С чего начать? Что нужно сделать, чтобы этот огромный механизм работал бесперебойно и точно как швейцарские часы? Прописная истина – главная задача начальника склада – организовать эффективную работу и взаимодействие своих подчиненных. Разделим эту науку на несколько разделов. Каждый раздел обозначим известными управленческими аксиомами китайской школы управления.
«Управляй многими как немногими»
Разделите менеджеров на "оперативников", "технологов" и "контролеров". К первой группе следует отнести менеджеров, занимающихся планированием и управлением трудовыми ресурсами. Их задачи – выстраивание бригад, смен, нормирование и учет труда, планирование количества персонала под циклические дневные, еженедельные и сезонные нагрузки, контроль соблюдения технологий, состояние товарного учета, организация работы по повышению качества трудового ресурса (обучение, аттестация и т. п.). Это менеджеры, руководящие участками склада по технологическим операциям (приемка, хранение и набор, комплектация и отгрузка). При круглосуточном режиме работы особое значение имеют начальники смен, которые полностью отвечают за оперативное управление всеми ресурсами склада. Должность начальников смен является одной из ключевых в управлении складом. Их главная задача – безусловное выполнение сменного задания, обеспечение беспрерывности технологических процессов на складе. Они имеют широкий круг полномочий, в том числе, право перебрасывать ресурс с участка на участок без согласования с менеджерами данных участков. Если вы хотите, чтобы вас не вызывали на работу среди ночи и в выходные дни, без начальников смен вам не обойтись. Кроме того, к "оперативникам" относится техническая служба и группа операторов-диспетчеров, управляющих процессами перемещения и набора товара с помощью имеющихся IT-технологий. Целесообразно "оперативников" завести на заместителя по оперативной работе и делегировать ему полностью данный блок вопросов.
"Технологи" занимаются, во-первых, внутрискладской логистикой – оптимизацией процессов перемещений и набора товара с различных складов, реструктуризацией складов, программным обеспечением электронного учета труда и выработки, контролем исполнения установленных регламентов по операциям с товаром, оперативной разработкой необходимых кастомизаций в имеющейся базе данных (БД) под текущие задачи. На них возложена ответственность за оптимальное использование объема склада. Кроме того, технологи готовят мониторинги и отчеты, необходимые для оперативного управления складом. Одна из основных функций – подготовка БД к проведению текущих и готовых инвентаризаций.
Во-вторых, к "технологам" относится и группа товарного учета (ГТУ) – важнейшая функция склада. Ответственность специалистов ГТУ – проведение выборочных и сплошных инвентаризаций согласно имеющемуся регламенту, изъятие товара с истекшим сроком годности и т. п. Мониторинги, которые ведут специалисты ГТУ, позволяют определять состояние товарного учета по каждому участку склада и оперативно принимать меры.
"Контролеры" делятся на два типа. Во-первых, контролеры соблюдения условий хранения товара на складе. Они контролируют соответствие температурного режима, влажности, запыленности и санитарного состояния в складских помещениях условиям хранения товара данной группы. При необходимости контролируется наличие и соответствие медицинских книжек, прохождение медосмотра сотрудников.
Во-вторых, "контролеры" отрабатывают поступившие претензии от клиентов, идентифицируют причину и "источник" ошибок, ведут мониторинг ошибок по каждому участку склада, участвуют в разработке мероприятий по повышению качества работы.
Конечно, название "контролеры" достаточно условно – специалисты данных подразделений участвуют в разработках необходимых процедур, инструкций, помогают их адаптировать к имеющимся на складе условиям, обучают персонал и т. п.
"Технологов" и "контролеров" целесообразно замкнуть на себя. Без них не обойтись при стратегическом планировании.
Примерная организационно-штатная структура склада приведена на рис. 5.1.
Рис. 5.1. Организационно-штатная структура склада
«Кадры решают все»
Необходимо понимать – набор персонала следует вести постоянно, независимо от наличия или отсутствия вакансий в штатном расписании! Это один из инструментов повышения качества рабочей силы в вашем подразделении. Для этого нужен резерв до 5 % от общей численности подразделения. В хорошо отлаженном механизме работы с персоналом вакансий не должно быть в принципе! В то же время, на мой взгляд, здоровая ротация рабочего персонала оценивается примерно в 5–7 % в год. В этих пределах ротация – это нормальный, здоровый механизм исправления ошибок набора и повышения качества трудового ресурса. Невозможно на стадии приема на работу и апробации выявить, во-первых, имеющийся потенциал работника, во-вторых, его потенцию к дальнейшему развитию. Кроме того вы должны непрерывно повышать планку требований к своим сотрудникам. А для этого неминуемо увольнение "отстающих". Мой опыт – из 20 человек, подавших заявление, принимается на работу один. Из 10 принятых на работу – через год остается один. Представляете, какой колоссальный объем работ необходимо выполнять по рекрутингу и обучению персонала при численности в 1000 человек! Организует эту работу специальное внутрискладское подразделение – служба производственного обучения (СПО). Ее основные функции – рекрутинг, организация профессионального обучения, аттестация персонала, организация работы с персоналом. Численность непосредственно службы небольшая, но при обучении персонала ими задействуется корпус наставников, работающих в производственных подразделениях склада.
«Кратчайший путь к истине – совет учителя» (китайская пословица)
Профессиональное обучение делится на два типа. Первое – обучение новичков. Обучение производится индивидуально. Наставник отвечает за обучение и адаптацию новичка. В среднем обучение проводится в течение месяца. Затем новичка переводят в линейную бригаду. Если качество его подготовки не устраивает бригадира (он выступает в роли "покупателя" требуемого ресурса у наставника), новенький возвращается вновь в руки наставника или принимается решение о непрохождении им испытательного срока.
Второй тип обучения – целевой. Нет ничего бессмысленнее, чем обучение ради обучения. Поэтому, до начала обучения очень важно корректно сформулировать и оцифровать его цель. Что мы хотим получить в результате? Повышение производительности – на сколько? Повышение качества – в каком процентном отношении к исходному уровню? Наставники мотивируются не на процесс обучения, а на достижение конкретных производственных результатов своих подопечных совместно с менеджерами соответствующих подразделений. Именно это и отличает внутрипроизводственное обучение от обезличенного внешнего. Наставники – одни из самых уважаемых людей на складе. Конечно же, они нуждаются в методической поддержке и тренерской подготовке, что также входит в функцию СПО. Почему данная служба не включена в департамент персонала фирмы? Да потому, что она включена в общую цепь ответственности за решение конкретных производственных задач склада. Для обучения добейтесь выделения просторного и современно оборудованного класса. Это окупится.
