Статистика неликвидных остатков.
Управление запасами.
Используемые методы прогнозирования заказов.
Используемые модели управления запасами.
Используемые методы управления неликвидами.
Обработка информационных потоков и процедуры принятия решений.
Схема информационных потоков.
Основные процедуры принятия решений.
Система управленческой и финансовой отчетности.
Учет товаров и материалов на складе.
Документальное оформление операций.
Формы первичных документов.
Инвентаризации материальных ценностей.
Организационная структура и персонал. Организационно-функциональная схема.
Штатное расписание подразделений
Перечень и описание рабочих мест сотрудников, участвующих в организации процесса хранения.
Должностные инструкции сотрудников, участвующих в организации процесса хранения.
Система материальной ответственности.
Система мотивации персонала.
Подготовка и переподготовка кадров.
Анализ эффективности складской системы.
Структура затрат.
Анализ затрат.
Анализ значимости основных функций и операций.
Основные критерии и показатели эффективности функционирования склада (в динамике).
Показатели эффективности использования складских площадей и объемов.
Показатели интенсивности и показатели работы склада в периодах времени.
Грузонапряженность.
Годовой грузооборот.
Удельный грузооборот.
Неравномерность грузопотока.
Производительность труда Средняя продолжительность хранения.
Коэффициент оборачиваемости запасов.
Период возобновления запасов.
Длительность одной операции.
Длительность производственного цикла.
Загрузка оборудования.
SWOT-анализ.
Правила организации делопроизводства
Четкая и красивая документация – лицо фирмы. Организуйте правильное делопроизводство, регистрацию входящих и исходящих документов, ведение картотек клиентов и деловых партнеров, журналов учета приказов, входящей корреспонденции, исходящей корреспонденции, инструктажа по технике безопасности и т. д., ведение картотек, компьютеризацию учета движения запасных частей, расчета цен и подготовки прейскурантов, счетов, накладных, статистики, баз данных о клиентах, партнерах, анализа и прогноза спроса. Компьютеризация жизненно важна, если есть намерения расширять бизнес. Компьютерная обработка говорит клиентам о солидности и намерениях долго работать на рынке. Освоение компьютерных систем занимает не менее года, поэтому чем раньше начать, тем быстрее будет отдача. Лучшим аргументом в пользу компьютеров служит тот факт, что сейчас у нас, как и за рубежом, стоимость современной оргтехники стала ниже стоимости содержания сотрудников.
Печатайте исходящие документы на лазерном или струйном принтере. Красивый шрифт требует и грамотного языка, и уважительной интонации писем, т. е. приучает персонал к ответственному отношению к документам. Высылайте коммерческие предложения и рекламу возможным партнерам почтой, избегайте использования факса. Во-первых, качество передачи при наших линиях связи в большинстве случаев плохое и документ выглядит несолидно. Во-вторых, фактически вы вынуждаете частично оплачивать факс и адресата (расходуется его бумага) без его согласия, что невежливо. Кстати, настройте ваш факс так, чтобы при автоприеме он срабатывал с первого-второго звонка, тогда передающему не придется ждать шести гудков.
Предприятиям, имеющим телетайп, особенно в глубинке, целесообразно посылать предложения и рекламу телетайпом. Качество передачи нормальное. Телефаксы в глубинку передаются хуже всего.
Высылайте только оригиналы писем с “живой" подписью руководителя.
Электронная почта быстрее доставляет информацию, но ее использование не всегда эффективно по следующим причинам:
• чаще всего электронную почту просматривает секретарь и решает – что распечатать для руководителя, а что нет – поэтому много писем просто не доходят до нужных лиц, так как квалификация секретарей в большинстве случаев недостаточна для правильного решения;
• объемы электронных почтовых ящиков чаще всего ограничены 2Мб и, если секретарь долго не заглядывала в ящик, то он может быть заполнен до отказа и не принимать новых сообщений;
• пока еще мало фирм, которые выделяют каждому ответственному сотруднику отдельный электронный почтовый адрес, чтобы он сам отправлял и принимал почту.
– рекламных электронных писем и «спама» на все фирмы поступает слишком много, они раздражают и, если при первом взгляде письмо оценивается как рекламное, оно тут же уничтожается – если вы неудачно начали письмо, нет шансов на то, что его прочтут.
Всегда отвечайте на письма и другие обращения. Деловая этика требует, чтобы на срочные запросы отвечали в течение суток, на обычные – в течение недели. Если вы в этот срок не укладываетесь, направьте промежуточное сообщение, указав, когда сможете ответить по существу. Не следует проводить поспешных, неподготовленных переговоров. Начинайте деловые контакты, только имея разработанную политику и тактику переговоров.
Интранет
Внутренний сайт компании (интранет) экономит много времени и сил персонала. Меняется сама система обмена корпоративной информацией. Приказ или сообщение, размещенные на сайте, доходят до всех сотрудников фирмы гораздо быстрее, чем традиционным способом. А типовые письма и документы доступны персоналу в ту же секунду, как администратор выложит их в соответствующий раздел. Книгу стандартов тоже размещают в интранет, чтобы все сотрудники могли к ней обращаться.
Важно, что никаких специальных навыков для обновления и редактирования информации на сайте не требуется. Удобная и простая в работе административная консоль позволит делать это любому человеку, в общих чертах знакомому с компьютером.
Например, интранет-система е-офис предоставляет:
• внутренний сайт компании с возможностью оперативного размещения всей необходимой корпоративной информации;
• удобный сетевой органайзер для систематизации данных о клиентах, учета контактов, договоров и документооборота;
• современную систему поиска и фильтров по ключевому слову или его части, по категории клиента, его специализации, региону, состоянию переговоров и другим критериям;
• механизм напоминаний о необходимости связаться с клиентом, выполнить заказ, проконтролировать оплату и т. п.
– эффективный инструмент контроля – как фирмы в целом, так и каждого менеджера в отдельности.
Е-офис легко настраивается под особенности любого бизнеса, прост в работе и интуитивно понятен даже начинающему пользователю компьютера.
