Любой прогноз, полученный в результате применения математических методов при помощи компьютеров, требует обязательной корректировки с использованием данных, которые не могут быть учтены при базировании на величинах прошлого спроса и факторов, не поддающихся программированию. К таким данным относятся социальные и политические события, климатические и экономические условия рынка и т. п. Корректировку прогнозов осуществляют специалисты по сбыту, знающие конъюнктуру рынка.
При прогнозах спроса на товары следует учитывать следующие факторы. Горизонт прогноза – отчетные периоды, спрос за которые должен быть учтен при формировании следующего заказа на пополнение. Время ожидания пополнения и частоту заказов при определении горизонта прогноза. Учитывать соответствующий горизонт прогноза в формуле, использующей прошлые показатели спроса. При отдаленном горизонте прогноза назначить удельные веса показателям спроса, зафиксированным в соответствующий рассматриваемому и последующие отчетные периоды прошлого года. Показатели прошлых продаж часто служат хорошим индикатором будущих продаж. Использовать средневзвешенный показатель прошлого спроса для расчета будущего спроса. Назначать удельные веса предыдущим месяцам такие же, как прошлым шести месяцам или постепенно уменьшать веса для нескольких прошлых месяцев.
Принимать во внимание прошлогодние показатели спроса за отчетные периоды, соответствующие предстоящим:
– использовать разные системы весов для товаров сезонного и несезонного спроса;
– использовать разные системы весов для товаров с различающейся динамикой потребления.
Если товары со склада поставляются в прочие подразделения, следует аккумулировать для него спрос принимающих подразделений.
Анализировать прошлые показатели спроса с целью выявления типичных:
– спрос за только что окончившийся отчетный период превышает в X раз (например, в 3 раза) прогноз;
– спрос за только что окончившийся период на Y% (например, на 20 %) меньше прогноза.
Контроль тенденций – изменения реализации, вызванные экономическими переменами, сменой покупательских предпочтений или сезонными факторами. Определять тенденции по изменениям показателей реализации за несколько прошлых месяцев (в штуках, а не в денежном выражении). Рассчитывать коэффициенты тенденции для товара или для товарной группы по каждому складу. Не следует рассчитывать коэффициенты тенденции для склада или компании целиком. Даже если сбыт в целом увеличился на 10 %, для одних товарных групп он мог вырасти на 30 %, а для других – снизиться на 40 %. Установить, позволить ли торговому персоналу рассчитывать коэффициенты тенденции и вносить коррективы в случае ожидания роста/снижения операций.
Следует регламентировать определение ожидаемых изменений потребления, не отраженных в прошлых показателях:
– установить, кто должен делать экспертные оценки (т. е. торговый персонал или покупатели);
– определить, как учитывать эти оценки в прогнозе и при закупках;
– установить, как отслеживать точность этих оценок;
– решить, поощрять ли покупателей и/или торговый персонал за предоставление точных прогнозов.
Управление закупками
Организация пополнения запасов решает следующие задачи:
– определение сроков подачи заявок для своевременного пополнения запасов и обеспечение их соблюдения;
– организация подготовки и оформления заказов;
– выбор средства отправки заказов (почта, факс, электронная почта) и организация функционирования этого канала;
– определение оптимального уровня товарных запасов;
– определение объема и сроков поставок;
– автоматизированное формирование заявок на поставку товара;
– контроль исполнения заявок.
Для определения номенклатуры и количеств товаров для включения в заявку выполняется:
– анализ ABC и XYZ;
– группировка по категориям спроса и стоимости;
– расчет динамической переменной за период для расчета потребности на период;
– расчет расхода на единицу парка машин;
– присвоение категорий АХ……CZ каждой детали;
– расчет страховых запасов;
– расчет точки заказа;
– расчет максимального запаса;
– расчет контрольных параметров для выявления неликвидов;
– расчет оптимальной партии для заказа;
– подготовка проектов заказов;
– ручная корректировка проектов заказов;
– печать окончательного заказа;
– обсчет стоимости заказов;
– контроль подтверждения заказов;
– корректировка заказов по подтверждениям;
– контроль прохождения заказов на закупки;
– определение размеров партий по количеству мест, весу, объему, номенклатуре и количествам товаров;
– календарное планирование получения поставок.
Подготовку проектов заказов программируют по различным
алгоритмам, в зависимости от категории спроса, стоимости и маркетинговых соображений:
– быстро оборачивающиеся товары заказывают по методу фиксированных интервалов между заказами;
– средне оборачивающиеся товары, а также очень дешевые товары заказывают по методу “точки заказа”;
– дорогие изделия, а также новые товары для первых партий заказывают путем ручной подготовки расчетов;
– товары, поставляемые из той же местности, заказывают чаще всего по методу фиксированных объемов заказов.
Проект заказа готовится компьютером на базе, например, среднемесячного расхода. Проект требует анализа товароведом и ручной корректировки на основании условий, которые не могут быть учтены компьютером, – сокращение числа потребителей, снятие товара с производства, замена товара аналогом и т. п.
Расчетный заказ на 2 месяца = Потребность на 2 месяца – Остаток + Среднемесячный расход (для реализации в период ожидания поставки = 1 месяцу).
К компьютерной программе подготовки и учета заявок следует добавить расчет степени удовлетворения спроса для каждой группы товаров, с тем чтобы этот показатель руководитель мог видеть ежедневно на экране за интересующий его период времени – день, неделю, месяц, квартал, а также нарастающим итогом. Кроме того, необходим вывод на экран и печать справки о тенденции изменения степени удовлетворения спроса по месяцам, кварталам и годам – это важнейший показатель эффективности деятельности склада. Все компании требуют от дилеров отгрузки в течение суток 95 % заказанных позиций и используют расчет степени удовлетворения спроса методом, изложенным ниже. Методика определения степени удовлетворения спроса, применяемая всеми компаниями для оценки деятельности дилеров, основана на расчете отношения выполненных в течение суток позиций (строк) заказов к общему количеству позиций в заказах за любой период – месяц, квартал, год. При этом, если позиция все же отгружена, но количество товара меньше, чем заказано, она считается невыполненной.
