Марк Хёрст - Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач

Такая схема способна давать имена всем типам файлов в соответствии с принципами цифровой грамотности:

• файлы, которые вы создаете (письмо тетушке Мардж, заметки с совещания, зарисовки нового дизайна);

• файлы, которые вы сохраняете (квитанция, которую вы скачали с сайта, или полученное письмо);

• любые другие файлы, которые надо как-то назвать.

В любом случае имя файла показывает, кто его создал, когда и с какой целью. Таким образом, оно становится своего рода конспектом, моментальным снимком битов. От этого зависит, как именно пользователи будут работать с файлами: последовательные изменения, вносимые в файл, будут сохраняться как отдельные файлы под своими именами. Это защищает и от безвозвратной потери файлов.

Каждый компонент названия файла мы детально объясним ниже.

Имя файла начинается с того, что пользователь сразу, не открывая файл, понимает, кто создал эту информацию. Имя файла обычно должно содержать только инициалы автора, а не его полное имя, потому что набрать две буквы просто быстрее. (Важно: каждая часть названия файла должна заполняться так, чтобы печатать приходилось как можно меньше.) Две буквы – минимальное количество для идентификации, хотя, конечно, могут быть случаи, например, если инициалы двух пользователей одинаковы, когда лучше использовать имя или фамилию автора документа.

Порой бывает полезно делать исключения и отступать от этой схемы именования. Например, если в папке находятся только созданные мной файлы, а доступ к ней все равно имею только я, то писать мои инициалы mh в начале каждого имени файла явно избыточно. В таком случае я вместо авторства указываю либо notes – «заметки» (если, например, делал заметки на совещании, по ходу делового звонка или просто придумал что-то на ходу), либо отсылаю к файлу или письму, которое я отправил кому-то другому. В этом случае я пишу to – «кому» и указываю инициалы получателя.

Например:

notes-0923-callwpt.txt – это заметки, которые я делал во время телефонного разговора с PT 23 сентября;

to-js-0925-comments.txt будет содержать комментарии (возможно, в электронном письме), которые я послал JS 25 сентября.

Так или иначе, лучше сначала пользоваться схемой именования последовательно, а уже потом думать об исключениях.

Между инициалами автора и датой находится дефис. Это удобный способ отделить друг от друга разные части имени файла. Почему именно дефис, а не пробел или косая черта? Потому что дефис – один из немногих разделителей, которые без проблем принимаются в названиях файлов ведущими платформами: Macintosh, Windows, Linux и интернетом[31]. Еще один символ, который работает во всех платформах, – это нижнее подчеркивание: _.

Поле даты содержит только четыре знака – два для месяца и два для дня – в формате ММДД. Тут же возникает ряд вопросов: почему нет года? Почему не использовать европейский формат ДДММ, в котором день предшествует месяцу? Не будет ли точнее и удобнее для сортировки, если дату ставить в формате год-месяц-день? Все эти вопросы вполне справедливы, и на них можно вкратце ответить так: тот формат, который удобнее пользователю и тем людям, среди которых он распространяет файлы, и следует использовать. Главное – включать дату в название файла всегда в одном и том же формате. (Как выяснится потом, названиям некоторых файлов дата вовсе не нужна.)

Впрочем, есть причина не указывать год при нашей схеме именования: он обычно не нужен. Большинство проектов длятся не более года, так что месяца и дня достаточно. Кроме того, обычно проще и быстрее набрать название файла без указания года. (Для долгосрочных проектов файлы просто должны храниться в папках по годам – об этом мы поговорим в следующей главе.)

Впрочем, порой дату можно вообще не вводить вручную: программы типа Typinator, Typeit4me, TextExpander или (для Windows) ActiveWords могут сами набрать за вас текущую дату.

Наконец, важно обозначать месяц двумя знаками – январь обозначается «01», а не «1». Таким образом, когда файлы будут отсортированы по имени, все файлы авторства одного человека автоматически отсортируются и по дате. Вот пример алфавитной сортировки файлов:

mh-0103-notes.txt

mh-0512-coverdraft.pdf

mh-1122-revision.pdf

pt-0122-comments.txt

pt-0513-comments.txt

pt-1123-callnotes.txt

Все файлы сгруппированы по автору, а внутри каждой группы, поскольку все даты четырехзначные, еще и отсортированы хронологически.

(Если бы 22 января обозначалось не «0122», а «122», этого сделать не удалось бы.)

Тема, как и инициалы автора и дата, дает читателю представление о содержании еще не открытого файла. Например, тема файла mh-0512-bookdraft.txt подсказывает, что это черновик книги. Глядя на подборку файлов, легко вычленить заметки, сделанные в ходе телефонных переговоров, черновики книги и контракты, всего лишь прочитав имена файлов. Темы могут быть разделены-дефисами или НаписаныСлитно, как хочется пользователю.

Тема, в отличие от инициалов автора и даты, факультативна. Хотя ее указывать обычно полезно, некоторые файлы не настолько значительны, чтобы пользователь тратил силы на введение темы. Например, сохраняя обычное письмо от Джона Смита, я могу просто назвать его js-0925.txt, а если в течение дня он послал их несколько, то я воспользуюсь нумерацией: js-0925–1.txt, js-0925–2.txt и т. д.

Большинство программ Windows автоматически добавляет расширение файла (например, txt или pdf из примеров названий выше) при его создании, так что пользователям не приходится его вводить. На компьютерах с Mac расширение обычно не нужно, если файл будет использоваться только на Mac. Но если пользователи Mac хотят поделиться своими файлами с пользователями Windows, следует вручную добавить расширение, поскольку Windows оно необходимо, чтобы знать, каким приложением его открывать[32].

Хотя изложенная схема именования файлов обычно удобна, есть несколько особых видов файлов, ради которых стоит сделать исключение. Имена этих файлов можно начинать с подчеркивания.

В любой папке обычно бывает файл или два, которые вы открываете гораздо чаще остальных. И названия этих популярных файлов можно начать с подчеркивания, чтобы они при сортировке по имени оказывались в самом верху списка. Таким образом, добраться до таких файлов будет проще и быстрее. Когда вы заходите в папку и нажимаете клавишу пробела, сразу выбирается верхний файл, и теперь его можно открыть одним нажатием клавиши.

В своих папках для проектов, например, я часто создаю файл под названием _contact («_контакты») с контактной информацией всех, кто причастен к проекту. Без такого специального файла контакты могли находиться в самых разных местах – в адресной книге, в общей базе данных или вообще на каком-нибудь сайте. Файл _contact упрощает мою задачу: каждый раз, когда мне нужно найти чью-то почту, телефонный номер или почтовый адрес, я точно знаю, где его искать. Более того, данных в этом файле ограниченное количество, как ограничено число участников проекта. Вместо того чтобы искать в адресной книге среди нескончаемого списка контактов, я открываю _contact и сразу нахожу нужного человека. Эту хитрость можно использовать и для создания, например, файла расписания _schedule («_расписание»), если часто приходится сверяться с расписанием проекта. Но помните, что файлы с подчеркиванием работают только тогда, когда они являются исключением, а не правилом. Чем меньше таких файлов в папке проекта, тем они важнее.