Марк Хёрст - Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач

Наконец, следует отметить, что PDF – это формат, которым владеет корпорация Adobe, но она не высказывает никакого желания «закрыть» его или каким-то образом брать с покупателей мзду за его использование. (Неудивительно, что PDF так популярен.) Если получателю не требуется редактировать файл, PDF – хорошая альтернатива Word.

Вот краткое резюме – какие цифровые форматы стоит использовать при создании цифрового текста:

• Если документ не нужно распечатывать, используйте текстовый редактор и создайте файл ASCII. Если текст нужно отправить по почте, сделайте это в теле письма, а не присоединяйте как вложение. (Даже если текст нужно распечатать, ASCII может стать удачным вариантом. Поскольку в ASCII отсутствуют данные о шрифтах или стилях, распечатанный текст будет выглядеть так, будто он сошел с печатной машинки, но иногда и этого достаточно. Только если текст должен смотреться на бумаге «красиво», стоит подумать об использовании Word или эквивалентной программы.)

• Если документ будет напечатан и должен выглядеть «красиво» или требуется форматирование и другие функции для печати, то используйте для его создания Word или что-то подобное, например Google Docs. (Продвинутым пользователям для специального форматирования или особого расположения документа, возможно, лучше подойдет какая-либо профессиональная программа, например Adobe InDesign.) Но распространять документы нужно в PDF. Только если у получателя имеется необходимость редактировать файл, его следует прислать в оригинальном формате Word.

Помните, что файлы Word могут содержать скрытую информацию и быть несовместимы с предыдущими версиями этой программы, которые, возможно, использует получатель.

Наконец, отметим, что есть другие распространенные форматы документов, и о них тоже стоит знать. Веб-страницы лучше всего создавать в HTML, базы данных – в FileMaker, электронные таблицы – в Microsoft Excel или Google Spreadsheet, а презентации – в Apple Keynote или Microsoft PowerPoint. (Подробнее мы поговорим об этом в главе «Другие полезные советы».) Впрочем, в основном владеющие цифровой грамотностью пользователи могут справиться с работой, вооружившись веб-браузером, почтовым клиентом и хорошим текстовым редактором. Остался только один важный инструмент – и это файловая система.

Когда пользователь создает файл в любом формате – ASCII, Word, PDF или каком-то еще, – этому файлу нужно имя, неважно, будет ли он храниться на компьютере пользователя или отправится во вложении по почте. Каждый раз, когда вы сохраняете документ, таблицу, график или любой другой файл, возникает диалоговое окно, которое предлагает назвать файл. Это важный выбор: при правильном названии файл потом легче найти, к тому же это название говорит пользователю о содержании, так что нет необходимости файл открывать.

Правильные названия особенно важны, если файлов много. Например, если в папке лежат двадцать файлов с вариациями одного и того же «план. doc», найти конкретный план или его конкретную версию будет сложно, и это займет много времени. Если в папке сотни файлов, то это вообще почти нереально. Правильное именование файлов позволяет избежать перегрузки и способствует эффективной работе.

К сожалению, многие пользователи выбирают не лучшие названия файлов просто потому, что их никто не научил правильным названиям. Перечислим наиболее часто встречающиеся ошибки:

• Неописательные названия файлов вроде «Список дел. doc» и «Заметки. doc», которые могут относиться к различным проектам и контекстам. Как указано выше, такие файлы создают особенно много проблем, если существуют во множестве вариантов с одинаковыми названиями.

• Названия файлов со словом «финальный», например «Финальный отчет. doc». Нет лучшего способа гарантировать пересмотр документа, чем назвать его финальный. Разумеется, последуют и другие версии – к примеру, «Финальный отчет пересмотренный. doc» и «Финальный обновленный отчет ИСПОЛЬЗУЙ ЭТУ ВЕРСИЮ. doc». Найти нужный вариант будет трудно.

• Названия файлов со словом «новый». Даже если файл более новый, чем предыдущая версия, как быть с последующими? Название «Новый новый новый финальный. doc» вряд ли послужит образцом эффективности.

• Резюме под названием «Резюме. doc». Я как работодатель могу засвидетельствовать, что соискатели с пугающей частотой называют так свои резюме, в результате все они выглядят одинаково. Их невозможно рассортировать, пока я не изучу все и вручную не переименую.

Всех этих проблем легко избежать, если следовать простой схеме именования файлов по правилам цифровой грамотности. Удачное название файла содержит ровно столько информации о файле, чтобы описать его содержимое, и опускает все остальное. Каждая часть имени файла должна содержать полезную информацию – «любое значение, которое имеет значение»[30]. Пользователи просто должны последовательно придерживаться данной схемы именования файлов, иначе она не приведет к результату. Как и в других отраслях цифровой грамотности, только с практикой она начинает давать результаты.

Имя файла в соответствии с принципами цифровой грамотности должно содержать следующие элементы, разделенные дефисом: инициалы создателя файла, дату создания и тему или ключевое слово. Может быть добавлено и расширение. Шаблон такой схемы выглядит следующим образом:

инициалы-дата-тема. расширение

Например, название черновика этой книги, который я закончил 25 сентября и сохранил как файл ASCII, будет таким:

mh-0925-bookdraft.txt

Соответственно, файл под названием js-0313-projectplan.pdf – это план проекта Джона Смита от 13 марта.

Такая схема способна давать имена всем типам файлов в соответствии с принципами цифровой грамотности:

• файлы, которые вы создаете (письмо тетушке Мардж, заметки с совещания, зарисовки нового дизайна);

• файлы, которые вы сохраняете (квитанция, которую вы скачали с сайта, или полученное письмо);

• любые другие файлы, которые надо как-то назвать.

В любом случае имя файла показывает, кто его создал, когда и с какой целью. Таким образом, оно становится своего рода конспектом, моментальным снимком битов. От этого зависит, как именно пользователи будут работать с файлами: последовательные изменения, вносимые в файл, будут сохраняться как отдельные файлы под своими именами. Это защищает и от безвозвратной потери файлов.

Каждый компонент названия файла мы детально объясним ниже.

Имя файла начинается с того, что пользователь сразу, не открывая файл, понимает, кто создал эту информацию. Имя файла обычно должно содержать только инициалы автора, а не его полное имя, потому что набрать две буквы просто быстрее. (Важно: каждая часть названия файла должна заполняться так, чтобы печатать приходилось как можно меньше.) Две буквы – минимальное количество для идентификации, хотя, конечно, могут быть случаи, например, если инициалы двух пользователей одинаковы, когда лучше использовать имя или фамилию автора документа.