Во-первых, всегда сразу представляйтесь, внятно называйте свое имя и должность в организации. Если Вы начнёте мяться или бормотать что-то невразумительное, у секретаря могут возникнуть не слишком гуманные мысли по отношению к Вам.
Во-вторых, заранее четко сформулируйте цель своего визита к руководителю, так как личный секретарь имеет полное право поинтересоваться этим. Никакие импровизации и абстрактные фразы в этом случае, как говорится, «не прокатят»: ведь Вы уже знаете, что к начальнику допускают лишь тех сотрудников, которые твердо знают, зачем идут к нему в кабинет.
А что делать, когда Вы твердо знаете, что идете просить о повышении Вашей заработной платы или служебного положения? А может Вы хотите пожаловаться на коллегу, которая отравляет Вам жизнь своим поведением, или даже – о ужас! – на своего непосредственного руководителя? Конечно, здесь я немного преувеличиваю, но Вы, конечно, поняли общий смысл моих слов. Цель визита, связанного с такими деликатными проблемами, прямо выкладывать секретарю не стоит. На эти случаи жизни существует такая обтекаемая формулировка, как «по личному вопросу». Однако не злоупотребляйте этими магическими словами, используя их слишком часто, иначе в один далеко не прекрасный день Вас просто перестанут пускать к начальнику. Также приготовьтесь к тому, что по личным вопросам руководитель, скорее всего, примет Вас не сразу. Его секретарь запишет Вас на прием в удобное для начальника время. Конечно, в тех ситуациях, когда речь идет, что называется, о жизни и смерти, допустимо попросить секретаря, чтобы руководитель принял Вас как можно скорее. Учитывайте только, что такие случаи относятся к разряду чрезвычайных, а поэтому и возникать они должны чрезвычайно редко.
В-третьих, нельзя не упомянуть так называемый человеческий фактор. Да, личный секретарь Вашего руководителя не робот, а обыкновенный человек со своими симпатиями и антипатиями. Разумеется, это не может совсем не отражаться на его отношении к тому или иному сотруднику, несмотря на то, что настоящий профессионал всегда стремится к максимальной объективности. Отсюда следует то, что чем лучше к Вам относится личный секретарь руководителя, тем больше преимуществ Вы получаете: например, секретарь всегда выберет для Вас удобные часы приема, как с точки зрения наличия у Вас времени, так и с точки зрения настроя Вашего руководства. В необходимых Вам случаях он может пропустить Вас, как говорится, «без доклада». Поэтому относитесь к секретарю уважительно; обязательно узнайте его имя-отчество (для чего это нужно, я расскажу Вам позже) и вообще постарайтесь установить с ним доброжелательные отношения.
Секретарь – это тот человек, который в силу своих обязанностей очень много общается с руководителем и вообще находится при нем неотлучно, когда он на своем рабочем месте. А значит, он хорошо изучил характер и привычки начальника, а подобные сведения имеют немаловажное значение. Например, личный секретарь может Вам намекнуть или даже сообщить, разумеется, по секрету, что в данный момент к руководителю лучше и не подступаться, поскольку он не в духе или у него болит голова или еще что-то в таком роде. К тому же не всегда мы сами идем к начальнику, бывает, что он вызывает нас. Даже если причина этого Вам неизвестна, при наличии хороших отношений с его личным секретарем Вы недолго будете пребывать в томительной неизвестности: скорее всего, секретарь хотя бы в общих чертах обрисует Вам сложившееся положение. Согласитесь, когда у Вас есть возможность узнать о намерениях руководителя по отношению к Вам заранее, это просто замечательно, поскольку Вы получаете возможность подготовиться ко всему, что Вас может ожидать «на ковре».
Вероятно, секретарь не только расскажет Вам о настрое начальника, но и даже даст Вам несколько практических советов на тему того, как вести себя в данной ситуации, а это только Вам на руку.
Так что радуйтесь, если у Вас с личным секретарем Вашего руководителя сложились подобные доверительные отношения. Будьте ему благодарны и не забывайте о знаках внимания, пусть даже чисто символических, таких, как цветы или конфеты по праздникам. Помните, что приятные мелочи на самом деле – далеко не мелочи, поскольку они помогают создавать доброжелательную атмосферу в человеческих отношениях, а это очень важно.
