Анатомия электронного письма
Электронное письмо состоит из нескольких блоков. Каждому блоку необходимо уделить должное количество времени и тщательно его проработать.
Блок 1. Отображаемое имя. Позаботьтесь о том, чтобы отображаемое имя в отправляемых вами письмах соответствовало тому, как бы вы хотели, чтобы вас называли. Иногда я получаю письма, где вместо имени была вписана электронная почта. Это спорное преимущество. Я предпочитаю, чтобы меня звали по имени, без отчества. Поэтому подписываюсь «Артур Салякаев». Посмотрите настройки вашего почтового клиента, порой они автоматически ставят имя «на свое усмотрение».
Блок 2. Тема письма. Тема письма зачастую служит как меню в ресторане. Чем аппетитнее и интереснее будет подано блюдо в меню – тем охотнее его закажут посетители. Опишите в теме письма кратко и емко цель или содержание письма. Чем ярче и цепляюще будет ваш заголовок – тем больше вероятность, что письмо откроют и прочитают до последней точки. Желательно, чтобы количество символов не превышало 50 знаков. Также следует помнить, что если вы ведете переписку в рамках одной темы – не меняйте тему письма. Но если же вы отвечаете на письмо уже по другой теме или другому вопросу, то обязательно смените тему письма на соответствующую. Запомните, одна тема – одно письмо. Это правило я перенял у Игоря Манна на конференции «iМаркетинг. Блестящая конференция, блестящее правило». В следующих блоках также будет несколько советов, которыми я начал пользоваться после конференции. Если хотите более подробно об этом узнать – посетите первоисточник.
Блок 3. Приветствие. Не начинайте письмо с содержания. Это неприлично. Обязательно используйте личное приветствие. В большинстве случаев я вижу приветствие «Добрый день, Артур!». Это принятый золотой стандарт в деловой переписке. Многие также предпочитают оригинальный подход к делу и пишут что-то вроде Buenos dias, Buon giorno, Salam, Bonjour и Konnichi wa. Признаю, мне нравится такие подходы. Они не несут в себе отрицательного подтекста, но, безусловно, привлекают внимание. Но сам лично я ограничиваюсь золотым стандартом. После приветствия сделайте отступ в один пункт и перейдите к содержанию.
Блок 4. Основная часть. Часть письма, в которой вы описываете основную суть. Постарайтесь с первых строк заинтересовать адресата. Говорите на языке ценностей, заинтересуйте его своим предложением или вопросом. Самый главный совет – не пишите рефераты. Чаще всего после электронного письма люди созваниваются, встречаются. Не нужно расписывать содержание письма более чем на 1000 знаков. Вряд ли его внимательно прочитают. Исключениями могут быть письма, которые заведомо ждут, и информационная рассылка, на которую адресат подписан.
Старайтесь сделать чтение вашего письма максимально комфортным. Не пишите сплошной текст. Разделите его на абзацы, так легче читать. Используйте выделение важных слов (курсив, размер шрифта, жирность), используйте нумерацию или маркировку пунктов.
Излагайтесь проще. Электронные письма люди читают быстро, так же на них отвечают. Не перегружайте его профессионализмами и сложными к восприятию словами. Пишите просто, чтобы адресат не тратил время на «переваривание» информации и мог бы вам с ходу ответить.
Блок 5. Призыв к действию. Процесс написания электронного письма схож с процессом написания коммерческого предложения. К нему также стоит подходить детально и скрупулезно. Завершением письма обязательно сделайте, так называемый, call to action, или призыв к действию. Какая цель вашего письма? Вы хотите назначить встречу, хотите, чтобы вам позвонили или пришли в офис, а может предложить адресату перейти на сайт? Подумайте и выберите один или два возможных формата коммуникации, так вы проявите свою клиентоориентированность. Но не просто оставьте телефон, а сделайте это в побудительной форме: «Если вы хотите получить бесплатный доступ к нашему продукту/сайту, позвоните по телефону 8 (495) 760-22-ХХ или перейдите по ссылке…»
Блок 6. Контактная информация. Заключительная часть письма, в которой мы указываем контактную информацию для связи с нами. Если вы ведете переписку, убедитесь, что подпись есть в каждом письме. Принято до контактной информации писать что-то вроде «С уважением», «С наилучшими пожеланиями» и тому подобное. Далее необходимо написать свои инициалы. Инициалы пишите так, как хотели бы, чтобы вас называли. Обязательно напишите должность и компанию, в которой работаете. И желаемые каналы коммуникации: рабочий телефон, мобильный телефон, адрес сайта, skype, icq. Кому что удобнее. Многие пишут электронную почту свою, я не понимаю зачем. Ведь она указывается выше. А вот некоторые отказываются писать адрес сайта, писав письма с корпоративной почты, потому что адрес сайта написан после @ их электронного адреса. Я уверяю вас, не каждый адресат это знает. Если вам важны переходы на сайт с письма – обязательно дайте ссылку в контактной информации.
Блок 7. Вложенные материалы. Вложенным материалам также необходимо уделить внимание. И тут я рекомендую пользоваться четырьмя правилами.
Первое правило заключается в контролировании размера вложенного файла. Принимать большие файлы крайне неудобно. Они долго доставляются и занимают пространство на жестком диске. Я всегда проверяю, чтобы вложение не было более 2–3 мб. Если речь идет об информационной рассылке, то 100–150 кб.
Второе правило связано с первым. Если файл слишком «тяжелый», но вам необходимо его отправить (видеоролик, презентация, последний альбом Филиппа Киркорова), пользуйтесь свободными файлообменниками или разместите материал на свой сайт и дайте ссылку. Если информация носит конфиденциальный характер, публичными файлообменниками пользоваться я не рекомендую. В качестве альтернативы могу посоветовать два замечательных ресурса: Dropbox и Google Drive. Эти ресурсы работают «в облаке», и зайти в них можно с любого компьютера. Причем права доступа на каждую папку и каждый файл устанавливаете вы сами. Очень удобно. Скажу по секрету, что на компьютере я вообще не храню информацию. Никакую. Все храню в «облаках» и раз в полгода делаю резервное копирование на внешний жесткий диск. Чего и вам советую придерживаться.
Третье правило касается отправки большого количества документов или фотографий. Крайне неудобно скачивать файлы по одному, а если пользоваться почтовыми программами, не во всех есть функции скачать одним архивом. Помогите вашему адресату и добавьте все в один архив. Гарантирую, получатель будет вам благодарен.
