В целом дискуссия становится более открытой, исчезает недопонимание между участниками, легче достичь поставленной цели – ведь «все участники видят все»!
Этот прием незаменим при прохождении таких этапов ЛСП, как построение дерева проблем и дерева целей. Также, если вам необходимо будет провести SWOT либо PEST-анализ, вы оцените удобство описанного метода визуализации, (Эти виды анализа, как правило, применяются при разработке проектов стратегического планирования или организационного развития, поэтому мы не рассматривали их в настоящем руководстве. Информацию об этих видах анализа и методологии их проведения вы легко найдете в документах, указанных в приведенном списке литературы, в Интернете либо в библиотеке.)
Приведенный в разделе «Строим схему анализа заинтересованные сторон» Рисунок 2 демонстрирует то, как может выглядеть лишенная наглядности схема анализа заинтересованные сторон.
В заключение этого раздела приведем несколько рекомендаций, которые сделают работу с карточками более эффективной и менее сумбурной:
1. На карточке должно быть сформулировано только одно утверждение. Если вы хотите высказать два либо более утверждений, возьмите несколько карточек.
2. Формулировки должны быть четкими и недвусмысленными. Придерживайтесь фактов.
3. Надписи на карточках должны быть крупными, видимыми издалека, сделанными маркером (а не шариковой ручкой и тем более не карандашом), желательно избегать непонятных сокращений.
4. Не допускайте слишком общих утверждений. Все высказывания должны иметь непосредственное отношение к обсуждаемой проблеме.
5. Карточки могут заменяться, удаляться, формулировки – уточняться. Окончательная формулировка или удаление карточки производится только с согласия всех участников.
6. Цвет карточки должен быть логически увязан с содержанием: проблемы записываем на красных карточках, цели – на зеленых и т.п.
7. Не стоит выделять цветом высказывания отдельного участника.
Практичней всего крепить карточки на листе бумаги. Когда потребуется создание новой схемы или диаграммы, можно просто взять следующий лист, прикрепив первый к стене. В процессе анализа часто придется обращаться к ранее составленным из карточек схемам, поэтому желательно не «разрушать» их до завершения анализа, а если это не представляется возможным, вести своеобразный протокол: можно фотографировать диаграммы с помощью цифрового фотоаппарата в процессе разработки -до прорисовки связей, после прорисовки, на разных стадиях корректирования. Имеющийся материал впоследствии поможет восстановить процесс работы и его логику.
ЛСП: ОТ ВОЗНИКНОВЕНИЯ ИДЕИ ДО ДЕТАЛЬНОГО ПЛАНА РАБОТЫ
АНАЛИТИЧЕСКАЯ ФАЗА И ФАЗА ПЛАНИРОВАНИЯ
В процессе применения ЛСП необходимо пройти две фазы: аналитическую фазу и фазу планирования. Последняя обязательно идет за первой, поскольку после проведения детального анализа заинтересованных сторон, проблем и целей проект должен быть готов к построению подробного плана по его реализации. Не задумываясь над этим, мы часто проходим эти две фазы, осуществляя планирование своих действий. Приведем два примера.
У вас заболел живот.
Врач, к которому вы обратитесь в рамках осуществления проекта «Лечим боль в животе», скорее всего, назначит вам ряд обследований для того, чтобы выяснить, что именно явилось причиной болей: аппендицит, несвежий салатик, поданный вчера в кафе, либо заболевание какого-то внутреннего органа. Это и есть аналитическая фаза (анализ проблем и постановка задач – что именно будем лечить). Затем начнется фаза планирования: на основании результатов проведенных исследований вас либо отправят на операционный стол, посоветуют на пару дней ограничить себя в еде, посидев на сухариках и некрепком чае, либо выпишут рецепт на какое-то лекарство.
Вы очень любите грибы и решили организовать поход за ними в лес. В рамках подготовки к мероприятию вы проводите аналитическую фазу проекта «За грибами в лес»: собираете информацию, растут ли сейчас грибы в лесу (если на дворе зима, то ничего кроме снега и шишек собрать не удастся), и если растут, то какие, есть ли компания для похода за ними (анализ заинтересованные сторон). Далее начинается фаза планирования. Распишем ее подробно, используя приведенные в таблице термины.
• определяются факторы риска (будет очень плохая погода, придется работать в выходные, нет компании);
• определяются показатели (по результатам выбираем корзинку для грибов – маленькая или большая);
• составляется график мероприятий (поедем в субботу или в воскресенье, в дальний лес или в ближний);
• составляется план расходов («скинемся на бензин» соседу или поедем на электричке, что взять с собой покушать).
Итак, при планировании проекта необходимо пройти аналитическую фазу и фазу планирования. Если вы пренебрежете аналитической фазой («Да я и так все знаю!», «Нет времени и возможностей!»), то можете столкнуться со следующими проблемами:
• «Неожиданное» сопротивление отдельный лиц, организаций, даже представителей целевой группы осуществлению планируемой деятельности.
• Плохое понимание поставленный задач и критериев оценки выполненной работы со стороны потенциальных доноров, что может привести к разнообразным проблемам, начиная от этапа финансирования и заканчивая контролем выполнения проекта.
• Плохое понимание поставленных задач со стороны исполнителей проекта, что повлечет за собой несоответствие работы, которая будет проводиться вами и вашими коллегами, той цели, которая поставлена изначально.
• Несоответствие реально проводимой деятельности целям и задачам проекта.
• Проведенная вами работа может оказаться бесполезной для целевой группы, на которую направлена ваша деятельность
• И еще много других неожиданностей, которые, скорее всего, будут подстерегать вас в самое неподходящее время.
Если говорить о проекте «Лечим боль в животе», то не надо объяснять, что пренебрежение любым этапом аналитической фазы может привести к возникновению опасности для жизни больного.
А какие подводные камни могут подстерегать вас при реализации проекта «За грибами в лес»? Пропустив этапы «анализ заинтересованных сторон» и «анализ проблем», но проведя все этапы планирования, вы, попав в лес, можете с удивлением обнаружить, что большая часть вашей компании ехала в лес не за грибами, а за ягодами или – в самом худшем случае их будет интересовать только «пассивный» отдых с шашлыками и спиртными напитками. Поскольку эта часть исполнителей проекта не хочет никуда идти и что-либо искать, вы вынуждены ограничить территорию поиска грибов, и, вернувшись домой, обнаружите, что величина запланированные показателей эффективности проекта не соответствуют действительным (у вас полкорзины грибов, а вторая половина – совсем ненужные вам ягод).
