Существует множество техник проведения таких встреч - от официальных совещаний через мозговые штурмы до различного типа игр и методологических семинаров. Автор и возглавляемый им Институт коммерческой инженерии имеют большой опыт в инициировании и проведении "рабочих встреч". Нами разработана специальная оригинальная техника, как представляется, особенно эффективная для межпрофессиональной и "крутой" тусовки. Мы называем ее "техникой душевных обсуждений" и в этой статье представляем вниманию читателей. Основные принципы
Проводить рабочие встречи очень просто - достаточно лишь обеспечить:
+ некоторую производственную компоненту (чтобы время от времени "в ногу ходили"): обязательную тему, задаваемую и поддерживаемую ведущим, четкое расписание занятий, обеспеченность лекторами-экспертами; + некоторую клубность: обсуждать вопросы отношения заданной темы и к личным судьбам участников, и к некоторой объемлющей тематике (сценирование и прогнозирование в глобальной рамке, явное задание вопросов на рефлексию); + некоторую салонность: задать "лирическое пространство", в котором можно непублично поделиться возникающими эмоциями, попить кофе и побеседовать о Пастернаке; + некоторую элитарность: участники должны получить возможность общения с людьми из смежных профессиональных пространств, не входящими в их обычный круг общения, но воспринимаемыми как "большие" или "интересные"; + некоторую выключенность из обыденности: должен обеспечиваться достаточно высокий уровень комфорта, все технические вопросы должны решаться автоматически. Рабочие рекомендации организаторам
1. Выбор города крайне важен - там должно быть много транспорта (ежедневные авиарейсы со всех концов страны). Транспортная проблема ("ни приехать, ни уехать") портит нервы абсолютно всем. В курортные города типа Сочи и центры типа Москвы едут легче.
2. Должно быть двойное-тройное резервирование с бронированием билетов. Не было еще ни разу, чтобы были забронированы нужные рейсы, или чтобы бронь не передали в последний момент кому-то еще. У организаторов это основная головная боль. Без надежного с дублированием блата в авиакассах и на вокзале лучше рабочих встреч не проводить.
3. Должен быть дежурный транспорт. Все будут уезжать и приезжать в течение всей встречи вразнобой и "свой" транспорт сэкономит время и нервы.
4. Рабочая встреча должна проводиться в 20-этажной гостинице со множеством конференцзалов, ресторанов, баров и т.д. Все варианты "уютных пансионатов" обязательно будут хуже - там на 1 кв. метр обычно больше природы, но меньше сервиса. Дополнять сервис приходится организаторам.
5. Нужно бронировать гостиницу *как минимум* на день раньше дня заезда, и на день позже дня отъезда.
6. Резервирование должно быть *не менее* 15% в течение всего мероприятия. Лучше половина будет не съедена и не заспана, чем не хватит одного-единственного места. Даже на третий день когда число участников известно точно - надо иметь 15% резерв *всего*.
7. Качество пищи (и ее количество) значат очень много. Не скупитесь. (Кстати, всякие пансионаты именно в этом больше всего проигрывают гостиницам хорошего класса. Как и в ежедневной смене полотенец, наличии парикмахерской, ночного ужина в номер и прочих мелочах).
8. Бассейн, сауна, варьете и прочие разнообразности обязательны. Должна быть формальная "культурная программа". Хоть прогулка - но по плану.
9. Начинайте с фуршета в день заезда вечером. Подчеркните, что фуршет - это начало официальной программы. "Засветите" тостами три - четыре ключевые фигуры, а также сделайте оргобъявления и представьте главного координатора-организатора. Знакомьте незнакомых друг с другом - пусть двое-трое весь вечер занимаются этим специально. Это должен быть именно фуршет, а не застолье, когда все сидят. Пусть можно будет ходить. Очень хороши танцы в конце. И не отказывайтесь от ансамбля.
