Создание и автоматизация базы связей
Если хочешь, чтобы все получалось, необходима система.
кинофильм «Помни» (Memento)
Очень слабым местом в нетворкинге большинства людей является неумение создания и автоматизации базы связей. На первых порах это может показаться весьма необязательной процедурой. Да, так оно и есть. Для тех, кто только начинает свой путь, я рекомендую полностью не погружаться в автоматизацию, а ограничиться лишь правильным ее созданием и ведением. В противном случае у вас может сложиться мнение, что заниматься нетворкингом – слишком тяжелая ноша.
Итак, давайте именно с этого и начнем. Так как же создавать базу связей и где ее создавать?
Универсального ответа на этот вопрос не существует. Каждый нетворкер должен разработать свою индивидуальную базу, которой будет удобно пользоваться именно ему. Это связано с различной глубиной контактов, с количеством людей, находящихся в базе, да и в целом с менталитетом нетворкера.
Создание базы связей. Под созданием базы я подразумеваю организацию списка контактов, разбитого на группы, с необходимой информацией о каждом контакте. Для того, чтобы вы могли измерить полноту заполняемой карточки на одного контакта, следует четко определить для себя понятие «полный контакт». Под «полными» мы будем понимать те контакты, о которых знаем 100 % необходимой для нас информации. Поэтому для начала нам требуется определить, какую информацию мы хотим знать. Самой распространенной ошибкой при создании базы связей является ее «раздутие». Мы хотим идеализировать наш нетворкинг и стараемся узнать о наших контактах больше информации, чем ее требуется.
Распределите необходимую информацию на две категории: обязательная и дополнительная. В обязательную можно добавить: инициалы (сразу решите, требуется ли вам отчество людей или же достаточно имени и фамилии), телефон для связи (не всегда это может быть мобильный), e-mail, должность и компания. В дополнительную же информацию вы можете добавить дату рождения, особые даты (дни рождения членов семьи, профессиональные праздники и так далее), возраст, адрес офиса / жительства и другую.
При этом важно помнить, что обязательную информацию заполнять крайне важно полностью, а дополнительную – по мере возможности. Подумайте и составьте список данных, которые необходимо знать о ваших контактах.
Далее перейдем к группированию связей. Хранить список без группирования очень тяжело, когда их количество исчисляется сотнями, поэтому для более эффективной и удобной работы необходимо разделить их на тематические группы. Здесь также вы должны самостоятельно определить, по каким критериям вы будете распределять контакты. Это могут быть: по интересам (бильярд, рыбалка, лыжи), личные (друзья, однокурсники, семья, родственники), по работе и бизнесу (партнеры, инвесторы, сотрудники, клиенты). Если география ваших связей имеет значение, то можете и по ней распределить знакомых. Создание групп удобно и тогда, когда вы хотите поздравить всех с Новым годом. Ведь друзьям и партнерам по бизнесу пожелания и поздравления будут совершенно разными. Группируя ваши контакты, делать это гораздо удобнее.
Ведение базы связей. После того как мы достигли понимания о ведении базы связей, нам необходимо определить, где мы будем ее вести. Мой ответ простой – ведите там, где вам удобно. Естественно, есть современные программы, ведение базы связи в которых позволяет более комфортно и эффективно ее использовать. Но, к сожалению, не все люди настолько близко знакомы с техникой, чтобы сразу приступить к работе с этими программами.
Самый простой способ – блокнот. Есть такие блокноты, скорее, телефонные или адресные книжки, в которых все страницы разделены на соответствующие буквы либо разделы, заголовки которым вы пишите сами. Эти блокноты пользовались бешеной популярностью в конце XX века, когда Интернет и компьютеры были чем-то магическим и недосягаемым. Но я не сторонник такого инструмента для ведения базы связей. Чтобы правильно понимать, что мы ставим на кон, представьте, что в какой-то момент вы теряете все свои контакты. Просыпаетесь и не знаете, куда и кому позвонить, потому-то вашей базы нет. То, что вы по крупицам собирали половину жизни, кануло в бездну. И с таким инструментом, как блокнот это вполне вероятно. Во-первых, его можно легко потерять, он может сгореть, утонуть, и его могут украсть. Во-вторых, с ним просто крайне неудобно работать: вносить изменения, дополнения. Ну уж об автоматизации я вообще промолчу.
Другим распространенным способом является телефонная книга в мобильном телефоне. Безусловно, работать с такой базой куда удобнее, чем с физическим блокнотом. Но стандартные приложения большинства телефонов не позволяют выполнять все требуемые задачи. Для тех, кто все-таки использует данный способ, я рекомендую раз в месяц делать резервную копию контактов на компьютер, а также распечатать и держать в печатном виде (в случае поломки компьютера). Если не пользоваться этим советом, вы рискуете также потерять всю базу связей, потеряв телефон.
Таблицы Excel и программа Outlook – более современный подход к ведению базы связей. Об Excel, конечно, тяжело сказать, что он до сих пор современный, поэтому перейдем к Outlook. До последнего времени я использовал именно эту программу для синхронизации и работы с базой связей. К последней версии Outlook выпустили достаточно много приложений, которые позволяют синхронизировать ваши контакты с множеством социальных сетей и другими ресурсами. Программа сама вам подскажет, что ваш контакт изменил номер мобильного телефона и синхронизирует его автоматически. Это очень удобно. Также напоминания о праздниках и днях рождениях в значительной степени облегчают жизнь. Каждое утро я получал несколько уведомлений о том, что у моих друзей сегодня праздники, и старался поздравить всех в первой половине дня.
Сейчас же я нахожусь в поиске облачных решений для работы с общей базой контактов. Мне удобно, чтобы к ней был доступ в любой точке мира, с любого компьютера или телефона, и при этом я не буду переживать, что какая-то информация пропадет. На момент написания книги я активно начал использовать инструментарий Google. Пока не могу рассказать подробностей, поскольку сам только изучаю, но обещаю это сделать в блоге, подписывайтесь и поищите в поисковике, возможно, на момент прочтения я выложу алгоритм работы.
Я пытаюсь рассказать о нем для того, чтобы его не забыть.
Антуан де Сент-Экзюпери
Вы когда-нибудь задумывались над тем, как вы запоминаете любую информацию? Не важно, откуда она поступает: читаете ли вы книгу или смотрите фильм, встречаетесь с друзьями или коллегами по работе.
