Добрый день,____________________.
Благодарю за конструктивное и приятное общение по телефону.
Мы договорились встретиться с Вами_____
Наш офис находится по адресу_____________________.
Возьмите с собой документ, подтверждающий личность:
это необходимо для оформления пропуска.
Секретарю на ресепшен сообщите, что пришли на встречу
к___________________________________.
Жду от Вас подтверждения того, что Вы получили
письмо и наша встреча состоится.
С уважением,____________________
Компания «А».
Москва, ул Городская, д. 14, стр. 3.
Телефон: 092-11-21.
Факс: 059-11-21.
Многие соискатели не считают нужным подтвердить получение письма. Если вы не получили подтверждения, за несколько часов до встречи созвонитесь с кандидатом и уточните, было ли получено письмо. При этом важно, как он отреагирует на звонок, извинится или нет за то, что не выполнил вашу небольшую просьбу.
Если корпоративные стандарты, применяемые при подборе персонала, требуют заполнения длинной анкеты, то логично выслать ее по электронной почте и попросить заполнить. Если же анкета небольшая и ее заполнение не займет больше пяти минут, то можно сделать это непосредственно в офисе. Единственный нюанс: о том, что придется заполнять какие-либо бумаги, необходимо предупреждать заранее.
В случае если вы опоздали на встречу больше чем на 10 минут, не забудьте извиниться.
Прежде чем приступать непосредственно к собеседованию, постарайтесь установить контакт с соискателем. Хороший эффект дает вопрос на отвлеченную тему, например: «Как быстро до нас добрались?», «Легко ли нас нашли?». Если на улице холодно, а в помещении тепло – предложите снять верхнюю одежду. Если жарко – предложите воды.
В начале собеседования следует еще раз представиться, рассказать о структуре предстоящего интервью и уточнить, каким количеством времени располагает кандидат. Если известно, что собеседование займет более часа, или существует вероятность того, что сразу же последует второй раунд переговоров, уже с начальством, об этом необходимо предупреждать заблаговременно – устно (по телефону) и письменно (нужно продублировать информацию в письме).
В конце разговора следует рассказать, как будет строиться дальнейшее взаимодействие, – определить сроки, в течение которых соискатель получит обратную связь, объяснить, какие еще этапы предстоят.
Если соискатель не подходит, а в ходе собеседования это не было озвучено, можно написать письмо с отказом. Однако это не лучший выход. По телефону сообщать об отказе тяжелее, но поступать следует именно так. Некоторые рекрутеры идут на небольшие уловки, в частности говорят в конце беседы: «Если мы не свяжемся с вами в течение недели, значит, ваша кандидатура нас не заинтересовала, хотя вы, конечно, можете позвонить нам сами».
Зачастую рекрутеры прибегают к вымышленным причинам: «руководство не готово рассматривать кандидатуры», «работа по вакансии приостановлена» или «взяли другого кандидата, и вакансия закрыта». Но лучше дать такой ответ, чем не дать его вовсе. А еще лучше честно сказать «нет». Не стоит говорить о «потенциальных возможностях в отдаленных перспективах для такого замечательного кандидата». Пусть соискатель расстроится, но по крайней мере не будет питать беспочвенных надежд.
Одним из основных качеств рекрутера должна быть честность. Сообщать плохие новости – сомнительное удовольствие, но это часть работы, и от ее выполнения также зависит репутация компании. Вследствие повсеместной доступности Интернета сарафанное радио теперь действует в глобальных масштабах, а убрать опубликованную информацию о компании крайне сложно. Кроме того, вчерашний соискатель может стать завтрашним работодателем, коллегой, деловым партнером.
«Отрицательный опыт тоже опыт», – говорят соискатели. Но извлечь пользу из неудачного собеседования удастся лишь в том случае, если знаешь, где ошибся и что сделал неправильно. Если опыт прохождения собеседования у человека отсутствует, а его профессия не требует многочисленных контактов с незнакомыми людьми, то скованность неизбежно наложит отпечаток на его поведение. И пусть данный соискатель не тот, кого ищет компания, но дать честный отказ и обосновать его, а также предложить несколько рекомендаций на будущее можно и нужно.
Если решение положительное, то все просто, ведь хорошие новости сообщать приятно. Но бывает и так, что кандидат не готов принять предложение, и это может стать для рекрутера настоящим ударом. Не стоит пытаться любым способом переубедить кандидата, хотя уточнить причины отказа нужно обязательно. В любом случае вакансию можно назвать закрытой только в момент окончания испытательного срока.
Желательно иметь специальную форму приглашения на работу (англ. Job offer), в котором компания предлагает конкретному кандидату занять определенную должность. В этом же письме должен указываться размер компенсации и социального пакета.
Независимо от результата всегда прощайтесь на позитивной волне.
Помните: рекрутер – лицо компании, ее обращенная к «народу» сторона. Именно на основании работы HR-отдела делаются первые выводы обо всей организации и о ее корпоративной культуре. Сейчас модно говорить о HR-брендинге в глобальных масштабах, но прежде всего имидж компании зависит от деятельности рекрутеров, их умения проводить телефонные разговоры и собеседования.
Эффективные телекоммуникации в рекрутменте: особенности телефонного интервьюирования
Межличностное общение происходит по трем основным каналам: вербальному, звуковому, визуальному. При личном контакте вербальный компонент общения составляет около 10 %, звуковой – до 30 % и визуальный – 60 %.
При разговоре по телефону мы не видим собеседника – задействованы только два канала: вербальный и звуковой, причем на долю вербального компонента приходится около 30 %, а на долю звукового – до 70 %. Соответственно, при телефонном общении в первую очередь важны тембр, мелодика, темп речи, а уж затем – ее смысловое содержание.
Другими словами, при отсутствии зрительного контакта более важно то, как вы говорите, а не то, что именно вы говорите, особенно если речь идет о первой беседе.
Старайтесь говорить спокойно, достаточно громко и внятно, интонационно выделяя значимые слова. В ходе разговора, особенно когда вы описываете позицию, сознательно меняйте силу голоса, избегайте монотонности, делайте паузы, чтобы собеседник мог осмыслить сказанное и задать уточняющие вопросы.
