Совокупность наиболее мощных технологий и программ для совместной работы названа GroupWare или "обеспечение для групповой работы" (ОГР).
ОГР позволяет людям обмениваться файлами и любой информацией, работать друг с другом в командах над решением общей задачи, сообща разрабатывать проекты и в широком понимании, позволяет людям осуществить тесное информационное сотрудничество независимо от расстояния, на котором находятся друг от друга участники группы.
Сложно дать точное определение ОГР. Этим понятием объединяют всевозможные технологии, начиная от простейших способов общения в чатах (chats – разговоры в сети) и заканчивая новейшими методами проведения видеоконференций. Важно уже одно то, что ОГР позволяет не только организовывать службы информирования, например, рассылку новостей, но и предназначается для общения людей и совместной их групповой работы. При этом люди не собираются вместе, не устраивают традиционные совещания и заседания, даже не просто общаются посредством сети – они работают коллективно над совместными проектами.
Неправильным было бы считать, что ОГР стало возможным лишь с появлением интрасетей. Для групповой работы TCP/IP-архитектура не принесла практически ничего нового. Появление интрасетей лишь привело к быстрому распространению такого рода деятельности. Удобная работа с Web-ориентированными приложениями, качественные пользовательские интерфейсы таких программ – все это способствовало росту числа пользователей, объединявшихся в группы для обмена информацией, файлами, совместной работы над проектами, и, наконец, просто для собственного удовольствия.
Одним из самых распространенных в настоящее время способов общения посредством сети является электронная почта. Она удобна тем, что быстро доставляется информация даже через сравнительно медленную Всемирную сеть, а также позволяет к обычным текстовым сообщениям прикреплять любые двоичные файлы. Почти не отстают от почты по популярности различные виртуальные комнаты обсуждений (discussion или chat-rooms), позволяющие людям обмениваться мнениями по любым вопросам. Обсуждение может происходить в реальном времени или в режиме "вопрос – ответ", когда люди в произвольное время посещают комнаты обсуждений, высказывают мнения или оставляют свои вопросы. Для совместной работы над документами используются электронные доски, виртуальные объекты, позволяющие писать комментарии, исправлять документы, при этом изменения в реальном времени отображаются на экранах всех участников.
Современный деловой мир очень подвижен. Людям приходится работать зачастую далеко от их обычного рабочего места, это и различные командировочные поездки и необходимость проводить много времени в дороге. А поскольку все большее количество проектов выполняется не одним человеком, а большой группой, то интрасети, позволяющие подключаться к ним из любой точки мира через Интернет, сделали реальностью возможность совместной работы над проектом людей, находящихся даже на противоположных сторонах Земного шара. Модем подключается не напрямую к интрасети, а к серверу удаленного доступа. Пакеты, приходящие с такого сервера, пропускаются защитными стенами внутрь сети, и пользователь работает так же, как если бы он находился у себя в офисе. Единственная разница заключается в том, что скорость передачи данных при удаленном подключении гораздо меньше, чем при работе непосредственно в пределах интрасети.
Основной причиной, побуждающей какую-либо организацию создать интрасеть, является необходимость сбора, управления и предоставления информации более быстро и эффективно, чем когда-либо ранее. Интрасети предоставляют реальную возможности межплатформного доступа к информации, так как они базируются на технологиях Интернет, изначально разрабатывавшихся с целью обмена информацией между разнородными системами.
Несмотря на то, что даже небольшие организации могут получить преимущества при внедрении корпоративной интрасети, особо весомые результаты заметны при использовании интрасетей в крупных компаниях. Преимущества интрасети тем ощутимее, чем больше сотрудников работает в компании, чем крупнее размеры сети и чем больше существует удаленных друг от друга офисов. По мере увеличения любой фирме для обеспечения координации работы сотрудников необходимо использование все большего числа указаний, инструкций, руководств, меморандумов и прочих документов, которые нужны фактически всем людям для ежедневной работы. Количество таких документов, их изменяющихся версий вырастает по экспоненциальному закону и своевременное обеспечение ими сотрудников становится настоящей головной болью для руководства. При использовании старых, привычных методов обмена подобной информацией невозможно гарантировать актуальность и немедленную доступность измененных версий документов. Наибольший эффект в подобных ситуациях достигается путем публикации документов на Web-серверах компании.
