Несмотря на то, что пресс-конференция является наиболее эффективной формой общения со специалистами медиасреды, ее следует проводить только тогда, когда существует конкретный информационный повод. На сегодня существуют следующие типы информационных поводов:
1. Новости — исключительный характер, оригинальность события. Интрига заключается в том, что информация «придерживается» до начала пресс-конференции. Это позволяет избегать девальвации фактов в глазах журналистов, а также ее искажения. Для пресс-служб церковных структур возможно дополнительное дифференцирование:
• новости, актуальные только для церковных средств массовой информации (изменения кадрового состава Синодальных отделов или епархиального управления, посещение правящим архиереем различных структур и учреждений, освящение храмов, приютов, то есть события «внутренней» среды епархии);
• новости, актуальные для церковных и светских средств массовой информации (мероприятия, интересные областной и городской общественности, празднование Пасхи и Рождества, прибытие в город церковных святынь, проведение крупных конференций и фестивалей, презентации просветительских, социальных, благотворительных проектов).
2. Знаменательная дата — проведение церковно-общественных, государственных, общественных мероприятий. Например, празднование Дня области или города. Как правило, в организации этих событий епархиальное управление принимает деятельное участие.
3. Проблема — нередко возникают сложные ситуации, когда своевременная и адекватная реакция епархиального управления способна предотвратить распространение искаженной информации или слухов (например, о смерти или уходе правящего архиерея с кафедры, о каких-либо скандальных событиях, связанных с представителями епархии).
Существует несколько способов оповещения журналистов о дате, месте, времени и теме проведения пресс-конференции:
• персональный телефонный обзвон конкретных средств массовой информации и конкретных журналистов;
• рассылка факсов с общим и персональным обращением;
• рассылка приглашений по электронной почте.
Самым надежным способом является рассылка приглашений и дополнительный обзвон журналистов, который позволяет гарантировать участие представителей средств массовой информации в мероприятии. Успех пресс-конференции во многом зависит от времени и места ее проведения. Время начала определяется графиком представителей организующей стороны, однако всегда следует учитывать такие факторы, как:
• периодичность выхода в свет средств массовой информации, представители которых приглашены на пресс-конференцию (наиболее оптимальным является дневное время — с 12.00 до 15.00, когда материалы по итогам пресс-конференции смогут попасть в завтрашние выпуски газет и вечерние информационные выпуски телеканалов и радиостанций);
• наличие назначенных на это же время других пресс-конференций и иных специальных событий;
• визиты в регион VIP-персон, вследствие чего происходит отток определенного контингента журналистов, а также возникают транспортные проблемы;
• проведение массовых мероприятий и акций.
Важно правильно выбрать день проведения пресс-конференции. Так, с учетом сезонного фактора (особенно в весенне-летний период), наименее результативным днем оказывается пятница. По графику работы современных средств массовой информации в субботу и воскресенье сокращается количество выхода информационных выпусков на радио и телевидении, а субботние выпуски ежедневных газет формируются заранее (и в них остается мало места для размещения свежих новостей). Что касается размещения информации в еженедельных изданиях, следует учитывать, что большинство из них выходит из печати в первой половине недели, поэтому для них наиболее выгодным днем проведения пресс-конференций является четверг или пятница.
Существенный момент организации пресс-конференции — выбор места ее проведения. Желательно, чтобы событие проходило на территории епархиального управления, епархиального духовно-просветительского центра. Безусловно, преимущество «своего поля» создает определенный психологический комфорт для выступающих, однако нередко пресс-конференции собираются в офисах ведущих информационных агентств региона, редакциях газет, приспособленных для подобных мероприятий. При подготовке пресс-конференции важно отследить, чтобы размер помещения соответствовал количеству приглашенных журналистов. Помимо этого для создания комфортной психологической обстановки нужно избегать использования больших залов, в которых вероятнее всего остается свободными несколько рядов стульев. Нежелательно размещать отвечающих на сцене или возвышении — это рождает ощущение отстраненности. Однако между сидящими в президиуме ньюсмейкерами (их оптимальное число — 3–4 человека) и журналистами должна оставаться дистанция 3–4 метра. Вся необходимая для работы аппаратура размещается позади сидящих журналистов, для телекамер оставляют широкий проход не ближе пятого ряда.
При составлении списка участников мероприятия нужно стремиться к тому, чтобы со стороны организаторов присутствовали первые лица: правящий архиерей, а также иные соорганизаторы события, руководители епархиальных отделов и учреждений и уполномоченные давать соответствующие комментарии — секретарь, пресс-секретарь епархиального управления. Важно помнить, что присутствие на пресс-конференции первого лица всегда повышает ее статус в глазах журналистов. Преимуществом пресс-конференции с участием высокопоставленных лиц является возможность получения расширенного комментария на поставленный непосредственно адресату вопрос.
На положительный результат проведения пресс-конференции, в частности, влияют:
• организация заблаговременной аккредитации представителей средств массовой информации, позволяющей осуществить более точный учет присутствующих на мероприятии журналистов и провести качественный мониторинг (наиболее оптимальное время начала оповещения журналистов — 10–14 дней до даты проведения события);
• эффективная работа модератора (ведущего пресс-конференции), который, сидит в президиуме, немного поодаль от ньюсмейкеров, и управляет запланированным регламентом;
• внимательное отношение организаторов к журналистам (не только в начале и во время мероприятия, но и по его окончании представителям информационного подразделения епархиального управления следует задержаться в зале пресс-конференции, чтобы ответить на дополнительные вопросы журналистов, помочь им получить необходимые разъяснения).
