поиск новых дилеров (требования к ним);
завязывание контактов в деловом мире (предполагаемое число; области деловой активности этих людей);
встречи с действующими покупателями и поиск новых торговых партнеров (какими; на каком уровне; какие вопросы должны быть затронуты);
заключение сделок (желательная сумма; соотношение между немедленной поставкой и поставками со среднесрочной и долгосрочной перспективой).
Возможны и иные цели участия в ярмарках и выставках: исследование конкурентов, презентация предприятия и его товаров, увеличение объемов продаж в краткосрочный период, определение верхней границы товара. Особо эффективными для предприятия могут оказаться отраслевые выставки, посвященные какой-либо области техники или науки. В этом случае можно в течение двух дней распространить значительный объем информации, довести ее до сведения посетителей с помощью индивидуальных контактов, на что в ином случае понадобилось бы несколько месяцев.
Часто ярмарка является очень удобным способом для введения на рынок нового товара, его оценки, создания высокого фирменного имиджа и т.д. Встречи сбытового персонала, возможность немедленной демонстрации товара заинтересованным на восприятие нового специалистам, значительно отличается от пассивного ожидания, с каким обычно относятся к агенту по сбыту, явившемуся к потенциальному покупателю.
Кроме того, предприятие может выступить с докладом на проводимых обычно в рамках выставок конференциях или симпозиумах, что позволит распространить рекламную литературу, продемонстрировать видеофильмы и провести иные мероприятия среди специалистов. В результате эти и подобные мероприятия будут способствовать росту заказов, укреплению позиций предприятия в деловом мире.
Подготовка к ярмаркам и выставкам. Решение об участии в выставке или ярмарке необходимо тщательно обдумать. Из-за большого объема подготовительных работ принимают его, как правило, за год-два до открытия выставки. Выбирать следует по следующим критериям: престижность выставки в отрасли, место проведения, состав возможной аудитории, способность организаторов обеспечить должные условия, стоимость (тарифы) выставочной площади и других услуг, возможные участники и их число, характер деловой активности (объем заключенных сделок) по опыту прошлых лет, проводимые организаторами мероприятия и их результаты и др.
После принятия решения необходимо составить список целей и способов их достижения. Все предполагаемые участники и лица, от работы которых зависит качество подготовки экспонатов, рекламных материалов и другого обеспечения, должны быть осведомлены об этих целях и методах, в части, непосредственно их касающейся. Приказом назначается ответственный координатор, которому придают необходимый аппарат сотрудников. Координатор должен обладать соответствующими полномочиями: право созывать совещания, назначать сроки выполнения работ, проверять счета и др.
Координатор разрабатывает план программы подготовки, куда вносит следующие мероприятия: установление контактов с администрацией выставки, подача заявки, подбор посредников для транспортно-экспедиторских, оформительских, рекламных и других работ, выяснение цен; уточнение таможенных правил и правил получения въездных виз (зарубежная ярмарка), знакомство с трудовым законодательством, действующим в стране, где происходит ярмарка; выяснение льгот и скидок, которые предоставляются участникам выставки;
разработка сметы расходов на участие в выставке или ярмарке, в которую входят следующие статьи: арендная плата закрытой (в павильоне) и открытой площади; стоимость проекта экспозиции и изготовления или аренды конструктивных и оформительских элементов; транспортно-экспедиторские расходы на доставку экспонатов на выставку и возвращение их, с учетом таможенных расходов и расходов на хранение тары во время прохождения выставки; расходы по оформлению служебных помещений стенда (мебель, холодильники, посуда, медикаменты, цветы и др.); содержание служебных помещений (телефон, иной вид связи, электроэнергия, вода, охрана, уборка);
затраты на монтаж и демонтаж экспозиции (командировочные расходы, наем рабочих, страховки и т. д.); оплата труда стендистов (командировочные расходы, оплата гостиницы, транспорта, питания); представительские расходы (сувениры, угощение посетителей на стенде, приемы для почетных гостей, рассылка пригласительных билетов и др.); рекламные расходы (предварительная реклама, реклама в каталоге выставки, наружная реклама во время участия в выставке, телереклама, радиореклама, печатание пригласительных билетов, пошив одежды стендистов и др.);
страховка персонала, выставочного имущества, экспонатов, рисков третьих лиц; разработка проекта и создание элементов экспозиции, подготовка выставочных машин по оформлению, приборов, оборудования и иных товаров, размещаемых на стенде;
подбор и обучение стендистов и другого персонала стенда (заведующего хозяйством, директор экспозиции и др.); разработка и изготовление рекламных материалов, размещение рекламы в городе, где происходит выставка и в иных необходимых местах.
В тематическом плане экспозиции определяется что будет показано и задаются условия, которым должен отвечать стенд: его площадь, высота помещения, необходимость использования открытой площадки, характер энергоснабжения, потребность в сжатом воздухе, воде и др. В плане приводится перечень экспонатов, их основные характеристики, описание формы показа (натурный экспонат, макет, фотография на планшете и др.) и распределение по разделам экспозиции.
Тематико-экспозиционный план представляет собой своеобразный сценарий, на основе которого ведутся все дальнейшие работы, связанные с подготовкой экспозиции. В плане расписывается, какое необходимо художественное оформление, какие технические и дидактические средства воздействия на посетителя будут использованы для усиления восприятия экспонатов и побуждения к контактам со стендистами. По каждой теме, выделенной в тематическом плане, в тематико-экспозиционном плане должен содержаться полный текст надписей, цитат, цифровые и текстовые данные по всем таблицам, графикам, диаграммам; тексты пристендовых табличек (этикеток) на все натурные экспонаты, модели и макеты; все цветные фотографии и слайды, графические материалы в упаковке, исключающей их повреждение.
Тематический и тематико-экспозиционный планы служат основой для художественного проектирования стенда и детальной разработки его художественного оформления. Эти два последовательных этапа рекомендуется разделить и решать последовательно. Вначале разрабатывается генеральная компоновка: экспонаты распределяются по тематическим разделам и подразделам в соответствии с последовательным раскрытием темы. В небольшом стенде, который охватывается взглядом сразу, необходимо выделить наиболее значимый в коммерческом отношении экспонат, фотографию и др.
