• Чат. Участники конференции имеют возможность задавать вопросы выступающему с помощью средства мгновенного обмена сообщениями или общаться друг с другом в специальной дискуссионной группе.
Компании – провайдеры виртуальных презентаций имеют хостинговое программное обеспечение, необходимое для реализации этих функций. Кроме того, они координируют веб-сайты, способствуют взаимодействию и предоставляют клиентам техническую и административную поддержку.
В настоящее время технология виртуальных презентаций позволяет проводить три вида встреч.
• В малых группах 5–10 человек – собрания менеджеров по продажам, а также встречи для проведения мозгового штурма, принятия решения или управления проектом.
• В группах среднего размера 20–30 человек – тренинги, маркетинг.
• Крупные форумы с аудиторией 300–1000 человек – встречи, приуроченные к выпуску продукции, корпоративные анонсы, встречи с инвесторами, брифинги.
Разумеется, самыми восторженными приверженцами технологии виртуальных презентаций стали компании высокотехнологичного сектора. Но сейчас эта технология привлекает и представителей других областей, включая глобальные финансовые компании, производственные фирмы и предприятия сферы обслуживания.
Данная технология также используется для узкоспециализированных собраний. Например, благодаря виртуальному инструментарию группа дизайнеров имеет возможность встречаться в виртуальном пространстве и совместно работать над одним проектом, даже если один дизайнер находится в Нью-Йорке, другой в Лос-Анджелесе, а третий в Милане. В этой главе мы сосредоточимся только на презентациях типа «один – множество», виртуальной версии критически важной презентации, провести которую может понадобиться любому бизнесмену для любой аудитории любого размера.
Подготовка виртуальной презентации
Чаще всего подготовка виртуальной презентации ничем не отличается от подготовки обычной. К виртуальной презентации применяются все те принципы, о которых вы узнали из этой книги.
• Определите ваш пункт Б и АВТЧ своей аудитории.
• Рассортируйте свои идеи по нескольким основным темам – «римским колоннам».
• Расположите «римские колонны» в логической последовательности.
• Проиллюстрируйте идеи с помощью графики, соответствующей основным законам дизайна и принципам последовательности, о которых вы прочли в главах 6-9.
• Отрепетируйте презентацию посредством вербализации.
• Проводите презентацию, «подгоняя» ее под аудиторию, чтобы ваше выступление было свежим, выделяющимся и живым.
...
К виртуальной презентации применяются все те принципы, о которых вы узнали из этой книги.
Все эти принципы столь же важны для виртуальной презентации, сколь и для обычной. Однако готовясь к онлайн-презентации, особенно впервые, вы должны принять во внимание еще несколько важных рекомендаций.
• Посещайте чужие виртуальные презентации. Лучший способ привыкнуть к «ощущению» виртуальных презентаций – посещать различные онлайновые встречи. Поучаствуйте в качестве гостя в нескольких виртуальных встречах, устраиваемых вашими конкурентами или провайдерами конференц-связи. Заметьте, что вам нравится и не нравится: какие вербальные, визуальные и другие техники, используемые ведущим, вам кажутся эффективными, ясными и убедительными? Какие не производят желаемого впечатления? Принимайте это к сведению, разрабатывая собственный стиль презентации в киберпространстве.
• Слушайте коммерческие и общественные радиостанции особенно внимательно. Поскольку радиопрограммы не сопровождаются изображением, их можно воспринимать в качестве модели вашей виртуальной презентации. Обратите внимание, как профессиональные радиоведущие создают образы, используя яркие описания и рисуя образные словесные картины. Короткий очерк и простой выпуск новостей могут натолкнуть вас на ряд идей для вашего онлайнового повествования.
• Проверьте графику. Разрабатывая слайды для онлайн-презентации, используйте методы, описанные в главах 6–8 и особенно 9, и не забывайте о том, что графика должна подкреплять целостность вашего повествования. Без вашего непосредственного физического присутствия аудитории необходимо дополнительное руководство, чтобы следовать за потоком.
После того как вы разработаете и отредактируете свои слайды, выгрузите их или отправьте провайдеру конференц-связи в соответствии с его протоколами. Обязательно просмотрите все слайды. Убедитесь, что они появляются в нужной последовательности, запомните, как переходить от слайда к слайду и перемещаться по ним. Если какой-либо из слайдов смущает вас, подкорректируйте его.
• Отрепетируйте выступление и засеките время. В главе 10 мы говорили о том, что вербализация кристаллизирует поток презентации. Графика помогает достигать целостности, но еще большую связность презентации придает повествование. Поскольку вы будете обращаться к невидимой аудитории и не сможете оценить их непосредственную реакцию на ваши слова, очень важно выстроить выступление в четкой логической последовательности. Вербализация поможет вам освоить собственный материал и четко донести его до аудитории.
• Вербализация также позволяет определить продолжительность выступления. Так же как газеты печатают программу телепередач, провайдер конференц-связи анонсирует время вашей виртуальной презентации. Вы же не хотите, чтобы аудитория переключилась с вашего выступления на другую программу.
• Заранее подготовьтесь к выступлению. В день презентации отведите себе по меньшей мере один свободный час перед выступлением. Еще раз просмотрите материалы презентации, слайды, план выступления и ключевые мысли. Подготовьте все справки и вспомогательные материалы, которые вам могут пригодиться – данные исследований рынка, комментарии в прессе, ссылки на нужные веб-сайты.
• Ближе к началу выступления загляните в уборную. По дороге назад в офис захватите пару бутылок питьевой воды, чтобы во время выступления они всегда были у вас под рукой (используйте бутылки со «спортивной» крышкой, чтобы случайно не забрызгать свои заметки или компьютер).
• Убедитесь, что никакой шум извне не помешает вам во время презентации. Если в вашем и соседних офисах идет ремонт, отправьте ремонтную бригаду на длительный кофе-брейк. Заприте двери офиса, чтобы вам никто не помешал. Войдите в систему примерно за 15 минут до начала презентации – так вы успеете освоиться и расслабиться до того, как начнут «прибывать» ваши слушатели.
