В каждом исследуемом отделе были проанализированы Положения отделов и должностной функционал каждого работника. Были взяты интервью у каждого начальника отдела, в ходе которых выявлялось фактическое распределение функций между подчиненными, равномерность загрузки каждого сотрудника и трудозатраты времени на выполнение рабочих заданий.
Фотография рабочего дня (или фотография рабочего времени) – это вид наблюдения, при котором в течение всего дня фиксируются все без исключения затраты времени, даже на самые мелкие дела, такие как минутный разговор по телефону, перерыв на чашечку кофе и т. п. В результате получается точный срез: чем именно и в течение какого времени занимался конкретный работник.
А теперь поясним некоторые формальности для понимания технологии.
Цель проведения метода – выявить потери рабочего времени и установить нормативы рабочих операций для сотрудников отделов контроля и надзора.
Некоторые вводные, они же определения:
• Рабочее время = время работы + время перерывов.
• Время работы = время выполнения задания + время выполнения работы, не предусмотренной поручением.
• Время выполнения задания = подготовительно-заключительное время (подготовка себя и рабочего места к работе; приведение в порядок себя и рабочего места после работы) + оперативное время (собственно время выполнения работы) + время обслуживания рабочего места (в процессе работы).
• Оперативное время = основное время + вспомогательное время.
Например, при выполнении печатных работ на компьютере основное время – это набор текста, а вспомогательное – проверка ошибок у каждого сотрудника. Ранжирование вспомогательного и основного времени проводилось согласно должностному регламенту.
Время выполнения работы, не предусмотренной заданием = случайная работа + непроизводительная работа.
Время перерывов = время регламентированных перерывов + время нерегламентированных перерывов.
Нормируемые затраты рабочего времени (включаются в норму времени):
• подготовительно-заключительное время (ПЗ) – время, которое сотрудник затрачивает на собственную подготовку и подготовку средств производства к выполнению нового задания (учитывается оно с момента прихода сотрудника на рабочее место до начала непосредственной работы или работы, связанной с организацией рабочего места). Особенность подготовительно-заключительного времени – его величина не зависит от объема работы, выполняемой по данному поручению;
• основное время (Осв) и вспомогательное время (Овв);
• время обслуживания рабочего места (Орм) включает приведение в порядок рабочего места (наведение порядка на столе, структурирование документов по папкам, настройка компьютера и офисных программ и т. п.);
• время на отдых и личные надобности (Отл) – перерывы на обед, личные разговоры по телефону, общение между сотрудниками на личные темы, перерывы на чай, туалет и прочее.
Ненормируемые затраты рабочего времени:
• случайная (непроизводительная работа) (СР);
• нарушения трудовой дисциплины (НД).
Наблюдения за сотрудником фиксировались на специальном бланке, после чего переносились в сводные таблицы. В табл. 2.4 приведены сводные данные фотографии рабочего дня по каждому сотруднику наблюдаемых отделов. В ней рассмотрены абсолютные значения времени сотрудников.
Цитата
Полезен тот работник, для которого лучшая помощь – не мешать…
Таблица 2.4. Сводные данные по фотографии рабочего дня
Фотографии рабочего дня помогают делать следующие выводы:
• о типе работ (сотрудник занимается организацией, аналитикой, операторской работой, консультирует, продает и т. д.);
Из записей Гали Новиковой:
Компания ООО «Ромашка» занимается производством и продажей фигастеров. Руководитель требует увеличения численности штатных сотрудников из-за перегрузки в работе. Есть отдел закупок. Проводим фотографию рабочего времени там. Функционал расширяется, людей больше не становится. Причем директор другого мнения об отделе. Просит разобраться, т. к. у него мало предметных доказательств.
Наблюдаем и, правда, слова директора подтверждаются. Работа у всех сотрудников однотипная. Проводят переговоры, готовят документы. При этом больше всех бегает руководитель отдела Ольга Поликарпова. Во время сложных переговоров дергают опять же Олю: «Как поступить… Иди поговори… Помоги… Оля, твой вопрос…»
И Оля вместо того, чтобы организовывать равномерную загрузку сотрудников и оптимизировать процесс, делает работу за своих подчиненных. Им платят деньги за переговорную работу. А Ольге – за руководящую. На деле Оля из-за слабости характера и привычки брать на себя несвойственную нагрузку делает многое: ведет переговоры, работает ценовыми возражениями, утилизирует рекламации, готовит документы и согласует сроки поставок.
• о загруженности работника;
Из записей Гали Новиковой:
Не будем далеко ходить, рассмотрим опять ООО «Ромашка». «Имитации бурной деятельности» хватает до обеда. Сотрудники предупреждены заранее о том, что к ним «едет ревизор», т. е. приходят проверяющие с фотографией рабочего времени. Сотрудник, конечно же, к ней готовится. И с утра как заведенный, начинает бегать, говорить, звонить, что-то править.
Потом к обеду он привыкает к присутствию наблюдателей, потихоньку расслабляется, да еще и устает. Устают не от работы. А от напряжения, некоего надрыва «я вам сейчас докажу…». Конечно, от такой суеты или имитации деятельности быстро устают. И работник успокаивается. А когда ты наблюдаешь за его работой не день и не два, а 10 дней, неделю, то все «пазлы» собираются в единую картинку.
Вывод: 30 % уходит на разговоры, чаепитие, перекуры, затраты времени на концентрацию. Еще 30 % – на переживания и «зализывание ран» после неудачных переговоров, стрессовых ситуаций. А остальные 30 % – на обсуждение как бы нам хорошо жилось, если бы… (начальник сказал по-другому, Клава бы не так громко разговаривала, Петя бы меня забрал после работы, была бы не зима, а лето)!!!
• о дублирующих (повторяющихся) работах между двумя сотрудниками;
• о «поглотителях» времени.
Риски методики «фотография рабочего дня»:
• сотрудники в течение двух-трех дней будут имитировать бурную деятельность, забывая даже выходить в туалет. Потом привыкают, и перестают вас замечать. Поэтому два дня наблюдения ничего не дадут;
• если просто наблюдать за работой, не понимая характера деятельности отдела и организации, то есть риск сделать неверные выводы. Поэтому параллельно обязательно анализируйте функционал работников, положение о департаменте и должностные регламенты;
