Вы уже знаете, как важно советоваться с начальником по ходу выполнения работы. Однако учтите, что если Вы будете сверяться с ним по каждому пустяку, это не вызовет у него ничего, кроме раздражения, так как подобными действиями Вы просто отнимаете у него драгоценное время. Поэтому, если Вы хотите мотивировать своего руководителя опережающим выполнением работы, не бегите к нему со всех ног при каждой незначительной подвижке. Для мотивации представляйте его вниманию только законченный отрезок работы.
Сразу хочу предостеречь Вас от излишней самостоятельности в работе. Во-первых, когда Вы беретесь за какой-либо ответственный проект, не посоветовавшись предварительно с Вашим руководителем, существует реальная угроза, что Вы что-то сделаете не совсем верно (я говорю это при всем моем уважении к Вашим способностям и талантам). В этом случае Ваш начальник будет, мягко говоря, не в восторге. Безусловно, надо верить в себя, но в то же время адекватно оценивать свои возможности. Во-вторых, вполне вероятно, такого рода инициатива отнюдь не понравится Вашему начальнику, поскольку он решит, что Вы с ним совершенно не считаетесь, а это его мнение, в свою очередь, отрицательно повлияет на его отношение к Вам. Как ни крути, он – руководитель, а Вы – его подчиненный, а нарушать субординацию нельзя ни в коем случае. К тому же мотивировать любого человека может только тот, кто пользуется его уважением и доверием.
Еще один важный момент. Мотивировать руководителя можно только такой работой, которая выполняется по возможности в кратчайшие сроки. Как гласит народная мудрость, взялся за гуж – не говори, что не дюж. Моя уверенность в том, что Вы человек усидчивый и трудолюбивый, не имеет границ, поэтому лень или нежелание работать не является для Вас преградой. На Вашем пути может возникнуть другая, по сути дела, не менее опасная ловушка – перфекционизм, т. е. стремление проверять каждую мелочь по много раз. Понятно, что мотивы у этого явления благородные – Вы стремитесь выполнить свою работу как можно лучше и точнее, однако, результаты, к сожалению отрицательные: руководитель просто решит, что Вы медлительны, а о результатах подобной «мотивации» я вообще промолчу. Поэтому делайте свою работу оперативно.
Ни для кого, наверное, не секрет, что чужие успехи задевают, и подчас очень сильно. Говоря об этом, я имею в виду не черную зависть, а здоровую конкуренцию, которая, как известно, способна вдохновить человека на значительные подвижки в работе. Я отнюдь не призываю Вас соревноваться со своим начальником: это видится мне мало реальным и к тому же абсолютно ненужным занятием. А вот поинтересоваться, как обстоят дела в конкурирующей организации, особенно, если у Вас подобная возможность, пожалуй, стоит. Затем надо аккуратно преподнести успехи конкурентов Вашему начальнику: такие факты его сильно мотивируют. Только не надо представлять раздобытые сведения в таком ключе: вот как у них все хорошо, а у нас все плохо, так как это приведет лишь к отрицательным результатам.
Но мотивация снизу не ограничивается сугубо профессиональной сферой, она необходима и в таких вопросах, как, например, улучшение условий труда, повышение заработной платы, Ваш карьерный рост. Каковы здесь Ваши шансы на успех? Конечно, гарантировать ничего нельзя, поскольку одно дело – успешная работа в отделе, и совсем другое – личное благополучие сотрудников. Конечно, дальновидный руководитель усматривает связь между этими обстоятельствами, так как понимает, что люди не могут работать продуктивно, находясь в плохих условиях да еще получая за свой труд копеечное вознаграждение, однако... Тем не менее, попробовать стоит. Путь, который Вы должны отмести для себя – это попытки давить на жалость, т. е. нытье, и открытое выражение недовольства. Старайтесь мотивировать своего руководителя похвалой. Например, он распорядился поставить на компьютерные мониторы защитные экраны. Обязательно сообщите ему, как это замечательно, скажите, что у Вас теперь не устают глаза, да и успевать Вы стали значительно больше. Наверняка Ваш начальник расцветет и захочет сделать что-нибудь еще для такого благодарного подчиненного. А что касается повышения зарплаты и продвижения по служебной лестнице, то способ мотивации здесь один – упорная работа. Помните, что надо много делать и мало просить, и тогда Ваши усилия не останутся без награды.
