Начните процесс за день до его официального старта; в приведенном выше примере это следовало бы сделать в понедельник. (Именно поэтому я рекомендую начинать его через два дня после того, когда прочитаете этот раздел.) Для успешного выполнения процедуры вам понадобится подготовить необходимые офисные принадлежности и составить карту отслеживания времени. Ниже представлен ее образец, которым вы можете воспользоваться. Я пользуюсь этой картой для двухдневного процесса отслеживания времени, который провожу один раз в год-полтора.
Думаю, вы увидите и оцените, насколько проста эта матрица. В левом столбце отображены временны́е отрезки, а в правом оставлено место для кратких комментариев. Но его не случайно так мало: вы не должны тратить много времени на подробное описание своих наблюдений. В большинстве случаев на это понадобится от 10 до 30 секунд. Вот пример того, как это выглядит.
В какое время суток вы преисполнены энергии – утром, днем или вечером? Да, хотелось бы быть продуктивными в течение всего дня, но я пришел к выводу, что мы предпочитаем заниматься важными проектами в определенное время суток. Я знаю, что пишу эффективнее, делаю презентации лучше и показываю спортивные результаты выше с 6 до 11 часов утра. (Разумеется, я могу это делать и после обеда.)
Отслеживание энергетического уровня на протяжении нескольких дней поможет вам прогнозировать, когда вы будете в той форме, в которой хотели бы находиться. Моих клиентов интересуют такие аспекты их состояния, как вовлеченность, продуктивность и сосредоточенность.
Следующее упражнение на отслеживание аналогично предыдущему, но, как вы сами увидите, в этом случае объект вашего внимания носит более субъективный характер. Вот незаполненный образец карты отслеживания энергии.
Здесь вам снова предстоит самим решать, что записывать в каждой строке правого столбца карты. Придя утром в офис и немного поработав, вы можете начинать кратко записывать, каким был ваш энергетический уровень, что повысило или понизило его и как вы реагировали на поступление энергии из разных источников в течение дня. Фиксация таких данных на протяжении двух-трех дней позволит вам собрать важную информацию, на основании которой вы сможете внести изменения в свой рабочий график. Помните: вы не увидите, что делаете, пока не обратите на это внимание!
Вот заполненный образец карты отслеживания энергии.
Где вы читаете эту книгу? Вы сейчас в офисе? В поезде? Или дома, в гостиной? А теперь осмотритесь вокруг и спросите себя: «Что из того, что меня окружает, можно или нужно изменить?» Находятся ли эти вещи в зоне вашего контроля (картины на стене или телевизор в гостиной) или нет (рекламные объявления в поезде или на станциях метро), в любом случае фокус вашего внимания быстро переходит с одного предмета на другой (вы поймете это, как только обратите внимание на то, как это происходит).
Одна из причин неправильного управления временем не в том, что часы отсчитывают уходящие секунды, а в том, что на протяжении дня наше внимание постоянно переключается с одного объекта на другой. Возьмем в качестве иллюстрации такой пример. Представьте себе, что вы находитесь на встрече и слышите, как у кого-то звонит мобильный телефон. В этот момент каждый присутствующий сразу же переключает внимание на свой телефон, пусть даже на какое-то мгновение. Я заметил, что некоторые люди начинают проверять свои сотовые, когда видят, как кто-то другой принимает звонок.
Существует два момента, требующие особого контроля в ходе отслеживания внимания на протяжении дня: что вы успели сделать, когда работали в многозадачном режиме и когда занимались только одним проектом. Заметьте: я не утверждаю, что какой-то из этих методов лучше, а какой-то хуже, а просто предлагаю обратить внимание на ряд нюансов этих двух подходов к выполнению работы.
Ниже приведен образец карты отслеживания внимания, в которой можно записывать, что вы делаете на протяжении дня.