Еще один принципиальный момент, касающийся Ваших отношений с личным секретарем руководителя. Его расположение к Вам еще не дает Вам права требовать от него какую-то дополнительную информацию, помимо того, о чем он считает нужным Вам сообщить. Как и при любом общении, здесь важно не переходить границы дозволенного: все-таки рабочая обстановка предполагает не близкие, а официально-деловые отношения между людьми. В конце концов, какие-то сведения секретарь просто не имеет права разглашать. Не воспринимайте личного секретаря Вашего начальника как своего шпиона в стане врага. И ни в коем случае не позволяйте себе при сослуживцах высказываний вроде «Да у меня секретарь нашего босса – свой человек!». Мало того, что подобными словами Вы разрушите доверительную атмосферу, существующую в Ваших с секретарем отношениях, Вы можете серьезно навредить человеку. Подобное поведение секретаря не приветствуется руководством, а, к сожалению, в любом рабочем коллективе наверняка найдутся сплетники, которые из зависти не преминут довести эти факты до сведения Вашего начальника. Не становитесь источником неприятностей другого человека! Цените то, что имеете, и Вы получите достойную награду, такую, как уважение и доверие.
В этой главе речь пойдет про то, сколько Вам нужно общаться со своим непосредственным руководителем. Разумеется, сколько-то Вы и так будете общаться с ним, независимо от Вашего желания или, наоборот, нежелания. Сейчас я хочу сказать о том, насколько часто Вам следует проявлять свою инициативу в общении помимо тех случаев, когда начальник отдает подчиненным распоряжения или Вы отчитываетесь ему о проделанной работе.
Так сколько же необходимо общаться с руководителем – много или мало? Сложно ответить на этот вопрос однозначно, однако я считаю, что в этой ситуации принцип «Чем больше, тем лучше» в большинстве случаев все-таки оправдывает себя. Разумеется, что ни в коем случае не надо быть назойливым: это вызовет у Вашего начальника только раздражение. Поэтому каждый раз следите за его реакцией на Вашу инициативу: если она окажется негативной, то стоит отложить разговор до следующего раза. Также учитывайте личность своего руководителя, ведь он может быть как замкнутым и неразговорчивым человеком, так и открытым человеком, любящим поговорить. Планируйте свое общение с ним, отталкиваясь от этих факторов. Кстати, о доверии к Вам со стороны руководителя: при его наличии Вам будет не только намного легче преподносить ему свои креативные идеи, но и убеждать его в их пользе для организации.
Маленький совет: не предпринимайте попыток к общению, если видите, что Ваш начальник нездоров или находится в плохом расположении духа. В конце концов, все мы люди, у нас у всех бывают дни, когда никого не хочется видеть, и Ваш руководитель в этом смысле не является исключением.
Прежде чем проявлять инициативу к контакту, задумайтесь, а есть ли у Вашего руководителя на данный момент свободное время, чтобы пообщаться с Вами. Не забывайте, что его время ценится на вес золота, да и Ваше, кстати, тоже.
И все же, почему стоит общаться с руководителем как можно больше? Во-первых, здесь работает эффект рекламы. Вся реклама основана на следующем психологическом моменте: у людей неизбежно возникает симпатия и доверие к тому, что все время находится в их поле зрения. А чем чаще Вы общаетесь со своим начальником, тем чаще, соответственно, находитесь у него на глазах. Продолжая проводить параллель с рекламой, замечу, что ее главная цель – представить рекламируемый предмет в наиболее выгодном свете. А общение с руководителем является для Вас прекрасной возможностью показать ему все свои достоинства, способности и сильные стороны.
Во-вторых, частое общение с руководителем дает Вам шанс хорошо узнать его личность, а о том, зачем это нужно, я расскажу Вам в главе «Полезно познакомиться поближе».
В-третьих, любая инициатива к контактам, исходящая от Вас – это, прежде всего, проявление внимания к Вашему начальнику и подчеркивание тем самым его значимости в Ваших глазах. В этой запутанной, на первый взгляд, фразе кроется несложный смысл: ведь если Вы хотите общаться с человеком, значит, его личность и мысли Вам интересны, а подобное мнение Вашего руководителя Вам только на руку.
Наконец, каждый человек, занимающий начальственную должность, достиг в этой жизни определенных успехов, а мы с Вами уже не раз говорили про то, как важно общаться с успешными людьми. В самом деле, общение с начальником может принести Вам огромную пользу: Вы получите возможность многому у него поучиться. Разумеется, чтобы извлечь пользу из общения с руководителем, необходимо меньше говорить и больше слушать.