Важно помнить о мотивации и на психологическом уровне. Сообщая своему начальнику о результатах проделанной работы с бодрым и жизнерадостным видом, Вы должны излучать энтузиазм, энергию и оптимизм для того, чтобы заражать этими качествами Вашего руководителя. Демонстрируйте искреннее рвение к работе. Помните, что Ваша жажда деятельности способна воодушевлять окружающих людей и вдохновлять их на трудовые подвиги, и Ваш начальник в этом смысле не является исключением!
Эффективная подача информации
Нет сомнений в том, что любые сведения надо уметь преподнести. Даже самая блестящая идея не будет оценена Вашим руководством по достоинству, если Вы пробурчите ее себе под нос или завязнете в малозначительных подробностях, ведь, как известно, алмаз становится сверкающим бриллиантом после тщательной огранки. Отсюда вывод: любая информация, которую Вы хотите подать Вашему начальнику (или коллегам), будь то отчет о проделанной работе, презентация или Ваши креативные идеи, должна быть обработанной, а не «сырой», только тогда ее воспримут соответствующим образом. Конечно, бывают ситуации, когда какие-то сведения приходится выдавать спонтанно, однако в большинстве случаев у Вас есть время, пусть и небольшое, чтобы подготовить свое выступление. Что же является залогом успеха при подаче любой информации?
Во-первых, Вы должны владеть своим материалом в совершенстве. Казалось бы, это прописная истина, но почему же тогда многие люди пренебрегают ей? Когда Вы не вполне представляете себе, о чем именно собираетесь говорить, Вы можете сбиться, запутаться, а вряд ли можно придумать что-либо хуже этого. Чтобы подобное с Вами не произошло, всегда пишите текст Вашего предполагаемого выступления. Да, именно выступления, ведь подача информации, по сути, представляет собой, особенно сначала, почти непрерывный монолог. Записывая свои мысли на бумагу, Вы избегаете опасности что-нибудь пропустить. К тому же запись помогает структурировать Ваши идеи. После того, как Вы написали для себя текст выступления, выделите в нем главные и второстепенные моменты. Не забывайте о том, что за каждым тезисом (т. е. ключевой мыслью) должны следовать один или несколько аргументов (т. е. доказательств заявленной Вами идеи). Распределите, в каком порядке Вы будете излагать свои сведения. При этом самую важную информацию я советую отнести к началу выступления. Почему, спросите Вы. Это объясняется так называемым законом прогрессирующего нетерпения слушателей. Суть его состоит в следующем: чем больше человек говорит, тем меньше его слушают. Первые 10 минут выступления воспринимаются слушателями как 10 минут, вторые – как 20 минут, а третьи – вообще как 30 минут! Поэтому оптимальное время для выступления составляет около десяти минут. Если же Ваше выступление рассчитано на большее количество времени, помещайте все важные положения в начале.
Сведения, которые Вы излагаете, должны быть четкими и ясными для слушателей. Избегайте неточностей, расплывчатых формулировок (кстати, когда Вы фиксируете текст выступления на бумаге, эта проблема отпадает сама собой). Не говоря уже о том, что Ваша информация не будет воспринята, Вы просто украдете драгоценное время у себя и своих слушателей. К тому же человек, сам не знающий толком, что он имеет в виду, вызывает сильное раздражение.
Один из принципов эффективной подачи информации – это наглядность (например, презентация вообще основана на нем). Однако у Вас есть возможность воспользоваться этим замечательным принципом и в других случаях, например, когда Вы готовите отчет о проделанной работе. Секрет прост: всегда используйте конкретные цифры и факты. Например, вместо того, чтобы сказать «В последнее время наши экономические показатели улучшились» произнесите «За последний (год, месяц, квартал) наши экономические показатели в таких-то областях выросли на столько-то процентов». Первая фраза, по сути дела, не говорит ничего, тогда как вторая дает исчерпывающие сведения. Понятно, что для этого придется потрудиться, собрать и проанализировать различные цифры и факты, однако и эффект от такого выступления будет несравненно выше, чем от абстрактной «говорильни».
Очень важно использование конкретных аргументов в том случае, если Вы хотите протолкнуть свои идеи, скажем, по поводу усовершенствования методов работы. Ваши выводы должны иметь под собой прочную основу, догадки и предположения, основанные неизвестно на чем, здесь не годятся. Чтобы Ваш руководитель поверил в пользу Ваших идей для организации, покажите ему это пользу в процентах и фактах. Кстати, в этой ситуации также вполне допустимо использование наглядных схем и рисунков.
