Карсон Тейт - Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности

Существуют еще два типа дел, список которых я также поддерживаю и вам советую: «В ожидании» и «Когда-нибудь».

В первый перечень попадают дела, по которым я жду чего-то или кого-то. Его наличие дает мне возможность держать в поле зрения «разомкнутые цепи», не пытаясь все запомнить. Как вы уже знаете, в этом деле мозг – плохой помощник.

Во второй я заношу все, что хотела бы сделать в один прекрасный день. В моем нынешнем списке дел под этой рубрикой («Когда-нибудь») перечислены поездки, которые я хочу совершить, книги, которые хочу прочитать, и вещицы, которые не прочь купить, например, очень дорогой фен, на который положила глаз (с такими волосами, как у меня, фен – вещь незаменимая). Список «Когда-нибудь» – это мое развлечение и вдохновение. Составляя его, я освобождаю мозг и даю волю мечтам.

Советую вам всегда держать перечень с R.E.A.D.Y.-целями и проектами в том же месте, где и список конкретных дел. Наличие обоих позволит вам отчетливее видеть общую картину того, что должно быть сделано, а также конкретные шаги, которые необходимо для этого предпринять.

И наконец, последний этап № 4: Keep – «хранить», что представляет собой сокращенный вариант принципа «Хранить только один перечень». Для начала вы должны решить, какой именно тип материального носителя – ящик или компьютерную программу – будете использовать для хранения вашего TASK-перечня. Очень важно, чтобы этот список был у вас один-единственный. Цель вот в чем: все, что вам необходимо сделать, должно находиться в зоне прямой видимости. Это позволит охватить его одним взглядом и принять выверенное решение относительно дальнейших действий. Наличие нескольких списков только помешает достижению целей, будет вносить хаос, вызывать стресс и отнимать у вас время.

Когда я впервые встретилась с Беном (моим клиентом) в его офисе, меня впечатлило уже одно только количество его списков дел. На книжном шкафу высилась целая стопка блокнотов, такая же стопка расположилась прямо на полу, поверхность рабочего стола утопала в море клейких листочков, а монитор компьютера был обклеен ими со всех сторон.

– Ассортимент задач у вас еще тот, – осмелилась заметить я.

– Это далеко не все, – признался Бен и посмотрел на меня несколько растерянно. – У меня еще четыре блокнота с задачами на переднем сиденье автомобиля и два в портфеле. А, вот на бумажник мой посмотрите!

Он достал из заднего кармана бумажник: из него во все стороны торчали края бессчетного количества желтых листочков. Куда ни глянь, у Бена все было битком набито перечнями задач!

Начнем с того, что наличие множества списков дел просто-напросто лишает смысла само их ведение. Как только Бен открывал блокнот или читал листочек с какой-нибудь записью, он понимал, что ему не хватает информации. Когда у него появлялось время для выполнения какой-то реальной работы, он тратил драгоценные минуты на поиски записей о том, что именно нужно сделать в первую очередь. Бен отчаянно нуждался в одном генеральном TASK-перечне.

Итак, какую форму он должен иметь? Все зависит от вас и вашего стиля продуктивности. Адаптация TASK-перечня к стилю продуктивности – процесс сугубо индивидуальный. Наверное, поэтому пионеры менеджмента продуктивности, такие как Дэвид Аллен, данного вопроса никогда не касались. Однако мои клиенты и я считаем его исключительно важным для повышения эффективности.

Аарон Леви, СЕО компании Box, использует один лист бумаги и утверждает, что такая предельная простота – именно то, что показано при легкой форме синдрома дефицита внимания[23]. «Я – маленький преобразователь аналоговых данных в цифровые, но у меня есть один листочек бумаги под названием “50 дел”. Он содержит перечень всех важных инициатив, задач и проектов компании. Раз в один-два дня я просматриваю его, чтобы убедиться: по каждому из проектов дела у нас идут нормально. Всего один лист бумаги… 99 процентов моей жизни проходит в цифровом формате, но для того чтобы оставаться в фокусе, я выбрал именно этот низкотехнологичный инструмент»{33}.

Джен – вице-президент, отвечающий за кадровую политику одной из спортивных команд, входящих в Национальную баскетбольную ассоциацию. По своему ведущему стилю она – визуализатор. На стене справа от двери своего кабинета она повесила белую доску размером полтора на полтора метра, которая служит ей генеральным TASK-перечнем. Все ее задачи организованы по проектам и обозначены различными цветами. В нижнем правом углу доски есть черный прямоугольник, на котором Джен перечислила все свои проекты (они выведены красными буквами – одним из цветов ее команды). Когда Джен сидит за рабочим столом, список дел всегда находится у нее перед глазами, что позволяет ей быстро принять решение относительно дальнейших действий.

Мой редактор Карл – фрилансер. По своему основному стилю продуктивности он – приоритетчик. Для ведения списка дел Карл использует простой блокнот с бумагой в клеточку. В душе он писатель, а потому ему нравится записывать все от руки, а не полагаться на технические средства. Его перечень организован по датам, и каждая задача занимает в блокноте одну-единственную строчку. Карл носит этот блокнот на все встречи и заседания и по несколько раз в день сверяется с ним, чтобы удостовериться: ни одно срочное дело не забыто.

Свой собственный перечень дел я веду в небольшой тетрадке со спиралью и ношу ее с собой повсюду. Да, кое в чем я большой консерватор и предпочитаю бумагу электронным гаджетам.

– А что будет, если потеряете ее? – часто спрашивают меня клиенты.

– Конечно, у меня случится приступ паники, – отвечаю я. – Но все же надеюсь: тот, кто найдет ее, выполнит за меня все задачи!

Ниже перечислены дополнительные предложения по выбору инструментов управления задачами, которые подходят для людей с различным стилем продуктивности. Просмотрите всю врезку – и наверняка найдете среди предложенных вариантов идеи, которые заинтересуют вас и облегчат работу над собственным генеральным TASK-перечнем.

Попробуйте следующие инструменты:

• Бумага в линейку или в клеточку.

• iDoneThis – компьютерное приложение, которое будет присылать вам по электронной почте напоминания о необходимости выполнить те или иные задачи.

• IFTTT (If This Then That) – компьютерная программа, позволяющая определять, как должна двигаться информация между приложениями. Она способна автоматизировать задачи путем объединения действий одного приложения с действиями другого.