1. Запись всех дел в программу Doit. Причем сначала туда были выгружены вообще все дела, которые висели незаконченными и тревожили. У меня оказалось более 200 пунктов. Потом у них появились дедлайны и приоритеты.
2. Правильная формулировка задачи при ее записи в планировщик (Doit). Не «Позвонить Марии», а «Позвонить Марии и решить, кто с их стороны будет выступать на конференции».
3. «Молния» – одна главная задача на один момент времени. Если не выполнена «молния», остальной список задач вообще закрыт, чтобы даже глазами его не пробегать.
4. Сегментация задач. У меня есть блоки «Быстрые задачи» (то, что можно выполнить за 15–20 минут, и я решаю задачи подряд), «Зависят от других» (то, на что мне надо не забыть прореагировать, после того как я получу какую-то информацию в какой-то конкретный срок) и «Личный помощник» (моя вторая пара рук и вторая голова).
5. «Золотой час». Самый важный час в день – работы на перспективу. У меня тут обычно зашиты стратегия и ответы на вопросы сотрудников-управленцев и тех клиентов, кого я веду лично.
6. Отсутствие в почте прочитанных, но не отвеченных писем. С этим я борюсь до сих пор, но уже видны проблески победы. Все остальные письма сгружены в Архив, и в стартовом окне наблюдается не весь список почты, а те письма, которые только поступили и которые я еще не читала.
7. Соцсети по расписанию. Как и ответы на письма. Чтобы не отвлекаться. Можно было заметить, что «меня стало несколько меньше» в соцсетях, а большинство постов выходят по принципу отложенного постинга. Например, этот.:)
8. Делегирование. Проще один раз подробно расписать процесс, чем 20 раз отвечать на вопросы. Здесь же еще и вопрос правильного найма сотрудников. Ошибаться человек может. Повторять свои ошибки – нет.
9. Никаких бумажечек со списками задач. Только Doit, все там.
10. Все дела – в Doit, все встречи и скайпы – в ГуглКалендарь. Один неумелый руководитель в свое время начисто отбил у меня желание использовать ГуглКалендарь, однако оказалось, что это полезная штука. Естественно, и Doit, и Календарь синхронизированы на ноутбуке, планшете и смартфоне.
Если у вас завал, которому не видно конца и края, страдает продуктивность и порой появляется желание от всех спрятаться – возможно, вы просто не умеете готовить свою работу.
Глава 9. Основы планирования
Думаете ли вы о том, как будете возвращаться, когда выходите из дома? Прикидываете ли обратный путь, вспоминаете разные подходы и маршруты? Может быть, пишете список шагов, которые нужно совершить, чтобы доехать, припарковаться, а потом дойти до квартиры? Нет, я серьезно! Путь от дома до работы и обратно – ответственное мероприятие. Знаете ли вы, что масса людей завершают свою жизнь в дороге на работу или по пути домой? Они не доезжают до пункта назначения, потому что недооценили опасности, которые могут подстерегать в пути, или проблемы с собственным здоровьем.
Вы скажете, что я напускаю туману и хочется увидеть суть. Что ж, пожалуйста. Нет проблем. Я собираюсь показать вам разницу в планировании, усвоенном нами почти с рождения, и том, которое можно считать правильным только условно – ему нас учат в школе и остальных кузницах знаний нашей жизни.
Добро пожаловать на курсы проект-менеджмента! Сейчас вы научитесь дробить задачу на составные части, оценивать примерные сметы и сроки, назначать ответственных, писать рапорты и отчеты о том, как исполняются решения.
Пожалуйста, зафиксируйте цели своего проекта или внимательно ознакомьтесь с теми, что выданы учредителями. Как следует вникните в них, пообщайтесь с командой – она будет вашими руками, глазами и ушами. Вам многое предстоит вынести вместе. Проверьте компетентность коллег, сопоставьте ее с задачами, назначьте ответственных и разбейте проект на этапы. Теперь дайте каждому на подпись подпроекты и смету – и можно работать! Получилось? Пожалуйста, оплатите в кассе, возьмите диплом. Следующий!
Вспомните все проекты, в которых вы принимали участие. Теперь уберите из этого числа те, которые по сути – повторение пройденного. Оставьте только новые или условно новые проекты (сильно измененные старые).
Внимание: вопрос! Сколько новых проектов удалось сделать точно в срок и точно по смете? Думаю, не очень много. Если вам кажется, что они как раз полностью укладывались в сроки, припомните, а были ли те действительно проставлены и насколько жестко? Теперь другой вопрос. Случалось ли вам дойти до цели именно тем путем, какой был задуман? Скорее всего, сюрпризов не будет. Я задавал этот вопрос многим и утвердительный ответ слышал очень редко.
Почему я попросил вспомнить, удавалось ли вам придерживаться намеченного пути, когда вы реализовывали новые проекты? Потому что это неразрывно связанно с планированием, и практически каждое наше действие – результат плана. Осознанного или нет, продуманного заранее или рожденного спонтанно, но плана. И это очень важно, для того чтобы понять, в чем коренится технология эффективного планирования.
Случалось ли так, что цели, которые вы ставили, не были достигнуты? Думаю, да. Нечасто, но случалось. Бывало ли так, что цели, которые вы ставили, потребовали гораздо больше сил и времени? Скорее всего, тоже бывало. Случалось ли вообще потерпеть неудачу с достижением цели? Пожалуй, этот печальный опыт был у всех. Почему же мы не терпим неудач при возвращении домой?
Интересно, что ошибки со временем и стоимостью достижения цели оказались точкой, с которой началось рождение когнитивной психологии. Мало того, это была классическая когнитивная ошибка, получившая название «ошибка планирования». Ее суть в том, что время и объем ресурсов, которые потребуются для достижения целей, регулярно недооцениваются, а собственные силы – переоцениваются. Надо сказать, что такое когнитивное искажение – одно из нескольких, которые мы затронем в данном разделе. Однако это упоминание о нем будет и последним, потому что в рамках нашей книги мы не можем предложить методику, которая позволяла бы уверенно компенсировать влияние ошибки планирования на наши поступки и решения. То, что теперь вы знаете об этом, – уже большой шаг вперед. Когда вы будете ставить новые цели, то сможете сделать поправку на ветер, то есть на ошибку планирования. Но вернемся к теме.
За все время, что я занимаюсь личной эффективностью, мне встретился лишь один человек, который уверенно ответил, что смог достигнуть цели именно так, как это было задумано. Правда, речь шла об одной цели из множества. Поэтому подобным случаем можно если не пренебречь, то посчитать его исключением, подтверждающим правило.
