8.3. Акт о соответствии качества и количества товарно-материальных ценностей, принимаемых к ответственному хранению. В акте указывается фактическое количество прибывшего груза клиента по каждому наименованию и коду, фиксируются все расхождения по количеству и ассортименту с товарно-транспортными документами поставщика, состояние упаковки и наличие внешних повреждений. Данный документ позволит вам предъявить претензию по качеству поставки.
8.4. Акт о возврате товарно-материальных ценностей с хранения (форма МХ-3). Данный акт оформляется на основе унифицированной формы первичных учетных документов. Акт МХ-3 оформляется ЛО по каждому «Заказу на отгрузку» в двух экземплярах. Подписание акта означает, что ответственность ЛО за сохранность ваших грузов закончена, он передал вам заказ в полном соответствие с вашим распоряжением на отгрузку.
8.5. Акто повреждении продукции. ЛО оформляет акт о повреждении продукции клиента при обнаружении поврежденной продукции на объекте, либо при нанесении повреждений при выполнении операций. ЛО указывает в акте количество поврежденного груза, его код, наименование, характер повреждений в соответствии с классификацией, предусмотренной в Инструкции клиента, а также предполагаемую причину повреждений. Акт заверяется подписями членов комиссии в составе уполномоченных представителей ЛО и клиента.
8.6. Реестр отгрузок. Реестр – это сводный график прибытия ТС и организации процесса погрузки, планируемый в течение следующего рабочего дня. Данный реестр должен содержать следующую информацию по каждому маршруту:
– дата отгрузки;
– номер заявки на отгрузку;
– планируемое время отгрузки;
– номер транспортного средства (ТС);
– способ доставки (самовывоз, передача груза представителю клиента, доставка).
Данный реестр позволяет ЛО планировать свой ресурс исходя из нагрузки и установленных временных параметров на приемку-передачу заказов со склада. В случае отклонения от установленных договором регламентов и параметров, указанных в реестре отгрузок, клиент вправе предъявить соответствующую претензию.
По факту отгрузок формируется отчет о произведенных отгрузках, с указанием параметров отгрузки по принципу "план-факт" (отчет Shipped).
8.7. Подтверждение счета (Billing). Содержит подробную сводную информацию об услугах, оказываемых клиенту за отчетный период. Информация детализируется по кодам услуг и по объему их оказания. На основании этого документа клиенту выставляется счет за фактически оказанные услуги. В случае отсутствия электронной опции формирования биллинга, во избежание споров «задним числом», рекомендуется делать сверку по произведенным операциям не реже, чем раз в неделю.
8.8. Отчет о товарных остатках (Stocklnventory). Содержит информацию о наличии и статусе продукции клиента на складе ЛО на отчетный момент. Отчет формируется по кодам товаров и дает следующую информацию:
– код и наименование продукции;
– физическое наличие единиц продукции на складе, всего;
– поврежденный и бракованный товар (сток некондиционного товара);
– товар, имеющий особое функциональное назначение, по согласованию с клиентом;
– товар, доступный для подбора и отгрузки в стандартном режиме.
Данный отчет понадобится вам для сверки стока ЛО с вашей корпоративной базой данных. Такие сверки рекомендуется проводить не реже чем раз в месяц, а при больших количествах операций – еженедельно.
8.9. Отчет о движении товара (Activity). Данный отчет формируется одновременно с отчетом о товарных остатках (Stocklnventory). Отчет содержит следующую информацию:
– отчетный период;
– код и наименование товара;
– остаток на начало периода;
– количество поступивших учетных единиц;
– количество отгруженных учетных единиц;
– остаток товара на складе на окончание периода;
– номера документов, являющихся основанием для движения товара.
В случае расхождений по остаткам товаров, выявленных при сравнении отчета Stocklnventory с остатками по вашей БД, отчет Activity позволяет выяснить причину расхождений.
Кроме того для единой идентификации документооборота, следует применять специальное ПО, обеспечивающее присвоение сквозной нумерации всех входящих распоряжений от клиента к ЛО и, наоборот, исходящих сообщений о произведенных перемещениях и отгрузках. Это позволит вам автоматизировать сверку товародвижения по документам. Такие почтовые буферы обычно предусмотрены в современных WMS. И этот блок должен быть описан в договоре с ЛО.
К информационному обмену относится и обмен списками авторизованных сотрудников компании и ЛО, с указанием их должностных обязанностей, полномочий, а также электронных адресов и номеров телефонов.
Отдельно поговорим о требованиях к качеству операций, производимых логистическим оператором.
Качество складских операций нередко становится камнем преткновения в отношениях поклажедателя и логистического оператора. Какими попугаями измеряется качество работы склада в отношениях с внешним заказчиком его услуг? Какие существуют механизмы предъявления взаимных требований в рамках заключенного договора на оказание складских услуг?
Как правило, ЛО предлагают свой вариант договора с по-клажедателем (т. е. с вами). При этом, вопросы качества складских услуг в них оговорены чрезвычайно поверхностно и неконкретно. Для начала определим круг ваших интересов, который вы хотели бы "защитить" условиями договора.
1. Качество непосредственно складских операций.
Как правило, по условиям договора, ответственность ЛО заканчивается в момент передачи набранного заказа от представителя ЛО представителю клиента на пандусе при погрузке в транспортное средство. Но как быть в ситуации, когда у вас 30 % объема заказов – розничный набор? А количество единиц товара, набранных в розницу по каждому заказу, – от 100 до 1000 единиц. Соответственно, розничные заказы упакованы в произвольном порядке в нестандартные коробки. И таких заказов в день – от 20 до 100… Если вы будете принимать от представителей ЛО эти заказы поштучно в момент отгрузки, то вам понадобится либо очень много времени, либо очень много своих работников для приемки-передачи заказов и принятия на себя полной ответственности (перед конечными получателями заказов) за соответствие заказа и фактического количества отгруженного товара. Поскольку ни тот, ни другой вариант, как правило, не устраивает поклажедателя, необходимо изначально договориться, что приемка-передача товара на пандусе производится по количеству мест, без проверки внутритарных вложений. А в случае предъявления получателем груза претензий по недовложениям, излишкам, пересорту, внутритарным повреждениям груза, необходимо предусмотреть в договоре механизм расследования данных претензий.
