ГД в одном приказе отменяет действие устаревшей версии НМД и вводит в действие новую версию. Помощник ГД выполняет процесс отмены НМД и необходимые действия по вводу новой версии НМД.
Помощник ГД получает от шефа информацию об отмене НМД и готовит соответствующий проект приказа (рис. 5.6.8).
Рис. 5.6.8. Отмена действия НМД
ГД утверждает проект приказа об отмене НМД. В приказе об отмене устаревшей версии может содержаться информация о вводе в действие новой версии НМД.
Помощник ГД регистрирует приказ ГД об отмене НМД. Ставит на контрольный экземпляр НМД синюю печать «Отменен/Пересмотрен». Перемещает документ в архив отмененных НМД.
Помощник ГД удаляет отмененный НМД с сервера организации из общего доступа, сохраняя его в электронном архиве организации в папке «Отмененные НМД». Он уведомляет персонал по e-mail об отмене НМД.
Каждый сотрудник организации, использующий бумажную копию НМД, обязан уничтожить ее в течение трех дней с момента уведомления об отмене/пересмотре НМД.
Код НМД организации состоит из комбинации букв и цифр и имеет следующий вид:
АААА-00-00-00
где АААА – буквы и цифры, определяющие вид документа. Возможные комбинации этой части кода показаны в табл. 5.6.6.
Таблица 5.6.6. Коды документов
РПУ1, РП2 – один из возможных вариантов представления информации о форме регламентирующего документа. Так, РПУ1 означает одноуровневый регламент процесса управления[116], РП2 – двухуровневый регламент и т. п.
АААА-00-00-00 – первая пара цифр обозначает номер подразделения организации, за которым закреплен НМД. Таблица кодов подразделений формируется в соответствии со структурой организации, как показано в табл. 5.6.7.
Таблица 5.6.7. Коды подразделений организации
АААА-00-00-00 – вторая пара цифр определяет порядковый номер документа данного типа в базе НМД организации.
АААА-00-00-00 – третья пара цифр определяет номер версии НМД.
Оценка НМД специалистами (например, внутренними аудиторами) весьма субъективна. Чтобы снизить степень этой субъективности, полезно формализовать оценку документов при помощи определенных инструментов: таблиц оценки, шкал и т. п.
Ниже приводится пример таблицы, позволяющей формализовать субъективную оценку качества разработки регламентирующего документа.
Таблица анализа НМД
Наименование НМД _______________________________________
* См. главу 1.
Выводы по результатам анализа регламента:
1. _______________________________________
2. _______________________________________
5.8. Разработка графика регламентации
Деятельность по регламентации ресурсоемка. Поэтому ею нужно квалифицированно управлять. Один из важнейших инструментов при этом – график регламентации. По каждому НМД этот график может содержать следующую информацию:
• наименование бизнес-процесса (подразделения, должности);
• тип НМД;
• номер и дата распоряжения о разработке НМД;
• плановая дата готовности НМД к утверждению;
• должность и ФИО ответственного разработчика;
• состав рабочей группы по НМД (должности и ФИО);
• список согласующих лиц (должности и ФИО);
• стадия разработки НМД (см. ниже);
• номер и дата приказа о вводе НМД в действие (для утвержденных НМД);
• проблемы (риски) при разработке НМД;
• ожидаемая дата готовности НМД к утверждению;
• прочее.
В табл. 5.8.1 представлена одна из возможных форм графика разработки НМД и примеры ее заполнения.
Табл. 5.8.1. График разработки НМД[117]
График разработки НМД ведется в MS Excel (или в другой удобной для этих целей программе).
В графике отображается текущий статус разработки документа (разработка первой версии, презентация, разработка второй версии, тестирование, разработка третьей версии, утверждение и ввод в действие). Для утвержденных и введенных в действие документов в столбце «Стадия разработки» делается запись «Действует».
Форма графика может быть изменена. Например, дополнена некоторыми столбцами (дата утверждения НМД и т. д.).
5.9. Контроль исполнения требований НМД
Рассмотрим вопрос контроля исполнения требований НМД. Можно выделить шесть основных возможностей (направлений) такого контроля:
1. Самоконтроль.
2. Контроль непосредственным руководителем.
3. Контроль по показателям.
4. Внутренний аудит.
5. Жесткая автоматизация.
6. Контроль, интегрированный в процесс.
Самоконтроль предполагает, что исполнитель самостоятельно отслеживает выполнение требований нормативного документа. Чтобы он это делал, необходимо несколько условий:
• знание стандарта и умение им пользоваться (быстро находить нужные требования в зависимости от ситуации);
• внутренняя мотивация выполнять требования стандарта;
• инструменты самоконтроля;
• ресурс времени.
Исполнитель должен хорошо знать стандарт/набор стандартов, по которым он действует. Кроме того, ему необходимо уметь быстро находить нужную информацию в документе, читать графические схемы бизнес-процессов и т. д. Сами стандарты должны быть доступны исполнителю в бумажной, а лучше в электронной форме (если это возможно и рационально).
Внутренняя мотивация исполнителя делать работу правильно (по стандарту) – следствие ряда факторов, таких как действующая система материального стимулирования, корпоративная культура организации, наличие руководителя-лидера, осознание рисков (в том числе лично для себя), возникающих от неправильно выполненной работы.
К полезным инструментам самоконтроля можно отнести контрольные листки, чек-листы, таймшиты, журналы и т. д. В этих документах исполнитель периодически отмечает факт и/или результат выполнения наиболее важных операций процесса. Кроме того, инструментом самоконтроля могут служить отчеты, заполняемые исполнителем в конце рабочего дня/смены.
Отмечу, что исполнителю нужен ресурс рабочего времени для осуществления самоконтроля – то есть при выполнении процессов на эту работу должно отводиться пусть незначительное, но вполне конкретное время.
