Ощущение «личного присутствия» ведущего виртуальной презентации – высшая форма поддержки аудитории.
• Представляйте себе аудиторию. Списки зарегистрированных участников, опросы и вопросы слушателей позволяют вам составить представление об аудитории и мысленно увидеть, как они слушают вас и просматривают слайды, сидя за своими компьютерами. Вы можете даже представить, что выступаете в обычном конференц-зале и видите перед собой всех присутствующих. Вообразите, как они слушают вас, кивают головами, понимая ваши объяснения, и одобрительно улыбаются, улавливая АВТЧ. Такая визуализация инициирует выплеск адреналина, необходимого для того, чтобы ваше выступление было энергичным и сконцентрированным. Она поможет вам избавиться от ощущения изолированности, которое может возникнуть, когда вы сидите один в своем офисе и говорите «в пустое пространство».
• Будьте готовы на ходу откорректировать содержание. В жизни постоянны только перемены. Часто бывает так, что аудитория оказывается не такой, на которую вы рассчитывали. Те, кто зарегистрировался, могут отказаться от участия в презентации или отправить вместо себя кого-то другого. Приготовьте на такой случай дополнительные материалы, используйте данные опросов, чтобы откорректировать содержание своего выступления. Если у вас есть три альтернативных примера, иллюстрирующих вашу мысль, выберите наиболее близкий для ваших непосредственных слушателей и откажитесь от остальных. Уделяйте больше времени вопросам, важным для конкретной аудитории, а менее интересные для них проговаривайте кратко либо вообще исключайте. Одно из преимуществ виртуальной презентации заключается в том, что вы имеете возможность выстраивать презентацию по своему усмотрению. В одном из окошек консоли ведущего (которое не видят все остальные) указаны все ваши слайды. Вы можете перемещаться по ним вперед и назад или перескакивать, чтобы прояснить вопросы, интересующие аудиторию.
• Следите за голосом. Главное, чего не хватает в виртуальной презентации, – это ваше личное присутствие. Если вы выступаете исключительно в аудиоформате, слушатели не видят вас, не имеют возможности наблюдать за вашими жестами, реагировать на выражение лица или взгляд. Стремитесь к тому, чтобы ваша манера говорить компенсировала эту недостачу, а голос восполнял отсутствующее зрительное впечатление. Модулируйте голос, чтобы подчеркнуть важнейшие идеи. Меняйте тембр для разнообразия, выделяйте особенно важные моменты. Следите за темпом речи, делайте паузы, чтобы подчеркнуть ключевые мысли, меняйте ритм, чтобы избежать эффекта усыпляющего метронома, который часто возникает, когда мы говорим по телефону. (Более подробно эти вопросы рассмотрены в книге «Эффективный оратор».)
Чтобы использовать свои вокальные возможности по максимуму, выступайте стоя. Когда вы сидите (особенно сутулясь), получается обратный эффект, поскольку легкие сжаты. Уилл Флэш, радиоведущий Microsoft Office Live Meeting , проводит по нескольку презентаций в день. Уилл поменял свой обычный рабочий стол на подъемный, чтобы стоять во время виртуальных презентаций и видеть компьютер на уровне глаз. Среднестатистический деловой человек говорит более ровно и монотонно, чем сам это осознает. Выступая «в прямом эфире», старайтесь разнообразить интонации. Однако тут важно не переусердствовать, иначе ваш голос покажется неестественным. Достаточно расширить вокальный диапазон на 10–20%. Чтобы развить свои способности в данной области, используйте звукозаписывающее устройство во время вербализации выступления, а затем прослушивайте себя.
• Используйте гарнитуру. Чтобы добиться лучшего качества звука и максимального удобства для себя, в телеконференциях используйте гарнитуру вместо обычной телефонной трубки. Обычную трубку неудобно держать. Спикерфон искажает звук, а если вы отвернетесь, то запросто окажетесь вне его зоны охвата. Благодаря гарнитуре руки у вас свободны и вы можете работать мышкой или держать свои заметки. Она также позволяет вам стоять, благодаря чему расширяется объем легких и, следовательно, улучшается качество голоса.
Еще лучше приобретите профессиональный петличный микрофон. Как и гарнитура, петличный микрофон располагается близко ко рту, что обеспечивает лучшее качество звука и обеспечивает вам свободу движений. При этом профессиональный микрофон дает гораздо более высококачественный звук, чем обычная гарнитура.
• План успешного видео. В видеоконференциях, как правило, используются простые веб-камеры, у которых есть и свои плюсы, и минусы. Плюс – это цена (100 долларов и меньше), удобство и простота использования, минус – качество видео. У большинства веб-камер относительно низкая разрешающая способность и, следовательно, картинка по качеству значительно уступает стандартной телевизионной. Поэтому одевайтесь в однотонную одежду приглушенных цветов (без отвлекающих внимание узоров и рисунков) и располагайтесь на однотонном фоне. Не менее важно учитывать тот факт, что любое движение, улавливаемое вашей веб-камерой, нередко отображается на экранах зрителей прерывисто, поэтому сведите перемещения к минимуму. Помните также, что в кадр попадает лишь небольшой участок пространства, так что ограничьте свои жесты этой узкой областью.
Выступая перед виртуальной аудиторией, смотрите и говорите прямо в камеру. Считайте, что камера – это один из ваших слушателей, и направляйте все свои комментарии ему. Используйте слайды, отображающиеся на экране вашего компьютера, как телесуфлер, чтобы далеко не отводить глаз от объектива. Старайтесь не подглядывать в свои записи – в видеопрезентациях это отвлекает больше, чем в обычных.
Будущее виртуальных презентаций
Как и все новые технологии, онлайновые конференции постепенно завоевывают популярность. Все больше людей участвует в таких мероприятиях и проводит их, все больше компаний выходит в пространство Всемирной паутины, все глубже укореняется интернет-инфраструктура, все больше компаний отдает предпочтение онлайновым коммуникациям, поэтому распространенность виртуальных презентаций неизбежно растет. Так что их преобладание – лишь вопрос времени.
Кто-то может считать виртуальные коммуникации тревожным символом сокращения человеческого фактора в бизнесе. Вовсе не обязательно. Ничто не заменит личное общение, когда важные партнерские отношения под угрозой. Потребность во встречах лицом к лицу не исчезнет никогда. Людям нравится энергия живого общения, со всеми его встречами и расставаниями, обменом информацией, работой бок о бок, профессиональными слухами и сплетнями. Какой бы всеохватной ни стала сетевая структура компании, традиционные совещания по сбыту, отраслевые собрания, управленческие конференции и традиционные презентации всегда будут частью нашей культуры.
