Ответ на этот вопрос начинается с экономического анализа.
Подготовьте три варианта расчетов:
Вариант 1. Собственный склад с учетом возможной оптимизации процессов и расходов.
Вариант 2. Комбинированный – собственный склад + аутсорсинг части складских операций.
Вариант 3. Полный перевод складских операций на аутсорсинг логистическому оператору.
Расчет необходимо делать не менее чем на 3 года вперед исходя из номинального варианта прогноза продаж на данный период.
Данный расчет – серьезный вопрос. Если у вас нет опыта в его подготовке, лучше обратиться за помощью к консультантам и специализированным фирмам.
Результаты расчета необходимо рассматривать коллегиально, с учетом мнений продажников, маркетологов, финансистов и, конечно же, руководства компании, так как данный вопрос относится к стратегическому направлению развития фирмы на долгосрочную перспективу.
Допустим, вами принято решение о привлечении ЛО для осуществления складских операций с вашим товаром.
Для начала сформулируйте конкретное техническое задание вашему будущему партнеру. Укажите характер груза (товара), объем хранения, объемы поставок, отгрузок и прочих складских операций, с учетом сезонности. Обязательно опишите потребность в дополнительной предпродажной подготовке товара, если таковая имеется.
Поиск ЛО следует проводить на конкурсной основе. Автор лично отрабатывал около 30 предложений. В том числе 24 компании посетил лично, прежде чем сформировался список "финалистов". Из этого списка на коллегиальное рассмотрение были предложены три компании с примерно одинаковым перечнем услуг и близкими экономическими показателями (расценками на услуги).
Далее подготовьте свой вариант договора с будущим логистическим оператором. При этом обратите внимание на следующие вопросы.
1. Четко пропишите все основные процессы, которые вы передаете на исполнение ЛО. Не должно быть разночтений в границах процессов приемки товара, постановки на хранение, набора заказов, контроля, комплектации и отгрузки. Учтите при этом специфику по-клиентной комплектации и отгрузки по направлениям (маршрутам). Для компаний-дистрибьюторов это очень важно. Ведь для ЛО – единственный клиент – это вы. Но ведь набранные заказы вы отгружаете множеству получателей груза, т. е. своим клиентам. При этом нужно учитывать, что отгружать их необходимо в определенной последовательности с учетом правил погрузки в транспортное средство. Если вы не учтете это заранее, то в дальнейшем в этой части создается почва для разногласий.
2. Имейте в виду, что ЛО не будет участвовать в каких-либо "серых" или "черных" технологиях хранения и отгрузки товара. Для него весь товар, принимаемый на ответственное хранение, – "белый". А следовательно, проблемы в этой области вы будете решать самостоятельно.
3. Ценообразование следует производить в привязке к прописанным процессам. К примеру, в понимании ЛО в тариф на набор заказов включаются снятие товара с мест хранения и перемещение в зону комплектации. Вы же считаете, что в эту операцию должны еще входить контроль, поклиентная комплектация и подготовка к отгрузке по направлениям. И если ранее с другими своими клиентами ЛО этих операций не делал, то у вас могут возникнуть серьезные разногласия уже в процессе работы (после подписания договора). И таких нюансов в части разграничения операций и соответственно тарифов достаточно много.
4. Разработайте ограничители и нормативы на выполнение основных операций для ЛО. Ведь вам важно, чтобы заказ не просто собрали, но еще и собрали в нужное время с нужным качеством! Пример приложения с описанием ограничителей и нормативов на выполнение операций – приложение 10.
5. Важнейший вопрос – конкретизация требований к качеству складских операций и ответственности за отклонения от установленных требований в этой области. Во-первых, определитесь, что вы будете понимать под качеством складских операций, во-вторых, в какой форме будут предъявляться претензии, регламентный срок на их отработку и далее ответственность за отклонения от согласованных параметров качества. При этом ответственность должна быть предельно конкретной и легко рассчитываемой по итогам работы за установленный период.
6. Определитесь в дополнительных работах, которые требуются вам в качестве предпродажной подготовки. Нередко именно они могут стать камнем преткновения, так как ЛО может оказаться не готов выполнять их в нужном объеме. А продавать товар, к примеру, без специальной стикеровки, неприемлемо для вас…
7. Обеспечение учета и сохранности товаров. Заранее оговорите процедуру сверки баз данных.
Изначально следует договориться о системе текущих инвентаризаций и ежегодной полной инвентаризации товаров с остановкой всех рабочих процессов и физическим пересчетом товара совместными счетными группами. Данная работа потребует от ЛО дополнительных ресурсов. Поэтому расценки на операции пересчета следует оговорить заблаговременно, также как и описать процедуру инвентаризации. Не забывайте и о том, что оприходование излишков производится с соответствующим налогообложением.
8. Разработайте систему документооборота и информационного обмена.
Рассмотрим основные отчеты и документы, используемые в работе с ЛО:
8.1. Файл описания продуктов – Productfile. Предоставляется клиентом в электронном виде, обычно в виде файла в формате Excel. Файл содержит описание каждого продукта, стоимость товара, передаваемого на ответственное хранение, должен быть предоставлен для ввода необходимой информации в учетную систему ЛО до начала операций по соответствующему продукту. Productfile может изменяться и пополняться по мере необходимости.
8.2. Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма MX-1). Данный акт оформляется на основе унифицированной формы первичных учетных документов. Акт MX-1 оформляется ЛО по каждому прибытию грузов в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон и заверяется подписью уполномоченных представителей и печатями ЛО и клиента. Подписание акта означает – «Груз сдал, груз принял». С этого момента – ваш товар на ответственном хранении у ЛО. Обратите особое внимание на нюансы. К примеру, кто будет отвечать за товар в интервале времени, с момента, когда он был уже выгружен из автомашины, пересчитан, проверен по количеству и качеству совместно с вашим представителем и до момента, когда ему на подпись принесли подготовленные экземпляры акта MX-1? Какое время вы отводите на подготовку этого документа с момента окончания пересчета? На основании какого документа оператор ЛО будет готовить акт MX-1? Ведь товар еще не заведен в информационную систему ЛО. Конечно, идеальный вариант, когда представители ЛО сами принимают груз у перевозчика. Но такой доверительный уровень отношений, как правило, наступает не сразу. Тем более, если ваш товар специфичен и требует особых компетенций для его идентификации и приемки по качеству. Вы также можете указать в акте фактическое время постановки а/м по выгрузку, окончание выгрузки и окончание приемки по количеству и качеству. Если в вашем договоре данные процессы нормированы, то данная информация обозначит контрольные точки выполнения данных нормативов.
