– уходить с рабочего места разрешается только по согласованию с руководителем инвентаризации (или старшим дня);
– должна быть одежда, не стесняющая движений, не отвлекающая других участников инвентаризации, обувь на удобной колодке;
– не разрешается включать и слушать музыку, в том числе, в наушниках;
– запрещается разговаривать по мобильному телефону во время пересчета.
Примерная инструкция для счетных групп приведена в приложении 9.
2. Издается приказ на проведение инвентаризации, в котором устанавливается цель инвентаризации, ее сроки, состав инвентаризационной комиссии, руководитель инвентаризации, состав и руководители счетных групп. В приказе отмечается также, что всем сотрудникам, участвующим в инвентаризации, на время пересчетов устанавливается ненормированный рабочий день с соответствующей оплатой за переработки. Руководителю инвентаризации передается вся полнота полномочий и ответственности за результаты инвентаризации. В полномочия входят как право премировать отличившихся по итогам инвентаризации, так и право наложить взыскания, вплоть до увольнения сотрудников, допустивших грубые нарушения требований к проведению пересчетов, или дисциплинарные нарушения.
Не забывайте, процесс пересчетов – физически тяжелый и монотонный труд. Для многих непривычный. Сотрудники офиса, как правило, воспринимают его как наказание. И если не поддерживать дисциплину во время инвентаризации, то процесс может пойти не так, как вы его запланировали.
3. Распределите обязанности среди участников счетных групп и менеджеров склада. К примеру, получение и сдача счетных листов, калькуляторов, маркеров и т. п. – только руководители счетных групп под роспись. Получение техники – руководители зон склада. Ответственный за готовность техники к очередному рабочему дню – старший инженер склада. Обеспечение питьевой водой, разовыми стаканчиками – зам. начальника склада. Объявление технических и обеденных перерывов и окончание рабочего дня – старший дня. И так далее. Постарайтесь учесть все мелочи. Инвентаризация на крупном складе – сложный организационный процесс!
4. В состав каждой счетной группы, помимо сотрудника склада (материально ответственное лицо), обязательно должен входить так называемый независимый счетчик. Пересчет они должны вести каждый по отдельности! И только если результаты счета у них сойдутся, данные вносятся в счетный лист. Ответственность за адекватность счета несут оба счетчика. В качестве независимого счетчика обычно привлекают либо сотрудника офиса, либо представителя аутсорсинговой компании, привлеченной для проведения инвентаризации.
5. Установите особый статус операторов по вводу данных. Они должны иметь право не принять счетные листы в случае их небрежного заполнения или неправильно сделанных исправлений. В то же время операторы обязаны расписываться на отработанных листах и аккуратно их архивировать.
6. Распределите склад на инвентаризационные зоны. Подготовьте карту склада в разрезе зон инвентаризации. Данную карту сделайте в нескольких экземплярах и разместите их на информационных стендах склада. Для контроля над ходом инвентаризации подготовьте матрицу, в которой будет отражение трех статусов хода пересчета:
– счетные листы выданы;
– пересчет произведен, листы сданы в группу обработки данных;
– информация о пересчетах заведена в БД.
Такая матрица может быть и опцией ПО для проведения инвентаризации. В таком случае ее заполнение будет производиться автоматически в режиме он-лайн.
Приступаем к процессу инвентаризации.
Прежде всего в начале рабочего дня проведите собрание всех участников инвентаризации. На собрании обычно озвучивается следующее:
– цель проведения инвентаризации в рамках всего холдинга или группы компаний;
– задачи на текущий день;
– знакомство с руководителями инвентаризации на данный день пересчета;
– техника безопасности;
– общие организационные вопросы проведения инвентаризации;
– основные ошибки по опыту предыдущих инвентаризаций;
– распорядок работы;
– распределение участников по счетным группам с указанием старшего по группе.
Далее начнется отработка причин расхождений между результатами пересчета и данными, которые были в БД до начала инвентаризации.
В компаниях с системной организацией бизнеса и правильной постановкой товарного учета основные причины расхождений известны заранее. Поэтому, при подготовке к инвентаризации, заготавливаются файлы:
– отчет по претензиям клиентов по количеству товара;
– отчет по претензиям филиалов по количеству и номенклатуре товара, поступившего с распределительного склада компании;
– отчет по отклонениям в учете, выявленным в ходе текущих инвентаризаций;
– отчет по потерям товара по причине персонала;
– отчет по выбракованным товарам, без проводки по финансовому учету на дату инвентаризации.
Наличие этих отчетов позволяет оперативно выявить большую часть причин расхождений.
Обычно на отработку причин расхождений на крупных складах с большим количеством операций отводится не менее 3-х месяцев. И только после этого вы будете готовы представить итоговый отчет руководству компании.
Очень важный момент – открытие продажникам доступа к БД, обновленной по результатам инвентаризации. Этот момент обязательно обозначается в приказе на инвентаризацию и персонально контролируется директором по логистике.
5.3. Управление персоналом склада
Итак, компания-дистрибьютер или логистический оператор, доверила вам управление крупным складским хозяйством. Под крупным я понимаю склад с количеством паллето-мест не менее 15 000, наименований товара – не менее 10 000, персонал – не менее 600 человек. Склад осуществляет комплексное комиссионирование (паллетное, коробочное, розничное), с круглосуточным режимом работы и полным набором складских услуг (приемка, хранение, комиссионирование и организация отгрузки товара в течение суток). Количество активных клиентов (адресов отгрузки) – не менее 4000. Склад оснащен современным оборудованием, применяет прогрессивные IT-решения, работает в жестких временных рамках при выполнении заказов клиентов. В вашем распоряжении ресурсы. Ваша ответственность – обеспечение роста производительности труда, сокращение издержек на единицу отгрузки, обеспечение заданного уровня качества, обеспечение требований товарного учета и условий хранения товара.
С чего начать? Что нужно сделать, чтобы этот огромный механизм работал бесперебойно и точно как швейцарские часы? Прописная истина – главная задача начальника склада – организовать эффективную работу и взаимодействие своих подчиненных. Разделим эту науку на несколько разделов. Каждый раздел обозначим известными управленческими аксиомами китайской школы управления.
