В соответствии с п. 3 ст. 15 Федеральный закон от 10 декабря 2003 г. N 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» физические лица могут единовременно вывозить из России наличную иностранную валюту в сумме, не превышающей 10 000 долл. США.
Командированный сотрудник может вывести наличную иностранную валюту в пределах 3000 долл. США без декларирования таможенному органу. Вывозимая наличная иностранная валюта подлежит декларированию таможенному органу путем подачи письменной таможенной декларации на сумму свыше 3 тыс. долл. до 10 тыс. долл. США.
Валютные средства могут быть переведены уполномоченным банком непосредственно в страну командирования. Для этого оформляется заявка на перевод средств в иностранной валюте за пределы Российской Федерации на счет командируемого лица, открытый в банке – нерезиденте Российской Федерации либо на его имя до востребования. Валюта может быть переведена на счет третьего лица, но в пользу командируемого. Открытие счета на имя командируемого лица за рубежом допускается только на период пребывания в командировке. По окончании командировки неиспользованный остаток валюты должен быть переведен в уполномоченный банк Российской Федерации или снят в виде наличности и по возвращении работника сдан в кассу организации. Такой же порядок должен соблюдаться и в том случае, когда валютные средства перечисляются на счет третьего лица.
Покупка наличной валюты для оплаты командировочных расходов через обменные пункты предприятиям учреждениям и организациям запрещена. Этот запрет распространяется на всех подотчетных лиц организации, в том числе на кассира и подотчетное лицо, получившее аванс на командировочные расходы.
Нарушение указанного требования влечет наложение административного взыскания в соответствии с п. 4 ст. 15.25 КоАП РФ – штрафа на организацию – в размере от 400 до 500 МРОТ, на должностное лицо – от 50 до 100 МРОТ.
Однако для работника как физического лица такого запрета нет. Поэтому работник может получить в кассе предприятия рубли и приобрести валюту самостоятельно в обменном пункте на свое имя. Однако в этом случае приобретенная валюта в учете организации не отражается.
Если работнику выдавались рубли для командировки за рубеж, то валютные расходы работника будут отражены по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета, но расчеты с ним будут производиться в рублях с учетом выданного рублевого аванса.
Однако эта ситуация может быть использована только в исключительных случаях, при срочном оформлении командировки работника и недостатка времени для приобретения валюты. Как система такая ситуация применяться не может, поскольку работнику не возмещаются его расходы по обмену валюты.
Сотруднику фирмы, который выезжает в командировку за границу, могут быть выданы дорожные чеки.
Дорожный чек – это платежный документ в иностранной валюте, распоряжение одного банка другому банку выплатить обозначенную в чеке сумму денег его владельцу по образцу его подписи.
В большинстве стран дорожные чеки принимаются в качестве средства платежа в гостиницах, магазинах, ресторанах. Сдача выдается наличными.
Дорожный чек, как и пластиковая карточка, имеет преимущества перед наличными деньгами при поездках за границу.
В любом банке дорожные чеки могут быть обменены на наличную иностранную валюту. Комиссия банка за обмен дорожного чека составляет, обычно, от 0,5 до 2 % от номинала. Данная комиссия включается в состав командировочных расходов и относится на затраты организации при наличии квитанции или иного оправдательного первичного документа, выданного банком, в котором производился обмен чеков.
Владелец чека защищен от его потери или кражи. Чеки именные, поэтому если один человек их потерял, другой не сможет получить по ним деньги. Гарантией защиты от несанкционированного использования чека третьим лицом служит наличие двойной подписи владельца: первый раз владелец чека подписывает чек в банке при его покупке, второй раз – при оплате покупки с помощью чека. При несоответствии подписи образцу, проставленному в чеке, чек к оплате не принимается. Кроме того, при оплате чеком у владельца часто требуют предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность (например, водительских прав).
При утере чековой книжки владелец должен незамедлительно сообщить об этом эмитенту чеков с указанием места и даты покупки и номеров утерянных чеков. Эту информацию необходимо хранить отдельно от чеков в надежном месте. Утерянные чеки аннулируются, а владельцу возмещается их стоимость в ближайшем банке, с которым у эмитента установлены корреспондентские отношения. Такая система защиты и идентификации гарантирует использование чека только его владельцем.
В настоящее время многие российские банки, имеющие соответствующую лицензию на совершение банковских операций в иностранной валюте, продают дорожные чеки международных платежных систем. Наиболее распространены международные дорожные чеки: American Express, MasterCard, VISA, Eurocheque. Эмитентами этих чеков являются иностранные юридические лица, а российские банки заказывают чеки у членов или агентов соответствующих международных платежных систем за границей и ввозят в Россию.
Чек является инструментом платежа; этим объясняется относительно короткий срок его, на который он действителен. Традиционно в банковской практике используется 10-дневный срок для предъявления чека к оплате. Дорожные чеки выдаются обычно в виде чековой книжки с количеством чеков в каждой из них от 3 до 10 штук в зависимости от номиналов чеков и эмитента.
На дорожные чеки не распространяются установленные валютным законодательством России ограничения на вывоз наличной иностранной валюты.
При выдаче дорожных чеков командируемое лицо должно собственноручно в присутствии работника банка подписать каждый чек. При использовании чека в качестве средства платежа на нем необходимо будет поставить вторую подпись владельца, что служит средством идентификации.
После получения дорожных чеков в уполномоченном банке командируемое лицо обязано сдать их и справку в кассу организации.
Вернувшись из командировки, сотрудник должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет, приложив к нему все оправдательные документы, в том числе и об уплате комиссионного вознаграждения за обналичивание дорожных чеков.
Если работник в командировке не полностью использовал выданные дорожные чеки, их обратный прием (покупка) осуществляется уполномоченным банком после представления организацией по завершении командировки работника специального отчета.
Неиспользованные в командировке работником чеки также сдаются в уполномоченный банк в течение 10 рабочих дней с момента возвращения чеков в кассу.
Для оплаты расходов в командировке организация может выдать работнику корпоративную банковскую карту. Использовать такую карту при направлении работников в командировку организациям удобно и выгодно, потому что в этом случае организации не нужно открывать валютный счет, нет необходимости приобретать наличную валюту. В случае продления зарубежной командировки сотрудника организация в любой момент может оперативно пополнить счет. Пластиковая рублевая карта удобна и для самого работника; ему не нужно везти с собой в командировку валюту и беспокоиться о ее сохранности.
Карты могут принадлежать разным платежным системам (например, VISA, MasterСard и др.) и различаться по категориям (Gold, Business, Electron). Карты могут быть рублевыми или валютными.
Для направления работника в служебную командировку необходимо:
1) определение вида транспорта, на котором работник будет следовать к месту командировки, приобретение (предварительный заказ) билетов на транспорт до места назначения и обратно;
2) бронирование мест в гостинице или определение иного места проживания;
3) предварительное согласование встречи с принимающей стороной и т. п.
Эти действия осуществляет, как правило, секретарь организации. Решение подобных вопросов может быть возложено в организации на самого командируемого работника или на секретаря структурного подразделения или иного работника. В небольших организациях это может быть возложено и на бухгалтера.
Последние рекомендации, советы и указания работнику дает, как правило, его непосредственный руководитель. Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку решается по договоренности с руководством.
Бухгалтер, который выдает работнику аванс на командировочные расходы, обязан разъяснить командируемому лицу порядок возмещения командировочных расходов, установленный в организации, а также требования к оформлению документов.
К оформлению документов предъявляют следующие требования:
1) в каждом пункте командировки в командировочном удостоверении нужно проставляться соответствующие отметки;
