5.3.3. Выявление и устранение зон безответственности, пересечения ответственности
Описание процесса и последующая регламентация – отличные инструменты выявления и устранения зон безответственности или пересечения ответственности. Формализуя деятельность и назначая ответственных, можно определить те операции, контроль которых не осуществляется или осуществляется недостаточно.
5.3.4. Формирование предпосылок для делегирования полномочий и повышения эффективности управления
Когда последовательность операций процесса формализована и представлена в виде схемы, исполнителю понятно, что́ нужно делать. Описание наиболее часто возникающих отклонений и порядка действий сотрудников в этих случаях – основа для делегирования полномочий. Руководство определяет, в каких ситуациях сотрудник должен самостоятельно действовать по утвержденной процедуре, а в каких сразу сообщить руководителю о критических отклонениях в процессе. Если деятельность не формализована, то делегирование полномочий затруднено или связано со значительными рисками.
5.3.5. Поиск и внедрение изменений, повышающих эффективность процессов
Регламентация не возможна без описания процесса. По ходу описания, как правило, выявляются определенные проблемы. Анализ их причин, разработка и выполнение мероприятий по их устранению повышают эффективность процессов. Иными словами, задача выполнить регламентацию неизбежно влечет за собой ту или иную реорганизацию процессов.
На стадии эксплуатации система регламентации процессов дает организации следующие плюсы.
5.3.6. Прозрачность бизнеса
Наличие системы процессов и базы актуальных регламентирующих документов по ним делает деятельность организации прозрачной для собственников и топ-менеджеров. Они имеют представление о том, чем именно занимается каждое структурное подразделение, с кем взаимодействует, за что конкретно отвечают руководители. Такая ситуация комфортна для руководителей, готовых работать в команде для достижения стратегических целей организации. Для менеджеров, преследующих исключительно личные цели, прозрачная ситуация некомфортна и вынуждает их покидать организацию.
5.3.7. Повышение эффективности управления
Регламентирующие документы по процессу дают возможность руководителю выполнять объективный контроль исполнения требований. Он может осуществляться:
• ежедневно – выборочный визуальный контроль соблюдения сотрудниками требований нормативно-методических документов по процессам;
• еженедельно – анализ показателей по процессам, контроль наличия и правильности заполнения документации по процессу, анализ результатов деятельности за неделю;
• ежеквартально (раз в полгода) – участие в аудите исполнения требований регламентирующей документации по процессу (проводят внутренние аудиторы организации);
• прочее.
5.3.8. Снижение рисков, связанных с уходом руководителей и специалистов
Во многих компаниях технология выполнения процессов хранится в головах сотрудников – на бумаге она не зафиксирована. Процессы выполняются, их результаты вполне приемлемы с точки зрения руководителей. Но существует риск, что при уходе из организации руководителей или ключевых специалистов процессы перестанут стабильно работать, возникнут проблемы с клиентами, возрастут затраты и т. п. Поэтому наличие комплекта актуальных нормативно-методических документов по процессам существенно снижает риск.
5.3.9. Повышение эффективности процессов подбора и обучения персонала
Один из полезных результатов регламентации процессов – возможность получать полное описание деятельности сотрудников. Например, в должностной инструкции можно указывать, в каких именно процессах участвует сотрудник, что делает, требования к срокам и т. п. Эту информацию можно представить в виде приложения к должностной инструкции (регламент работы сотрудника). Специалисты службы по управлению персоналом будут использовать такие документы для более эффективного подбора и последующего обучения персонала.
5.3.10. Создание возможностей для аудита бизнес-процессов и запуска системы непрерывного совершенствования (цикла PDCA)
Один из способов обеспечить актуальность и исполнение требований регламентирующих документов – внутренний аудит. Если регламентов нет либо они устарели, то смысл и возможность его проведения теряется. Напротив, регулярно проводимые аудиты помогают руководителям и сотрудникам эффективнее использовать регламенты, изменить отношение к работе по стандартам.
Наличие системы регламентации процессов (исполнение – контроль – актуализация/улучшение нормативно-методических документов) – один из факторов успешного внедрения цикла непрерывного совершенствования PDCA.
5.3.11. Создание предпосылок для последующей эффективной автоматизации бизнес-процессов
Если регламенты процессов постоянно контролируют и актуализируют, то их можно использовать при постановке задачи автоматизации. Нет ничего плохого в том, что графические схемы процессов в этих регламентах могут быть описаны простейшими средствами. Главное, что они структурированы и выполняются. Сотрудники понимают, что такое процессы, как они регламентируются и контролируются. Так гораздо проще перейти к использованию более сложных инструментов описания процессов с целью автоматизации, в частности начать использовать стандарт BPMN.
5.3.12. Обеспечение возможности развития бизнеса
Наличие актуальной регламентной базы облегчает тиражирование бизнеса при создании дочерних компаний, открытии новых филиалов в регионах. Конечно, одних регламентов мало, но это серьезное подспорье для руководителей, перед которыми поставлена задача создать новый филиал и т. п.
5.4. Система стандартизации бизнес-процессов
В компании среднего размера директор издал приказ, содержащий следующую фразу: «Рабочей группе в срок такой-то разработать порядок описания, регламентации и хранения бизнес-процессов». Регламенты предполагалось хранить как товар – на полке! К сожалению, в этой организации так и получилось: были разработаны десятки схем бизнес-процессов, затем с использованием утомительного ручного труда на базе этих схем подготовили и согласовали регламенты, а потом… сдали в архив на хранение. Как-то раз одного из начальников отдела этой компании спросили, как обстоят дела с процессным подходом. На что он ответил: «Его внедрили еще три года назад», – сделал кислую мину и сослался на комплект регламентов, который пылится на полках. Понятно, что разработанные регламенты фактически не работали.