В наши дни разнообразные инструменты, приложения и устройства стали почти синонимом тайм-менеджмента. Я помню первый электронный гаджет, который купил еще в 1992 году для управления информацией, действиями и временем; это был органайзер Sharp Wizard. При объеме памяти 32 КБ в нем имелась записная книжка, адресная книга, календарь и функция календарного планирования. Я потратил много часов на то, чтобы ввести в это устройство имена и адреса своих контактов. А затем, когда гостил у друзей в Пало-Альто за несколько дней до поездки в Мехико, случайно оставил органайзер в ресторане; когда несколько часов спустя я вернулся, его там уже не было. С тех пор я обязательно создаю резервную копию своих организационных систем минимум еще на одном электронном устройстве.
Как видите, я исхожу из того, что вы работаете с двумя категориями инструментов (другими словами, используете как бумажные, так и цифровые носители информации). Хотя в вашем личном и рабочем пространстве может быть минимум бумаги, время от времени в ней и ручке возникает необходимость – хотя бы для того, чтобы подписать чек в ресторане, в котором вы поужинали.
На протяжении двух-трех дней записывайте (на бумаге для записей, странице блокнота или в онлайновом органайзере), какие инструменты используете и для каких целей, как в приведенном ниже образце.
Нехватка времени в конце дня, по сути, признак гораздо более серьезной проблемы – неэффективного тайм-менеджмента. Для того чтобы найти способы эффективного управления временем, крайне важно определить, что вы делаете в текущий момент и как самоорганизуетесь. Таким образом вы можете поэкспериментировать с разными методами работы, которые позволяют высвобождать немного времени каждый день. Даже если это всего 2 отрезка по 15 минут, вы почувствуете разницу.
Выявление закономерностей
Вот уже 20 лет подряд я каждый день записываю что-то в блокнот. За эти годы я испробовал блокноты разного формата, использовал всевозможные контекстные подсказки и менял время внесения записей. Я пришел к выводу, что у меня создается какой-то порядок и возникают закономерности за период от полугода до двух лет. Например, во второй части блокнота я всегда записываю, чтó планирую сделать в течение дня, тогда как в первой фиксирую свои мысли по тем или иным темам и рисую схемы.
В частности, как-то я целых полгода придерживался такого ритуала: в конце дня делал записи в блокноте, выполненном в формате дневника. Его страницы были размером с мою ладонь, поэтому у меня уходило не так уж много времени на их заполнение заметками об увиденном и услышанном, как правило, по страничке в день. По сути, я просто фиксировал все то, что приходило мне в голову.
Однако в конце каждой страницы я делал нечто особое. Я записывал одно слово (только одно!), которое возникало у меня голове в ответ на вопрос: «Какое слово выделяется сегодня на фоне остальных?»
Самое интересное, что примерно через полгода я, просмотрев эти слова, мог отследить определенную тему или закономерность – или, напротив, уникальность каких-то слов. Когда я путешествовал, эти слова чаще всего были связаны с обучением, поездками и внешним воздействием. Напротив, когда был дома, я чаще выбирал слова, связанные с семьей, друзьями и членами местного сообщества. За все эти месяцы наблюдений мои приоритеты стали для меня совершенно очевидными.
После того как я определил свои каждодневные сферы внимания, это заставило меня задуматься над вопросами, которых я раньше себе не задавал, а именно: о цели и смысле всего, что я делаю.
Какие выводы вы сделаете для себя, когда будете точно знать, как распоряжаетесь своим временем? В какой-то момент вы поймете, что некоторые привычки и рутинные действия, выполняемые вами многие годы, больше не эффективны. То, как вы управляли временем раньше и какие системы и инструменты применяли для управления им, действительно позволило вам добиться того, что вы сейчас имеете, однако пришла пора двигаться дальше.
Однажды я прочитал высказывание Ричарда Брэнсона, председателя совета директоров Virgin Group: «Просто помните, что все компании терпят неудачи, а лучшие уроки извлекаются, как правило, именно из неудач. Вы не должны слишком падать духом. Поднимайтесь и пробуйте снова».
Я могу привести веские доводы в пользу отслеживания неудач. Я часто говорю своим клиентам, стремящимся выработать новые привычки: «Ну же, не бойтесь неудачи, поскорее определите, что в вашем случае не работает». Такой подход подчеркивает необходимость анализа уроков, которые нам преподносит жизнь. Но важно другое – обрести способность двигаться дальше после того, как вы потерпели крах.
