Если дать себе волю и ранжировать задачи по разделам «нет приоритета», «низкий», «средний» и «высокий», то большинство обретет «высокий» и станет красного цвета. Отлично! Теперь нужно выбрать среди них самую важную. Для этого придется ввести еще один приоритет, а потом еще один и еще. Увы, в программе такой системы нет. Функцией приоритетов можно пользоваться, только если среди всех задач есть одна и только одна суперважная. Когда мы обсудим тему «ежедневный обзор», то полнее раскроем вопрос с приоритетами и тем, как они формируют список дел «на сегодня».
Мы уделили достаточно времени описанию всех этапов анализа, теперь можно приступать к работе. Приготовьтесь: то, что мы будем делать сейчас, займет много времени. Однако это самая важная часть внедрения. Благодаря ей достигаются несколько целей:
• очищаются Накопители;
• уничтожается мусор;
• создается навык создания элементарных действий и использования инструментов GTD;
• заполняется таск-менеджер и формируются списки элементарных действий;
• делаются Архивы.
Старайтесь не прерываться, пока полностью не очистите один из Накопителей. Если это не получается (например, в нем очень много того, что нужно анализировать), делайте небольшие перерывы. Используйте гимнастику, чтобы отвлечься и отдохнуть. Ну а сейчас приступим к заданию.
Задание
1. Выберите и установите таск-менеджер, которым будете пользоваться (список тех, что я рекомендую, и краткие инструкции к ним см. в Приложении).
2. Распечатайте Алгоритм[10] и положите так, чтобы он был перед глазами.
3. Выберите Накопитель, который вы хотите очистить первым, по одной штуке извлекайте из него то, что будете анализировать, и проводите анализ по Алгоритму.
4. Заносите элементарные действия в таск-менеджер.
5. Очистите так все Накопители.
После того как Накопители опустели, а Списки дел наполнились, самое время поговорить о регламентах, которые называются обзорами. Их несколько, однако для нас актуальными будут два: ежедневный и ежемесячный.
Если сравнить задачи со ступеньками, которые ведут к цели, то обзоры – это сборка лестницы. Во время нее определяется, какие ступеньки мы сейчас преодолевать не будем, а какие начнем покорять сегодня или на следующей неделе.
Пользоваться системой без обзоров можно, но тогда мы не получим главного результата – способности развиваться даже при большой загрузке. Конечно, без них все тоже работает. Система дает ощутимый эффект, освобождая память от ненужной работы, а сердце от фоновой тревоги. Без обзоров мы можем делать гораздо больше, чем человек, который не пользуется системой, однако все это не тот результат, который нам нужен.
Подлинный эффект от внедрения GTD или всего АНТИтайм-менеджмента – непрерывное развитие без оглядки на количество сиюминутной работы и без перенапряжения физических сил и воли. Обзоры – это способ, благодаря которому мы постоянно сохраняем курс на цели (еженедельный обзор) и добиваемся наивысшей эффективности каждого дня (ежедневный). Начнем с ежедневного.
Вопреки возможным ожиданиям, это необязательная процедура. Ее стоит применять, если задач на сегодня больше 12. Данное число неслучайно. Таков порог, который позволяет работать без перенапряжения, что для нас очень важно, потому что переутомиться и спровоцировать откат – неразумно. Если так случится, то общее утомление возрастет, а эффективность упадет, чего нам не надо.
Вы можете сказать, что 12 задач в списке дел на сегодня – несерьезно. Тем более элементарных действий, каждое из которых можно сделать относительно быстро. Не совсем так. Задачи сформулированы в виде элементарных действий, но это не значит, что каждое можно выполнить за 5 минут. Посудите сами: даже если все задачи – звонки, один легко заканчивается за полминуты, тогда как другой может занять 1,5 часа.
Некоторые таск-менеджеры позволяют указать время, которое мы планируем уделить каждой из задач. Если вы считаете, что 12 на день – много, возьмите их наугад из своего таск-менеджера и прикиньте время по каждой. Скорее всего, обнаружится, что работа только над задачами займет 4–6 часов. Если вспомнить, что помимо этого обязательно будет текучка, что потребуется уделить время общению и почте, что вам нужен какой-то отдых, число 12 небольшим не покажется.
Цель ежедневного обзора – максимально результативно распределить силы. Процедура его проста:
1) открыть список дел на сегодня;
2) просто прочитать задачи;
3) отложить на завтра (или другую дату) те, которые возможно.
После этого в списке дел на сегодня образуется «несгораемый остаток»: задачи, которые никак нельзя отложить. Те, которые нужно сделать именно сегодня, и только они.
Наши физические, психические и душевные силы ограничены. 12 задач – та цифра, которую средний руководитель может выполнить с гарантией. Если ее превышать, есть риск не успеть что-то сделать. Придется либо работать дома, либо расхлебывать последствия.
С помощью ежедневного обзора мы оставляем только те задачи, которые требуют немедленного решения. Он позволяет сконцентрироваться на них и подстраховаться от неожиданностей. Так мы можем быть уверены, что даже при повышенной текучке самое важное мы все равно успеем.
Если ежедневный обзор не делать, может оказаться, что отложенными станут задачи развития.
Это плохой способ распределения внимания и времени. Когда задач много, без ежедневного обзора мы рискуем завязнуть в текучке и отсрочить то, что действительно важно.
У ежедневного обзора есть косвенный эффект. Благодаря ему мы получаем отличный настрой на работу. Помните раздел о прайминге в первой части? Когда мы читаем задачи (да, просто читаем), то получаем соответствующий настрой. Импульс активирует нужные ассоциации, задает мышлению вектор. Часто бывает, что если проводишь обзор в дороге, в офис поднимаешься уже с готовыми решениями и едва сдерживаешь нетерпение, чтобы приняться за работу. Этот вид обзора не требует много времени. Достаточно 5–10 минут, чтобы расчистить список задач, оставив наиболее актуальные ступеньки в нашей лестнице к целям.
Процедура нежесткая. Как уже сказано выше, ее можно не делать, если задач в списке меньше 12. Однако тогда некоторые плюсы становятся недоступны. В частности, настрой на работу придется создавать специально, и присутствует риск потратить силы на дела, которые в сегодняшнем списке оказались преждевременно.
