Эффективность деятельности отдела по связям с общественностью во многом зависит и от того, насколько оптимальны его структура и состав. Напомним уважаемым читателям, что структуру (от лат. structura – строение, расположение, порядок) отдела по связям с общественностью образуют совокупность его внутренних подразделений (групп, а в ряде случае – отдельных сотрудников), деятельность каждого из которых сконцентрирована на самостоятельном направлении, а также организационно-информационных связей, возникающих между ними в процессе взаимодействия при осуществлении этой деятельности.
На практике структура отдела по связям с общественностью обычно выстраивается в соответствии с Функциональным принципом. Это предполагает, что, с одной стороны, каждый элемент структуры отдела самостоятельно и эффективно выполняет конкретную PR-функцию (в отдельных случаях – несколько смежных функций), а, с другой стороны, не менее эффективно взаимодействует в процессе своей деятельности с другими элементами структуры.
Исходя из содержания рассмотренных ранее функций отдела по связям с общественностью, «классический» вариант его организационной структуры может выглядеть так, как это представлено на рис. 3.4:
Рис. 3.4
В свою очередь, численный состав отдела по связям с общественностью характеризуется общим количеством работников данного подразделения, а также количественным соотношением их основных категорий – руководителей, менеджеров, специалистов и исполнителей. И при определении общего количества работников, и при выборе количественного соотношения их основных категорий следует придерживаться принципа целесообразности. Говоря иначе, работников – руководителей, менеджеров, специалистов, исполнителей – в отделе должно быть ровно столько, чтобы вся необходимая работа была выполнена ими качественно, полно и своевременно. При-ведем ниже примерный численный состав отдела по связям с общественностью, соответствующий варианту структуры, представленному выше:* (* Должностные полномочия сотрудников примерно соответствуют функциям сотрудников PR-компании (см. главу 4)).
1) административная группа (4 чел.):
• помощник начальника отдела – менеджер по развитию и кадрам;
• специалист (инженер) по информационным технологиям;
• оператор ПК;
• курьер.
2) исследовательско-аналитическая группа (4-6 чел.):
• менеджер по исследованиям и аналитике;
• специалист-исследователь (2-3);
• специалист-аналитик (1-2).
3) творческая группа (4-6 чел.):
• менеджер по креативу;
• текстрайтер (2-3);
• бильд-редактор (1-2).
4) производственная группа (5 чел.):
• менеджер-координатор;
• менеджер по работе с заказчиками;
• менеджер по обеспечению;
• менеджер по работе со СМИ;
• менеджер по производству.
5) группа специальных проектов и внутрикорпоративного PR (8-10 чел.):
• менеджер-консультант;
• менеджеры специальных проектов (1-2);
• пресс-атташе;
• редактор внутреннего издания;
• контент-менеджер корпоративного сайта;
• спичрайтер;
• фотограф-видеооператор;
• web-мастер;
• верстальщик.
Глава 8. Организация текущей работы отдела по связям с общественностью вне предприятия и на предприятии
В данном параграфе речь пойдет не только о развернутой схеме организации работы отдела по связям с общественностью, но и о наиболее важных организационных особенностях деятельности его внутренних подразделений (групп). Начнем же мы с рассмотрения развернутой организационной схемы деятельности отдела по связям с общественностью.
Руководство повседневной деятельностью отдела по связям с общественностью осуществляет его начальник. Он, в свою очередь, подчиняется или непосредственно руководителю предприятия (директору), или его заместителю по маркетингу (одному из заместителей директора, курирующему вопросы связей с общественностью).
Полученные от руководства предприятия указания и распоряжения по вопросам связей с общественностью начальник отдела принимает к исполнению. После выработки и утверждения соответствующего управленческого решения начальник отдела организует работу своих подчиненных таким образом, чтобы обеспечить своевременное, полное и качественное выполнение задания. Общий порядок работы начальника отдела по связям с общественностью предполагает:
1) получение указания (распоряжения) и его уяснение;
2) выработку решения о порядке выполнения задания;
3) доклад и утверждение решения руководством предприятия (в решении отражаются сроки, средства и методы выполнения задания, а также то, какие ресурсы – персонал, техника, информация и т. п. – должны быть привлечены для его выполнения);
4) распределение обязанностей между исполнителями, выработку и утверждение плана работы;
5) организацию взаимодействия, управления и обеспечения в процессе работы отдела;
6) приемку результатов работы, их оценку и доклад руководству предприятия о выполнении задачи.
Основным организационным документом на период выполнения задания является план работы (план PR-кампании или отдель-ного мероприятия), в котором отражаются:
1) перечень действий;
2) сроки их выполнения;
3) сведения об ответственных исполнителях;
4) сведения о привлекаемых ресурсах;
5) порядок осуществления контроля (кто и как осуществляет соответствующие меры);
6) содержание основных мер обеспечения и взаимодействия;
7) учет результатов проделанной работы.
Отметим, что в выработке плана, как правило, участвуют все руководители внутренних подразделений отдела. Рассмотрим далее то, как осуществляют свою деятельность внутренние подразделения отдела в процессе выполнения задания (уточним, что в данном случае под заданием подразумевается осуществление мероприятий в рамках т. н. «внешнего», т. е. некорпоративного PR).
