• Сложные обстоятельства часто лучше воспринимаются и понимаются с помощью визуализации.
• Высказывание следует сопровождать иллюстрациями и подкреплять ими свои слова.
Использование техники визуализации требует тренировки, лучше всего начать обучаться ей в небольших группах при обсуждении не слишком конфликтных тем.
Правильно использовать материал и технику
Комментирование наряду с работой подразумевает правильное использование материала и техники. Ниже приведены некоторые указания для оптимального обращения с «инструментами».
Использование карандаша нацелено на то, чтобы произвести как можно лучший эффект, но применение большого количества красок мешает, слишком мелкий почерк плохо читается и так далее. Поэтому обратите внимание на следующие правила:
• Для «нормального» текста используйте карандаш синего или черного цвета. Пишите не слишком мелко, не крутите карандаш.
• Красный и зеленый цвет используйте для стрелочек, символов или рамок. Текст красного или зеленого цвета, особенно при комнатном освещении, на большом расстоянии плохо читается.
• Жирный шрифт можно использовать для надписей, символов, черточек и так далее.
Шрифт
• Шрифт средней величины, который означает, что строчные буквы составляют 75 % прописных.
• Не пишите плотно.
• Пишите печатным шрифтом, а не прописью.
• Не делайте слишком большие расстояния между буквами.
• Используйте прописные и строчные буквы.
• Пишите спокойно, так чтобы буквы были читаемы. Следите, чтобы из-за спешки вы не начали «мазать».
Если вы примите во внимание эти указания, то текст будет легче читаться. И не забывайте о том что навык мастера делает!
Комментирование основано, как правило, на вопросах к участникам. Удачные вопросы – краткие и конкретные.
• Первый вопрос подходит для:
– перечислений;
– ожиданий;
– настроений.
На такой вопрос необходимо около 5 минут. Можно спросить, например: «Что вы ожидаете от этого мероприятия?».
• Призывающие вопросы служат для того, чтобы собрать информацию о:
– проблеме;
– теме;
– идее.
Например: «Как мы можем стать привлекательнее для своих клиентов?».
Для подобного вопроса достаточно 10 минут.
Ответы на вопросы могут осуществляться с опорой на карту, можно наклеивать листочки с пометками важных моментов проблемы.
Ответ с опорой на карточки делает возможным появление новых анонимных расспросов о проблеме, идее или решении задачи. Преимущество этой техники в том, что ответы каждого участника не находятся под влиянием остальных.
Если при ответе используются опорные листочки для указания важных моментов, это помогает установить приоритеты, последовательность или проявление некоторых особенностей. Такой метод ускоряет процесс и одновременно позволяет сделать визуальный обзор мнений участников.
Далее приведены примеры подкрепления высказывания плакатами или рисунками.
Оформление комментария
Любой комментарий делится на несколько этапов. Классический вариант состоит из шести шагов:
Шаг 1. Введение.
Шаг 2. Сбор тем.
Шаг 3. Выбор темы.
Шаг 4. Обработка темы.
Шаг 5. Планирование мер.
Шаг 6. Завершение.
Этот процесс будет удачным лишь в том случае, если вы тщательно подготовитесь. К подготовительному периоду относится составление общего плана работы, точное планирование отдельных шагов и используемых методов. Позаботьтесь о том, чтобы вам было предоставлено соответствующее помещение и необходимый инструментарий (карандаши, карты, доска и так далее).
Наш совет
Перед проведением комментария обговорите все с компетентным коллегой, опытным консультантом или другим человеком, которому доверяете. Это помогает выявить какой-нибудь аспект, на который вы не обратили внимание. Так можно избежать неожиданностей во время осуществления своего плана!
В начале мероприятия очень важно правильно настроить участников. Поприветствуйте их. Если не все участники знают друг друга, то имеет смысл познакомить их.
Знакомство можно организовать таким образом, чтобы два участника незнакомых до этого сами представляли друг друга. Для этого лучше всего, чтобы ведущий дал присутствующим образцы вопросов, которыми они могли бы воспользоваться. После кратких ответов на такие вопросы участники могут представить друг друга всей группе. Либо можно воспользоваться другим вариантом: ведущий заранее подготавливает на доске вопросы, а участники становятся перед аудиторией и представляются, опираясь на эти вопросы, что помогает им во время мероприятия лучше узнать друг друга.
