Систематическое обновление и корректировка информации о материальных потоках – обязательное требование логистики. На пути от поставщика до получателя ответственность за грузы, образующие материальный поток, и за риски переходит от одного участника логистического процесса к другому (поставщик – экспедитор – перевозчик – экспедитор – получатель). В «точках перехода» участники сверяют физические параметры материальных потоков с информацией о них – данными товаросопроводительных документов. Управление потоками осуществляется на основе информации о них и своевременное получение сведений об изменении параметров потоков (потери грузовых мест при перевалках, засылка контейнеров не в тот адрес и т. п.) позволяет принять срочные меры для розыска грузов. Для обеспечения точного соответствия физического состава материального потока данным сопроводительных документов при заключении контрактов необходимо обеспечить сохранность грузов правовыми средствами.
В любом случае следует избегать многократного введения информации в компьютер и избыточности данных, так как при этом увеличиваются расходы и появляется опасность несовпадения информации, что потребует дополнительных расходов на ее уточнение.
Правила логистического аудита
В процессе проведения логистического аудита используется модель оценки неопределенностей в цепи поставок товаров. Анализ трех источников неопределенности позволяет точно определить направления оптимизации логистики:
Неопределенности в системе снабжения. Проблемы в этой сфере обычно возникают из-за неритмичной работы поставщиков или из-за неспособности компании эффективно планировать заказы товаров. Анализ включает в себя проверку всех этапов поставки – от оформления заявок на запасные части поставщикам до размещения товаров на складе.
Неопределенности в системе обеспечения продаж. В системе обеспечения продаж проводится анализ того, насколько качественно выполняются требования клиентов: быстрота исполнения заказа на товары, наличие необходимого запаса товаров для выполнения заявок клиентов, своевременность доставки товаров с основного склада и пр.
Неопределенности в системе управления логистикой. Производится диагностика способности предприятия управлять запасами, модифицировать планы поставок в соответствии с заявками и эффективно работать с поставщиками. Анализируется время, затрачиваемое на исполнение заказов клиентов и доставки товаров в точку продажи.
Типичные проблемы, выявляемые аудитом
Эффективная складская логистика становится определяющим фактором, от которого во многом зависят успех или неудача в бизнесе.
Характерные проблемы на складе, которые следует предотвращать:
• неполное использование площадей и объемов склада;
• несогласованность действий склада с другими подразделениями;
• большие затраты времени на различные технологические операции;
• неравномерность работы склада;
• длительное оформление документов;
• потери товара;
• частые выходы из строя оборудования.
Анализ издержек по хранению товаров показывает эффективность логистических операций. Издержки, контроль, анализ и снижение которых являются задачами оптимизации управления логистикой, состоят из:
• затрат на формирование запасов;
• затрат по хранению;
• заготовительных расходов.
Затраты на формирование запасов включают:
• расходы, связанные с отвлечением оборотных средств в запасы сырья, материалов и др.;
• расходы, связанные с текущим обслуживанием запасов, в т. ч. налоги на имущество;
• издержки на проведение инвентаризаций,
• процентные ставки за банковский кредит и т. п.;
• издержки хранения, изменяющиеся в пределах 10–41 % стоимости запасов;
• стоимость рисков (оценка) – риск морального износа запасов, риск превышения норм естественной убыли, риски потерь от хищений, пожаров и т. п. последствий страховых случаев (стоимость этих рисков может быть выражена через расходы на страхование, через тарифы и ставки страховых премий).
• «издержки дефицита», связанные с недостатком в отдельные моменты тех или иных товаров, с неумением управлять запасами, с кризисными явлениями в экономике;
Часть затрат на формирование и хранение запасов носит условно-постоянный характер, часть – переменный.
Затраты по хранению включают:
• расходы на содержание склада;
• зарплата складского персонала;
• недостача продукции в пределах норм естественной убыли;
• административно-управленческие расходы.
• расходы на упаковку, маркировку, оформление документации;
• затраты труда на количество грузов, полученных и отправленных в смену и т. п.
• административные расходы и некоторые другие виды издержек.
Заготовительные расходы:
• выбор и оценка поставщиков;
• почтово-телеграфные, командировочные, представительские и др. расходы по закупкам;
• оплату тарифов и сборов перевозчиков при завозе товаров на склад;
• недостачи и потери в пути в пределах норм естественной убыли;
• сборы за выполнение погрузочно-разгрузочных работ, за подачу и уборку вагонов, экспедиторское обслуживание и другие услуги;
• затраты на содержание собственного транспорта.
• стоимость перевозки различными видами транспорта;
• стоимость погрузки у отправителей, выгрузки у получателей и возможных перевалок в пути следования;
• затраты на хранение, непосредственно относящиеся к перевозке в связи с перевалкой, комплектацией или подработкой груза в пути следования;
• расходы, связанные с нахождением груза и товара в пути, его непродуктивным хранением в процессе доставки (проценты на капитал, порча, потеря, хищение груза);
• расходы по страхованию грузов, транспортноэкспедиторским операциям, ледокольной проводке, грузовые сборы;
В конце отчетного месяца расходы по завозу на остаток нереализованных товаров исчисляются исходя из среднего процента этих затрат за данный месяц с учетом переходящего остатка на начало месяца.
Затраты на распределение товаров достигают 25 % валового дохода, а капиталовложения в запасы товаров нередко превышают 40 %. За счет новых технологий управления распределением и движением товаров можно значительно сократить расходы на распределение и содержание товарных запасов, сделав эти процессы более эффективными и тем самым повысить качество обслуживания покупателей, что, в свою очередь, позволит увеличить объем реализации.
Правила выполнения анализа деятельности
Анализ спроса на отдельные товары является одним из элементов системы управления запасами. Спрос – это совокупность требований на товары, предъявляемых к сбытовой сети. Для управления запасами важно знать некоторые характеристики спроса.