10. Неформально во время первого фуршета исследуйте ожидания практиков, выясните, на какие темы они будут разговаривать.
11. Соберитесь после фуршета и спланируйте первые два выступления.
12. Повторите такой же фуршет в последний день вместо ужина. Тут танцы уже просто обязательны.
13. Организатор обязательно должен поприсутствовать хотя бы на одной такой встрече. Обучение лучше всего "на примере": данных рекомендаций абсолютно недостаточно.
14. Необходимо разделить позиции организатора и ведущего. Организатор пусть не надеется на участие в содержательной программе. А у ведущего не должна болеть голова обо всех оргнеувязках - это явно снижает качество.
15. К содержанию подготовиться невозможно - оставьте все попытки спланировать доклады и их последовательность. Возьмите с собой людей, которые могут ответить на широкий круг вопросов - они сами сообразят когда и что говорить.
16. Приготовьте "программу", в которой будет указано четкое расписание (типа Приложения 1). Ни в коем случае не давайте содержательной программы, не давайте авансов - уклоняйтесь всячески от всех вопросов.
17. Начинайте в лекционном режиме. Неважно, сколько времени говорит каждый лектор - 1 час, два или 15 минут. Не сообразуйте лекции с перерывами. Лекция ответы на вопросы, лекция ответы на вопросы и т.д. Лекторов организаторы должны знать в качестве именно лекторов *лично*. Никакие чужие рекомендации. Учтите, очень большие эксперты часто очень плохие лекторы.
18. Имейте ведущего, который представляет лекторов, модерирует вопросы и ответы на них и сам содержательно принимает участие в дискуссии.
19. Вовсе необязательно знать выступления и их порядок заранее. Пусть ведущий предупреждает о предстоящей программе по мере осознания потребности в том или ином тематизме.
20. Не выпускать практиков в первые полтора дня. Пусть они "созреют" - для них лекторами будет "наговорен" язык, на котором практики будут давать ответные выступления.
21. Объявить специально, что никаких резолюций, воззваний, учредительных собраний и прочей официальщины на рабочей встрече категорически не будет.
22. Не вздумайте разносить что-либо на заседании - только на перерывах. Кофе-брейк делается не для питья кофе - для того, чтобы все встали, размялись и кулуарно поговорили.
23. Имейте после обеда свободное время. Не подавайтесь на провокацию особенно ретивых - не вносите в расписание никаких изменений - вы наверняка разрушите чьи-либо планы. Никаких пленарных заседаний в свободное время - оно наверняка будет использовано для частных обсуждений.
24. Список участников с телефонами подготовят и обязательно раздадут - это надо объявить заранее, а затем сделать обязательно.
25. Обычно требуют папок и письменных материалов - никто не знает зачем, и какие материалы. Можно дать все, что угодно, в том числе не имеющее отношение к программе. А можно и не дать - это все равно.
26. Обязательно использование двух микрофонов - для лектора и для ведущего. Микрофоны обязательны к использованию - без них очень плохо, как бы ни казалось слышно. Кроме всего прочего, микрофон является символом и сильно упорядочивает обсуждение.
27. Необходимо иметь ксерокс. Все остальное - компьютер, звукозаписывающая аппаратура, видеокамера - не так важно.
28. Нейм-теги очень пользительны. Не забывайте о них.
29. Помните, что на рабочей встречи должны быть равнопредставлены три компоненты - производственная, клубная и салонная. Непрерывно тестируйте себя на обеспечение участникам равнопредставленности этих компонент - не сваливайтесь ни в один из типов ни в сочетание по два. Перемешивайте это все по времени в течение каждого дня встречи (а не день салона - затем лекционный день и т.д.).
30. Делайте встречи небольшими - 30-40 или 50-70 участников. Если больше многое ломается просто из-за величины мероприятия (проблемы будут "из ниоткуда").
31. Заканчивайте все разъездом в воскресенье вечером.
Делайте так, и ваши рабочие встречи будут "душевными".