На этом этапе работы участники уже могут сказать о своих ожиданиях и сомнениях по поводу обсуждаемой темы. Как ведущий вы сможете, таким образом, предусмотреть проблемы, которые могут возникнуть в дальнейшей работе.
Рациональные методы, которые помогут вам:
• Точечный опрос. От участников требуется с помощью клеящегося листочка указать свои личные ожидания по конкретному вопросу на заранее подготовленном плакате со шкалой.
• Завершение предложения. Участники на подготовленном плакате должны закончить начатое предложение (например: «В результате этого мероприятия я хотел бы…»).
• Вопрос-возглас. Участники отвечают на вопрос (например: «Сегодня в 17.00 я понял, что сегодняшнее мероприятие принесло мне пользу?»). Ведущий записывает ответы на доске или на своих карточках.
Итак, начнем с первого шага. Если тема еще не установлена, то участники могут вносить свои предложения. Если же тема определена, то нужно согласовать с участниками постановку вопроса. Возможные методы для этого:
• Карточный опрос. Ведущий раздает участникам карточки и просит их ответить на вопрос, написанный на плакате. Такой метод позволяет создавать атмосферу, при которой ответы участников не находятся под влиянием окружающих. Так как я не знаю заранее ответы других участников, то практически не задумываюсь над тем, что ведущий хотел бы от меня услышать или как мне наилучшим образом отпарировать ответ Вилли (одного из участников). Количество карточек на одного участника должно быть ограничено. Это обеспечивает ясность работы. Как правило, достаточно 3–5 карточек на одного участника.
Примеры начала мероприятияПлакат знакомстваТочечный опросСегодня здесь должно…
• Опрос-выкрики. Этот метод быстрее предыдущего потому, что ведущий сразу записывает ответы на доске или на карточках. Но опасность состоит в том, что не все участники могут быть задействованы в равной мере.
• Накопление тем. В конце работы ответы упорядочиваются по темам. Ведущий должен во-влечь в этот процесс участников. Накопленный материал становится исходной точкой для следующего шага.
Выбор тем и определение последовательности оптимально можно составить с помощью многоточечного опроса. При этом участники с помощью клеящихся карточек отдают свои приоритеты в выборе тем. Как правило, они могут использовать 3–5 карточек. Классификация ответов многоточечного опроса возможна, если участники могут голосовать по нескольким категориям, например: важность, решаемость, издержки и так далее.
После определения тем их можно обработать на пленуме или в малой группе. Рекомендуется комплектовать группы по компетенции участников и их интересам. В малых группах темы могут обсуждаться синхронно.
Для представления темы и работы над ней рекомендуются следующие методы:
• Составление схем. Этот метод показывает взаимоотношения между элементами и структурами.
• Доска из четырех полей, или перекресток. Надпись поля выбирается в зависимости от постановки вопроса. Важными показателями развития могут быть «фактическое положение дел», «плановое положение дел», «препятствия» и «шаги к изменениям».
• Волчок. Этот метод похож на метод четырех полей, но избирает другой путь визуализации. Темы могут быть упорядочены в иерархической структуре вокруг своего ядра.
• План действий. Эта техника подходит для линейно-логических процессов.
• Матрица. Вы даете дополнительную информацию – матрицу, относящуюся к постановке вопроса. Этот метод предлагает четкое структурирование тем.
Следующим этапом после обработки тем в малых группах является представление результатов перед пленумом, а далее – дискуссия и принятие конкретных мер.
Планирование – конец работы по содержанию. Он должен отражать работу группы. Это можно осуществить с помощью карточного опроса или опроса-выкриков, используя такие формулировки как: «Все было хорошо!», «Это мы изменим в будущем!» и подобные. Дополнительно можно провести «блиц лихт» («блиц лихт» – такой вербальный опрос, который направлен на выяснение настроения участников, удовлетворенности мероприятием и тому подобное) или сделать «барометр настроения».
