спроса по количеству продаж в штуках (литрах, метрах и т. д.) А, В и С, с тем чтобы знать, каким товарам необходимо уделять больше внимания. Разделение запасов на группы спроса имеет большие преимущества, хотя первоначальная работа особенно трудоемка.
Объемно-стоимостной анализ группирует товары по стоимости запасов или по суммам продаж, для чего вводятся группы X, Y и Z. Если продажа какого-либо товара превышает установленный критерий, например 2 тыс. руб., то ее относят к группе X; если стоимость эта находится в интервале от 0,5 до 2 тыс. руб., – к группе У, если ниже 0,5 тыс. руб. – к группе Z. С помощью простых методов выборки проводят обследование запасов склада. Примерные результаты такого анализа приведены в таблицах.
Группировка товаров по доле в объеме сбыта
Группировка товаров по доле в объеме запасов
Из таблиц видно, что на 12 % номенклатуры товаров приходится 82 % товарооборота в стоимостном выражении, а на группу товаров, составляющую 9 % всей номенклатуры, – 60 % стоимости запасов. Этот факт имеет огромное значение – основной контроль нужно сконцентрировать лишь на той номенклатуре товаров, которые обеспечивают основную долю товарооборота. Аналогично, установив номенклатуру товаров группы X, сосредоточивают внимание на тех товарах, которые составляют основную часть стоимости запасов.
Организация контроля запасов по группам А, В, С и X, Y, Z намного эффективнее системы контроля максимального и минимального уровней запасов, когда эти уровни запасов устанавливаются в одинаковой пропорции к объему сбыта каждого товара и, следовательно, каждому товару придается одинаковое значение, что вызывает излишние расходы для контроля запасов.
Необходимо учитывать, что номенклатуру товаров высокого спроса (группа А) определить на какой-то продолжительный срок трудно, так как она постоянно изменяется и необходимы систематические корректировки. По этой причине компания “Даймлер-Бенц” отказалась в 70-х годах от создания складов специально для этой номенклатуры запасных частей, так как такие склады часто не в состоянии поставить заказчикам необходимые детали и вынуждены были заказывать их на центральном складе в ФРГ.
После разделения запасов на группы регулярно корректируют номенклатуру групп А, В и С, добиваясь, чтобы она всегда отражала текущее состояние спроса. Очевидно, что вся деятельность в области маркетинга концентрируется на товарах группы А и Б, которые обеспечивают основную массу товарооборота. Поскольку основная доля товарооборота приходится на эти две группы товаров, важно, чтобы по ним поддерживались необходимые уровни запасов. Многие товары, отнесенные к группе С, со временем морально устаревают, поэтому уровень их запасов держат под контролем, особенно если они относятся по стоимости к группам X и Y.
Запасы по группам X, Y и Z уточняют не менее раза в год. В ходе любой программы сокращения запасов наиболее тщательно обследуют запасы группы X, поскольку именно на них приходится основная доля общей стоимости запасов. В случае медленного движения товаров группы X проводится тщательный анализ. “Мертвый” или бездействующий запас изделий группы X на складах ликвидируют. При инвентаризации физических запасов основное внимание уделяют товарам группы X, на которые приходится наибольшая доля суммарной стоимости запасов. Минимальный уровень запасов поддерживают путем интенсивного контроля изделий групп А/Х и эффективного контроля запасов товаров групп B/Y, т. е. применяют выборочный контроль запасов. Наложение результатов анализа XYZ на данные анализа ABC позволяет разбить запасы на девять подгрупп, каждая из которых имеет две характеристики: стоимость запасов и точность прогнозирования потребности в них.
