Фактор аудитории. Начать подготовку следует с ответов на вопросы: кто будет присутствовать на презентации, каков уровень знаний предполагаемой аудитории и каковы ее потребности. Наиболее типичная ошибка – неправильная оценка аудитории, в результате чего завышенные ожидания аудитории не оправдываются либо уровень изложения оказывается недоступен. В обоих случаях выступление не достигает своей цели.
Фактор места. Чем больше пространство, тем меньше шансов, что слушатели примут участие в обсуждении. Значит, действует и обратный принцип: если цель презентации не предполагает выступления зрителей, то аудиторию можно увеличивать до максимума – сколько вместит помещение. Важную роль играют особенности помещения и его техническая оснащенность (освещенность, слышимость, наличие микрофона, экрана, проектора и пр.).
Фактор способа. В первую очередь это процесс правильной организации информации. Затем следует отбор аргументов, выбор средств отображения и носителя. После происходит формирование визуальных решений, и лишь потом – графическое воплощение и оформление.
Если представить презентацию в виде трех составных частей – вступление, основная часть и завершение, – то начинать ее разработку следует с основной части. Здесь необходимо выделить главные мысли и формализовать их. Допустим, вы представляете себя в качестве руководителя предполагаемого проекта. Основная мысль, которую вы можете донести в этой ситуации, может быть сформулирована следующим образом: для завершения проекта в срок мы должны предпринять определенные шаги. И акцент всей презентации надо сделать именно на этих шагах. Разработав основную часть презентации, можно переходить к вступлению. В этой части обычно преследуются четыре цели: привлечь внимание, поднять уровень доверия, информировать о предстоящей презентации, сформулировать свою позицию по теме выступления.
Начать вступление можно с изложения малоизвестных фактов. Весьма популярное и эффективное начало – сделать провокационное или неоднозначное заявление, задать вопрос, реальный или риторический. После того как внимание аудитории привлечено, стоит перейти к основной части презентации. Здесь тема обсуждается более подробно. Если цель состоит в том, чтобы информировать, то основная часть презентации должна описывать тему и демонстрировать, как она относится к аудитории. Если цель – убедить, то основная часть презентации используется, чтобы определить проблему и предложить свои решения.
Поскольку время презентации ограничено, следует сократить и количество основных идей, изложенных в презентации (рекомендуется от двух до пяти пунктов). Поэтому лучше включить меньше пунктов в презентацию, чтобы подробнее раскрыть суть, так как необходимо представить доказательства каждого пункта. Обязательным компонентом презентации является наличие всего излагаемого материала в печатном виде со всеми цифрами, разъяснениями и комментариями. Сочетание хорошей презентации и доступности материалов в печатном виде вызывает доверие и уважение.
В завершении обязательно надо еще раз изложить основную цель презентации. Эта часть выступления должна быть яркой и запоминающейся, желательно подтвержденной визуальными средствами. Закончить выступление можно уместной цитатой или необычным оборотом. У слушателя должно остаться ощущение законченности и завершенности.
Наиболее распространенные структурные типы презентации:
1) тематическая структура – используется, когда есть несколько идей, относящихся к теме, и каждая отдельная идея становится главным пунктом; такая структура полезна для информативных речей;
2) хронологическая структура – используется для информативных и убеждающих речей, которые требуют представления фоновой информации;
3) пространственная структура – организует материал в соответствии с физическим пространством; структура полезна для информативных речей;
4) систематизированная структура – организует материал по категориям; структура полезна для информативных и убеждающих речей;
5) проблема/решение – эта структура организует материал, описывая проблемы и затем предоставляя решения; такая структура полезна для убеждающих выступлений;
6) причина/следствие – описывает причину возникновения проблемы/ситуации и затем представляет последствия; такая структура полезна для убеждающих презентаций.
При составлении текста слайдов и выступления на презентации рекомендуется:
– избегать усложненных синтаксических конструкций, в частности заменять деепричастные и причастные обороты личными формами глаголов (не оценив ситуацию, а когда мы оценили ситуацию); следуйте правилу: одна мысль – одна фраза;
– вместо безличных, неопределенно-личных и пассивных форм использовать личные формы (не было замечено, а мы заметили);
– вставлять в текст элементы устно-разговорного стиля;
– чаще обращаться к слушателям, вовлекать их в рассуждения (а теперь вопрос, обратите внимание, вы сами видите, поверьте, я могу привести еще множество примеров);
– использовать положительную эмоционально-окрашенную лексику (замечательно, превосходно, прекрасно, великолепно);
– избегать сомнительных сравнений, туманных выражений, многословия;
– привлекать дополнительный материал в виде цитат, ссылок на авторитеты, фразеологизмов, пословиц и поговорок;
– размещать длинный текст на нескольких слайдах;
– не читать текст слайда, а комментировать его основную мысль.
Учет национальных особенностей при подготовке и проведении презентации
В России презентацию для отечественной аудитории лучше всего начинать со ссылки на солидность бренда или компании-производителя. Подробно на этом останавливаться не стоит – достаточно одного упоминания. Если в Германии решающую роль играет солидность и качество товара, а в Японии – необычность и оригинальность, то в России главным критерием выступает надежность. Упоминание о гарантиях обязательно. Внешний вид товара также немаловажен. Отечественных бизнесменов прежде всего интересует, какую немедленную пользу они извлекут от данного предложения. По этой причине абстрактные речи о престижности и важности «использования такого рода вещей» нужно опустить вообще и следует сразу перейти к конкретной пользе презентуемого продукта, а еще лучше – к его демонстрации. Если по какой-либо причине это сделать невозможно, покажите картинки, которые дадут наглядное представление, о чем вы рассказываете.
Излишняя агрессивность, навязывание товара могут вызвать неприятие у аудитории, которая не хочет быть объектом манипулирования. Можно быть напористым, но сохранять дружелюбие. Чем больше уважения вы продемонстрируете по отношению к отечественным слушателям, тем большего успеха добьетесь.
Весьма эффективны в России такие формы, как предоставление бесплатного сервиса, возможность получения пробных экземпляров, приобретения двух экземпляров по цене одного, экономии при покупке «здесь и сейчас». Оптимальное время для презентации – 20–30 минут.
«Переговоры представляют собой целенаправленное и ориентированное на достижение определенных результатов деловое общение в форме диалога».[150] Они проводятся:
– по определенному поводу;
– при определенных обстоятельствах;
– с определенной целью;
– по определенным вопросам.
Структуру проведения переговоров можно свести к определенной схеме:
– взаимное уточнение интересов, точек зрения, концепций и позиций участников;
– их обсуждение (выдвижение аргументов в поддержку своих взглядов, предложений, их обоснование);
– согласование позиций и выработка договоренностей.
На предварительной стадии переговоров основное внимание уделяется не столько решению проблем, сколько стремлению получить или дать максимальное количество информации, следовательно, структуру данного этапа можно представить в следующем виде:
– запрос интересующей информации;
– удовлетворение интереса путем изложения фактических данных;
– вопросы по ходу изложения;