В интрасети любой пользователь с настроенной рабочей станции через Web-браузер сможет получить доступ к любым самым последним версиям документов как только они будут помещены на Web-сервер. При этом местоположение пользователя и Web-сервера не имеет никакого значения. Если компания попытается использовать в этих целях электронную почту, то она столкнется с огромным количеством проблем. Например, документы для их удобного анализа должны представляться в едином формате, что достаточно просто обеспечить в небольших организациях (10—50 человек) и фактически невозможно в средних и крупных компаниях. Всегда ведь найдется человек со "своим" взглядом на оформление документа. Более того, при применении разнородного программного обеспечения, пользователи будут вынуждены запускать программы преобразования документов в формат, понимаемый их приложениями и тратить время на преобразование каждого документа, созданного другим пользователем. Решением этой проблемы является публикация документов на Web-сервере в формате HTML, "понимаемом" любой операционной системой и любым браузером, используемым клиентом на своем рабочем месте. Экономия средств в крупных фирмах только за счет такой публикации документов может достигать астрономических цифр.
Использование интрасети имеет и ряд других преимуществ. Первое состоит в том, что документы в сети могут обновляться автоматически, в режиме реального времени. Например, вы публикуете документ для отдела продаж, содержащий информацию о ценах на продукцию вашей компании и конкурентов. Для предоставления оптимальных в любой момент времени скидок ваш отдел продаж должен обладать самой актуальной информацией. Для обеспечения такой актуальности вы можете создать сценарий (script) на Web-сервере, в соответствии с которым он будет, автоматически обновлять публикуемый документ с заданным временным интервалом (динамический документ). Сотрудники отдела продаж автоматически будут получать обновленный список цен для своей работы. Выигрыш очевиден, т. е. обеспечивается поддержание актуальности информации и сокращается время непроизводительной работы сотрудников. Кроме того, осуществляется непрерывная обратная связь. Можно в любой момент времени получить сведения о том, кто, когда и сколько раз обращался к опубликованным документам.
Развитие организации постоянно требует новых методов и средств в предоставлении и удобстве использования информации ее сотрудниками. Технологии интрасетей позволяет включать в документы графическую, аудио– и видеоинформацию. Большое количество фирм в настоящее время пользуются приложениями, позволяющими осуществлять доступ к базам данных непосредственно из Web-браузера, применяя различные технологии, например, уже упоминавшуюся выше CGI.
Еще одним преимуществом интрасетей, является тот факт, что доступ к опубликованной информации может осуществляться через сеть Интернет. Сотрудники, находящиеся в командировке, поставщики и заказчики могут получать доступ к опубликованной в вашей интрасети информации. При этом всегда и полностью сохраняется контроль над доступом каждого конкретного человека к любой информации, опубликованной в интрасети.
Интернет сильно повлиял не только на информационную культуру в целом, но и, как следует из быстрого роста корпоративных интрасетей, на развитие деловых отношений внутри корпораций и между ними. С появлением интрасетей у пользователей изменился взгляд не только на сами сети и сетевые компьютерные технологии, но и на возможность ведения электронного бизнеса и документооборота. Интрасети многократно повысили эффективность совместной работы людей в группах. Можно предположить, что в дальнейшем роль интрасетей и их влияния на функционирование корпораций будет постоянно возрастать.
Таким образом, интрасеть создается для организации коллективной работы сотрудников фирмы. Издательства с одной стороны относятся к наиболее компьютеризованным фирмам, а с другой – в них широко используют сетевые технологии для организации совместной работы сотрудников над проектами, призванными распространять и расширять знания, осуществлять их систематизацию и развитие в определенных тематических направлениях.
