Как видите, дружеское письмо, тем не менее, выдержано в стандартных рамках деловой переписки. Лишь только Hi вместо официального обращения.
Но вернемся к традиционному деловому письму.
Следующее, что надо сделать при составлении делового письма, это избавиться от желания звучать уж слишком по-деловому. Вот, к примеру, фраза.
As per your request, please find enclosed herewith a check in the amount of $16.49.
Такие выражения, как herewith и as per, не создают ничего, кроме излишней чопорности. А нам же нужно просто расслабиться. Чем естественней будет выглядеть письмо, тем оно лучше будет выдержано между дружеским и официальным тоном.
As you requested, I am enclosing a check for $16.49.
Второй пример более понятен и продуктивен. Да и слов затрачено куда меньше. И еще. Забудьте в деловой переписке все разговорные сокращения. Пишите не Don't, a Do not и все в том же духе.
Учитывая все сказанное, просмотрите список слов, которых лучше всего избегать в деловом письме:
according to our records
acknowledge receipt of
as to, with reference to
with regard to
with respect to
at hand, on hand
attached please find
attached hereto
enclosed herewith
enclosed please find
beg to inform, beg to tell
for your information
hereby, heretofore, herewith
I have your letter
I wish to thank/ may I ask
in due time
in due course of time
in receipt of
in the near future
in view of
our Mrs Johnson
permit me to say
pursuant to
thank you again
thank you in advance
thereon
Все эти примеры взяты из архивов американской деловой переписки, и сами американцы советуют друг другу эти "словья" не употреблять. А вот еще список слов и выражений(левый столбик), которых следует избегать, а вместо них пользоваться теми, что в правом столбике.
Вместо Пишите advise/inform say/tell/let us know along these lines like on the order of as/according to at an early date/at your soon/today/next week/ earliest convenience a specific date at this time/at the present now/at present time/at this writing check to cover check for due to the fact that because for the purpose of for forward send free of charge free in accordance with according to in advance of/prior to before in compliance with as you requested in the amount of for in the event that if/in case kindly please of recent date recent parly person/a specific name subsequent to after/since the writer/the undersigned I/me up to this writing untill now
A теперь прочитайте две версии одного письма и посмотрите, чем второй вариант выгодно отличается от первого.
Dear Mr Fergusson,
With reference to your order for Nashito camcoder we are in receipt of your check and are returning same.
I beg to inform you that, as a manufacturer, our company sells camcoders to dealers only. In compliance with our wholesale agreement we deem it best to refrain from direct business with private consumers.
For your information there are many retailers in your vicinity who carry Nashito camcoders. Attached pleased find a list of said dealers.
Hoping you understand.
Yours truly...
Первая ошибка этого варианта в том, что употребляются слова said, same, которых вообще нужно избегать, а вместо deem лучше писать Believe. А причастные обороты Looking forward to your early reply, Hoping to hear from you soon, Thanking you for your interest НЕЛЬЗЯ использовать при концовке письма. Пишите законченные предложения: We look forward to your early reply, I hope to hear from you soon, Thank you for your interest. Теперь почитаем откорректированный вариант.
Dear Mr Fergusson,
We have received your order for Nashito camcoder but unfortunately must return your check.
As a manufacturer we sell only to dealers with whom we have very explicit wholesale agreements.
Nevertheless we sincerely appreciate your interest in Nashito products. We are therefore enclosing a list of retailers in your community who carry a full line of our camcoders. Any of them will be happy to serve you.
Sincerely yours...
Второй пример и понятней и, в тоже время, вежливей. Написав We are sorry или I appreciate, вы создаете благоприятную деловую атмосферу письма. Никогда не обвиняйте своего клиента выражениями типа: your error / your failure. Если написать Because you have refused to pay your long overdue bill, your credit rating is in jeopardy, то это будет выглядеть слишком агрессивно. Вот более дипломатичный подход: Because the $435 balance on your account is now over sixty days past due, your credit rating is in jeopardy.
Для позитивной перспективы сотрудничества сохраняйте естественный тон письма. Даже если вы затрагиваете неприятные темы, будьте тактичны и вежливы. В каждом письме адресат должен видеть ваши добрые намерения так, чтобы даже бандиту с большой дороги было приятно вести с вами дела. Шутка.
Любое светское письмо станет теплее, если вы напишите обычное please или thank you... Вместо We have received your order можно написать Thank you for your recent order. Или вместо безличного Checking our records we have verified the error in your September bill вы лучше напишите Please accept our sincere apologies for the error in your September bill.
Второй пример более удачен еще и потому, что нет непосредственных претензий к тому, кто это письмо будет читать. Вежливость - наше оружие.
Ваше письмо должно быть, в первую очередь, ориентировано на клиента и как бы выражать его точку зрения. К примеру, Please accept our apologies for the delay является вежливой формой. Но We hope you not been seriously inconvenienced by the delay дает понять, что вы проявляете заботу и участие в делах вашего клиента.
Конечно, это не значит,что следует избегать местоимений I и We, но уж если вы их употребляете, то учтите следующее.
Пишите I, когда вы говорите от себя лично, a We, когда говорите от лица фирмы. НЕ УПОТРЕБЛЯЙТЕ имени фирмы, как и выражения our company, так же как и терминов, о которых говорилось уже выше - все это звучит несколько напыщенно. Это одно и тоже, если отправитель вместо "я" постоянно называет себя полным именем...
Внимательней и не слишком часто используйте имя адресата в своем письме. Если за этим не следить, то боюсь, что ваше письмо получится слишком снисходительным. Теперь сравните два варианта письма и попробуйте определить, что делает второй вариант более личным.
Вариант первый
Dear Ms Mitchell
Having conducted our standard credit investigation we have concluded that it would be unwise for us to grant you credit at this time.
We believe that the extant of your current obligations makes you a bad credit risk.
As you can understand it is in our best interest to grant charge accounts only to those customers with proven ability to pay.
Please accept our sincere regrets and feel to continue to shop at Allen's on a cash basis.
Sincerely Yours...
Вариант второй
Dear Miss Mitchell,
I am sorry to inform you that your application for an Allen's charge account has been turned down.
Our credit department believes that because of your current obligations additional credit might be difficult for you to handle at this time.
Your credit reputation is too valuable to be placed in jeopardy. We will be delighted of course to reconsider your application in the future should your financial responsibilities be redused.
Untill then we hope you will continue to shop at Allen's where EVERY customer is our prime concern.
Sincerely Yours...
Хорошее деловое письмо должно быть хорошо построено. Что я имею в виду? Вам необходимо заранее спланировать все, что вы хотите сказать, отметить самое важное и на этом и закончить, потому как письмо должно быть предельно логичным и законченным.
Планируя письмо, набросайте черновой вариант главных вопросов. Перечислите все детали, которые вам важны. Затем спланируйте все так, чтобы письмо это выглядело логично и доступно.
Проверьте свой черновик: уместно ли все, что вы в нем написали? Ведь адресат должен получить именно необходимую информацию. Для большего, а также для эмоционального понимания фактов, причин и пояснений, необходимо воздействовать на клиента и некоторой дополнительной информацией. Грубо выражаясь, говорите все, что поможет вам получить для вас желательный ответ.
Но старайтесь не быть многословными. Вы должны чувствовать, когда закончить письмо. Если оно, на ваш взгляд, и получается уж очень кратким, не поддавайтесь искушению заполнить белое место вашего листа или дополнить предложения. Ошибкой также является и повторение одной и той же мысли, пусть она и кажется вам суперважной.
